Wat is het grootboek?

• In het grootboek houden we voor elke balanspost afzonderlijk een overzicht (grootboekrekening) bij van de financiële feiten. Deze grootboekrekeningen zijn ook in scontrovorm opgesteld (debet en credit, debiteren en crediteren). Deze rekeningen moeten dus net als een balans in evenwicht zijn.

Hoe wordt een grootboekrekening geopend?

• Het openen van een grootboekrekening gaat volgens vaste regels: de openingsregels:

1. Een rekening van bezit openen we debet met het bedrag waarvoor de bezitting op de balans debet staat.
2. Een rekening van schuld openen we credit met het bedrag waarvoor de schuld op de balans credit staat.
3. De rekening eigen vermogen openen we credit met het bedrag waarvoor deze rekening op de balans credit staat.

Hoe worden financiële feiten op de grootboekrekening verwerkt?

• Het boeken van nieuwe financiële feiten op de grootboekrekeningen gaat volgens de boekingsregels 1 t/m 6. Omdat we de rekening eigen vermogen alleen bij het openen van een rekening crediteren, maken we gebruik van hulprekeningen van het eigen vermogen.
• De feiten ordenen we in groepen gelijksoortige boekingsstukken en vervolgens noteren we ze in dagboeken.
• Per dagboek gaan we de vastgelegde feiten periodiek zo veel mogelijk gezamenlijk journaliseren. We spreken daarom van collectieve journaalposten.
• Aan de hand van deze journaalposten stellen we het grootboek samen.

Een rekening van bezit

• – debiteren we voor het ontstaan of het toenemen van de bezitting.
• – crediteren we voor het afnemen van de bezitting.

Een rekening van schuld

• – crediteren we voor het ontstaan of toenemen van de schuld.
• – debiteren we voor het afnemen van de schuld.

De hulprekeningen van het eigen vermogen

• – crediteren we voor het toenemen van het eigen vermogen.
• – debiteren we voor het afnemen van het eigen vermogen.
• De methode die hier toegepast wordt heet dubbel boekhouden. Wijzigingen in het eigen vermogen worden op twee manieren geadministreerd, namelijk op de rekeningen van bezit en schuld èn op de rekening eigen vermogen.

Het grootboek in een geautomatiseerde omgeving

• Het grootboek in een geautomatiseerde omgeving wordt op dezelfde wijze bijgewerkt als handmatig wordt gedaan, alleen worden automatisch andere rekeningen als bank of kas bij het invoeren gekoppeld. Hierdoor hoeft het ontvangen of uitgegeven bedrag maar één keer ingevoerd te worden. Deze automatische bijgewerkte grootboekrekeningen noemen we vaste grootboekrekeningen.

Beginselen van het decimale rekenstelsel

• Bij de logische ordening van grootboekrekeningen maakt men gebruik van rekeningstelsels. Bij het decimale rekeningstelsel worden gelijksoortige rekeningen bij elkaar in maximaal 10 rubrieken geplaatst (van 0 t/m 9).
• Een verdichting is een in een boekhoudpakket groepsrekening met verschillende grootboekrekeningen. Een hoofdverdichting is een groepsrekening die verschillende verdichtingen bundelen. Op deze verdichtingen kan niet worden geboekt, alleen op de grootboekrekeningen die tot deze verdichtingen behoren. Subtotaalrekeningen worden uitsluitend gebruikt om op overzichten tot een fraaiere presentatie te komen, hier kan ook niet op geboekt worden.
• De post die we vermelden op de debetkant van de balance, noemen we ook wel de kapitaalgoederen of activa. De posten die we vermelden op de credit kant van de balans nomen we het vermogen of de passiva.
•  
• De creditkant laat zien hoe het vermogen is verkregen en de debetkant laat zien hoe het vermogen is aangewend. De debetzijde is onder te verdelen in vaste en vlottende kapitaalgoederen. De creditzijde is onder te verdelen in het eigen vermogen, kort vreemd vermogen en lang vreemd vermogen.
• De groepen van gelijksoortige posten op de balans en de winst- en verliesrekening vormen het uitgangspunt voor een logische ordening van de grootboekrekeningen in een rekeningenstelsel. Het meest toegepaste systeem in Nederland is het decimale rekeningstelsel.