Ervaringen met projecten opzetten en initiatief nemen in het buitenland

Uitgevonden wielen van Jane

De volgende vragen zijn van belang om bij stil te staan voordat je een project gaat opzetten:

• Is mijn project ontwikkelingssamenwerking? Wat wordt er ontwikkeld? Wat voegt mijn project daaraan toe?
• Voor wie is het belangrijk dat dit project wordt uitgevoerd?
• Waaruit bestaat de samenwerking in dit project tussen de mensen daar en de mensen hier?
• Kan het probleem ter plaatse met lokale mensen en mogelijkheden worden opgelost?
• Is onze hulp daarbij gewenst / noodzakelijk / onmisbaar? En waarom is dat zo?

Nuttige tips om een project goed te laten verlopen:

• Ga niet zelf het wiel opnieuw uitvinden. Oriënteer je goed in het projectgebied en bekijk welke organisaties met vergelijkbare projecten bezig zijn. Er is lokaal vaak meer ervaring dan je denkt
• Laat lokale organisaties of mensen bepalen wat er moet gebeuren
• Samenwerking met een partnerorganisatie in een ontwikkelingsland moet groeien. Begin daarom liever met een klein en eenvoudig project
• Ga na welke organisaties in Nederland werkzaam zijn in hetzelfde land en/of met hetzelfde thema, wissel ervaringen uit.
• Bedenk dat er aan de betrokkenheid van jouw project in principe een einde komt
• Besteed aandacht aan de vraag of en hoe het project kan voorbestaan zonder ondersteuning van buitenaf, zowel op financieel gebied als op het gebied van de uitvoering
• Voor het voortbestaan van een project op langere termijn is het vaak noodzakelijk dat het erkend wordt door de (lokale) overheid. Voor deze erkenning gelden vaak bepaalde voorwaarden. Ga dit in een vroeg stadium na. Het is zonde als de leerlingen van het mooie schooltje niet naar het vervolgonderwijs kunnen omdat het schooltje niet erkend is
• Afgezien van specifieke voorwaarden is officiële registratie van het project meestal verplicht. Ga er niet te gemakkelijk van uit dat de lokale organisatie dit wel heeft geregeld
• De gemiddelde tijdsduur tussen een eerste idee voor een project en de realisatie is één jaar. Overhaasten levert zelden goede resultaten
• Houd rekening met tegenslagen. Ook al heb je een goed plan, dingen kunnen altijd anders lopen dan gepland, zeker in ontwikkelingslanden

Jane Sijl is sinds 2005 o.a. actief bij Stichting Wanawa. Wanawa is voor haar de manier om vrouwen en kinderen in Kenia te helpen en ze uit de armoede te trekken en ze de mogelijkheden te bieden hun eigen dromen waar te maken.

Uitgevonden wielen van Camille

Al de dag na de tsunami bekeken Camille van Neer en zijn Indiase echtgenote hoe ze de getroffen inwoners van de Zuid-Indiase stad Cuddalore, waar zijn schoonfamilie woont, konden helpen. Een maand later richtten ze "Vrienden van Cuddalore". Ze stuurden voedsel en medicijnen naar het rampgebied en inmiddels bieden ze structurele hulp in de vorm van een ouderen- en landbouwproject. De stichting werkte samen met lokale, betrouwbare, partners in India.

• Zoek een partner die het geld besteedt zoals jij en de bewoners dat wensen. Ook hier zijn platforms op het internet een goede manier (elektronisch prikbord)
• Zorg dat de doelgroep zelf het beheer van projecten in handen houdt om het project duurzaam te maken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat ze verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor de onderhoud van gebouwen
• Wees vraaggericht en betrek de mensen bij het bedenken van projecten. Zo voelen ze zich ook verantwoordelijk. Zo had ik een gebouw ontworpen met kleine kamers, maar de mensen hadden liever een grote zaal die ze ook als huwelijkslocatie konden gebruiken
• Werk aan je eigen professionalisering. Ben bereid om te leren van organisaties die net wat verder zijn
• Zorg dat je een duurzame relatie krijgt met de organisaties die jou financieel steunen, dat maakt je project ook duurzamer. Voor particulieren die het liefst in het vliegtuig springen om te helpen, en liever geen grote ontwikkelingsorganisaties steunen vanwege de angst voor "strijkstokken", ben jij de tussenschakel. Maar bedenk:"Het duurt jaren om een goede reputatie op te bouwen, en een seconde om deze te verliezen"

Camille van Neer is inmiddels al weer jaren actief met Amaidi, Global Partner for Social Engagement. Via consulting, het plaatsen van vrijwilligers op vier continenten, sustainable workshops & training en kennisoverdracht worden bijdragen geleverd ontwikkeling wereldwijd.

Uitgevonden wielen van Mirjam

• Participatie: Hulp is vaak succesvoller als je lokale gemeenschappen zelf met ideeën en initiatieven laat komen.
• Eigenaarschap: Bij 'goede' projecten wordt de doelgroep nauw bij de projecten betrokken (zowel bij het bedenken als bij het uitvoeren): men c.q. de lokale projectorganisatie is zélf eindverantwoordelijk.
• Capaciteitsopbouw: In 'goede' projecten wordt niet (alleen) gegeven, maar vooral geïnvesteerd in scholing en training van lokale medewerkers: opbouwen van lokale kennis en capaciteit
• Duurzaamheid: 'Goede' projecten zijn gericht op duurzame effecten, op de langere termijn: dat betekent in de praktijk óók aandacht voor bijvoorbeeld onderwijzersalarissen, voor onderhoudskosten e.d.
• Lerend vermogen: Goede projecten bouwen evaluatie en rapportage in, leren van fouten, delen kennis: hulp wordt daarmee een langdurig proces

Mirjams top 10 bij het starten van een project

1. Onderschat het niet en zorg voor:
   • Voldoende tijd
   • Een netwerk van mensen die je willen helpen
   • Een flinke portie geduld
   • Verantwoordelijkheidsgevoel 
2. Haak in op plannen van de lokale bevolking
3. Zorg voor een capabele partner
4. Eerst denken, dan doen
5. Neem de tijd voor overleg en analyse.
6. Onderzoek meerdere alternatieven.
7. Onderzoek welke oplossingen er in het verleden al zijn geprobeerd en waarom deze niet hebben gewerkt.
8. Leg contacten met overheden en andere organisaties.
9. Kijk vooruit
10. Maak een goede begroting
11. Laat los
12. Mobiliseer je omgeving

Mirjam Vossen is journalist, gastdocent, onderzoeker en auteur van het boek 'Eerste hulp bij ontwikkelingswerk'. Meer tips van Mirjam? Zie "Meer lezen".

Uitgevonden wielen van Stichting Civil Society

Vier brancheorganisaties in de filantropische sector - FIN, ISF, NGF en VFI - verenigden zich in een stichting. Hun "Beter Goed Doen" aanbevelingen zijn zowel toepasbaar op ontwikkelingsorganisaties als op particulier initiatiefnemers. Lees de aanbevelingen hieronder.

• Wees helder en inspirerend
  • Maak nut en noodzaak van je doel tot brandpunt van al je activiteiten
  • Maak je organisatie transparant en leg verantwoording af aan alle stakeholders. Interveniëren in de samenleving schept verplichtingen!
  • Laat zien wat de concrete bijdrage is aan je primaire doel
• Toon lef en neem risico
  • Wees creatief in je besteding en zoek naar kansen waar overheid en markt die laten liggen
  • De continuïteit van je eigen organisatie is geen doel op zichzelf: vernieuw of maak duidelijk wanneer je doel is bereikt en stop
  • Voor de vitaliteit van de sector, juich het ontstaan van nieuwe organisaties toe en steun die indien mogelijk en zinvol
• Geef zelf het goede voorbeeld
  • Wees geloofwaardig en 'leef' je eigen boodschap
  • Wees een authentieke bestuurder: zichtbaar, bereikbaar, open communicerend, moedig en verantwoordelijk
  • Neem je maatschappelijke verantwoordelijkheid en kies voor duurzame oplossingen
  • Neem beslissingen ten dienste van je primaire doel en zorg dat je elk besluit kunt uitleggen op de voorpagina van de krant
  • Selecteer alleen mensen met persoonlijke betrokkenheid voor je doel
  • Ga binnen en buiten je organisatie op alle niveaus uit van de eigen verantwoordelijkheid van mensen. Ligt verantwoordelijkheid in vreemde handen, dan verliezen mensen hun betrokkenheid.
  • Deel kennis, want delen = vermenigvuldigen. Meld niet alleen successen, maar ook mislukkingen.
• Onderzoek, ontwikkel meet- en regelsystemen en leer
  • Wek aan lerende systemen. Onderzoek voortdurend. Maak je toegevoegde maatschappelijke meerwaarde zichtbaar. Wat kan beter?
  • Focus op je kerndoelen en je primaire proces; maak dit leidend voor alle beslissingen. Ook dit leidt tot een lerende organisatie!
  • Investeer (mee) in structureel onderzoek -internationaal, op sectorniveau- naar en communicatie over de plaats van de sector in de samenleving; voor optimale slagkracht, draagvlakverbreding en bereikbaarheid.
  • Onderzoek mogelijkheden tot kennisdeling. Peil de waardering en het vertrouwen van publiek, donateurs en partners
• Samenwerken moet, tenzij...
  • Verbeter je resultaten door onderzoek, kennisdeling en samenwerking in de sector. Werk samen als je primaire doel hierbij gediend is en een grotere kans op succes ontstaat. Durf werk buiten je kerncompetentie uit te besteden!
  • Investeer in samenwerking op sectorniveau. Werk samen aan het vertrouwen in de samenleving en bij het publiek. Benoem maatschappelijke thema's en coördineer versnipperde inspanningen.
  • Werk samen met maatschappelijke partners, bedrijven en overheid gericht op resultaat; in verrassende, innovatieve samenwerkingsverbanden. Streef naar win-win relaties die leiden tot duurzame samenwerking.
  • Zoek de knooppunten in je netwerken, de thema's waarop samenwerking loont. Maak hierbij optimaal gebruik van de sociale netwerken op internet.

Uitgevonden wielen van 1% Club

• Maak vooraf een complete planning

  • Zorg voordat je aan je campagne begint dat alles is geregeld. Neem goed de tijd om een strategisch campagneplan uit te werken. Maak een uitgewerkte planning met doelen en subdoelen. Streef er naar je doelbedrag zo snel mogelijk te bereiken, weet dat de meest succesvolle campagnes dertig dagen duren. Een gespecificeerd budget laat zien dat je goed voorbereid bent. Start met een lijst van je netwerk en begin met inplannen van e-mails, verspreid je mailings gedurende de gehele campagne.

• Durf om hulp te vragen

  • Ben niet te terughoudend in het vragen om hulp. Niet iedereen die geïnteresseerd is in jouw campagne kan een financiële bijdrage leveren, maar dat wil niet zeggen dat ze op andere manieren kunnen bijdragen, door bijvoorbeeld (online & offline) je campagne te delen. Ga ruim van te voren opzoek naar personen die je kunnen helpen bij je campagne zodat je direct vanaf de start een campagneteam hebt. Het is belangrijk dat je iedereen in je team een duidelijke rol toebedeelt en heldere verantwoordelijkheden geeft.

• Identificeer je groep supporters

  • Maak een inschatting van de potentie van je netwerk. Ben niet te terughoudend in het direct benaderen van mogelijke supporters. Leg uit waarom hun support zo belangrijk is. Gebruik hierbij de twee vormen van urgentie, de inhoudelijke urgentie van je doelstelling(en) en die van je campagneperiode. Het overgrote deel van je supporters zal echt uit je eigen netwerk moeten komen. Zij kennen jou en geloven in jou en/of het doel van je campagne. Vooraf wil je een duidelijk inschatting hebben hoeveel je (financieel) van je netwerk kan verwachten, gebruik deze inschatting ook bij het stellen van je doelbedrag.

• Vertel je verhaal

  • Het begint allemaal met jouw verhaal en je passie voor deze campagne. Daarom is het belangrijk dat de campagnepagina er helemaal tiptop uitziet. Vertel je verhaal zo concreet mogelijk en leg de urgentie van je campagne uit. De grote vraag die je moet kunnen beantwoorden: “Waarom zouden mensen deze campagne moeten supporten?” Gebruik daarbij vooral succesverhalen van anderen als inspiratiebron en pitch je idee bij de pers en andere netwerken. Vergeet nooit de kracht van mond-tot-mond reclame!

• Maak het persoonlijk

  • Start met een email naar je goede vrienden en familie. Zij zijn je beste contacten en zullen vaak beginnen met het supporten van je idee. Je wilt niet iedereen allemaal tegelijk overstelpen met je campagne. Creëer een persoonlijk bericht voor iedere groep die je kunt identificeren binnen je netwerk. Sommige vrienden vinden het leuk om een Facebook berichtje te ontvangen, maar anderen kun je misschien beter opbellen. Geef in je berichten een korte introductie van je campagne en vergeet niet de link naar je campagnepagina bij te voegen. Op z’n tijd een herinnering sturen kan geen kwaad.

• Deel je verhaal

  • Gedurende je campagne is het belangrijk om het verhaal achter je campagne te blijven delen. Zodra je campagne (online) is gestart, deel je het direct met iedereen. Verzamel genoeg content en gebruik ook foto’s en video’s. Schrijf bijvoorbeeld korte blogs en deel je successen. Houd de campagnepagina up-to-date met je ervaringen en het campagneproces. Deel je updates ook via e-mail, sms, WhatsApp, Facebook, Instagram, eigenlijk alle mogelijke (technologische) opties!

• Vier successen met je supporters

  • Vier je succes(sen) door iedere supporter na een donatie direct te bedanken. Deze supporters zijn een essentieel onderdeel van je campagne community. Je wilt dat zij je campagne verder verspreiden. Wie weet, als ze een eerste keer hebben gedoneerd, doen ze dit later nog wel een keer. Vergeet niet alle eventuele vragen direct te beantwoorden en blijf daarbij 100% transparant.

• Wees origineel

  • Gebruik al je creatieve hersencellen om extra aandacht te genereren voor je campagne. Organiseer bijvoorbeeld een evenement, dit kan een groot feest zijn of een benefietdiner. Door het organiseren van een evenement kan je gemakkelijk op grote schaal iets terug geven aan je supporters. Zorg er wel voor dat de organisatie ervan meer oplevert dan dat het je aan tijd en geld kost. Je kunt ook een online actie bedenken, zoals persoonlijke bedank foto’s of introducer een ‘Video Fridays’.

• Geef nooit op!

  • Ja, crowdfunding is hard werken, maar met een goed verhaal en heel veel enthousiasme kun je dit.

• Dingen die je beter NIET kan doen:

  • Er vanuit gaan dat het crowdfunden vanzelf gaat zodra je campagne online staat.
  • Ga niet ‘bedelen’. Je bent iets goeds aan het doen. Deel je enthousiasme hiervoor.
  • Geef geen geld uit dat je nog niet hebt.
  • Mensen spammen. Mensen aan je campagne herinneren is noodzakelijk en super belangrijk maar verspreid je bericht altijd weer in een andere vorm.

1% Club is hét crowdfunding platform waar je een wereld van verschil maakt

Uitgevonden wielen van Beer

Aandachtspunten als je toerisme en natuurbehoud wilt combineren

• lokale gemeenschappen spelen vaak een essentiële rol bij natuurbehoud
• duurzaam toerisme is daarin een krachtig middel om lokale gemeenschappen te betrekken bij natuurbehoud
• dit kan zowel de aanwezige cultuur en natuur een economische waarde geven, waardoor ook lokale gemeenschappen belang hebben bij het in stand houden en beschermen ervan
• voorbeeld invulling:
  • een klein toeristisch initiatief, bijvoorbeeld hostel of guesthouse opzetten
  • met slaapplaatsen voor avontuurlijke reizigers
  • gecombineerd met een informatiecentrum met info over de natuur en cultuur van de regio gericht op zowel bezoekers als inwoners
  • met ruimte voor toeristische producten van lokale ondernemers

do's:

• onderzoek doen naar toerisme naar en in je land van je projectlocatie + inventarisatie van toeristische mogelijkheden
• werken aan een business plan, marketingonderzoek & marketingplan
• doorlopend en zorgvuldig onderhouden van opgedane contacten
• onderzoeken van mogelijkheden en jurdische regelzaken voor het opzetten van een bedrijf
• onderzoek doen naar mogelijke zakenpartners
• locatie onderzoek doen voor vestiging van toeristische accommodatie en bedrijf
• delen van kennis over het onderzoeksproces en obstakels via blogs, online platforms of door blogs, tips en obstakels te bundelen in bijvoorbeeld een digitaal boekje
• fasering van de realisatie van je plannen, niet alles tegelijk en in een afgebakende periode uit de grond willen stampen
• verschillende fasen van onderzoek, meerdere benaderingsrondes van zakenpartners, herhaald locatieonderzoek, doorlopende aanpassing van plannen op basis van voortschrijdend onderzoek, een beter wordend netwerk, meer kennis van zaken, groeiend cultureel begrip)
• tijd nemen en doorzetten: het succes van een bedrijf is voor een deel creativiteit en voor een ander deel vastberadenheid.

uitdagingen & ervaringen:

• kleinschalig initiatief zou zo duur worden dat bijna de prijzen van een eersteklas hotel zouden moesten worden gehanteerd om de kosten eruit te krijgen
• vertraging en allerlei miscommunicaties, door eigen onwetendheid en te weinig onderzoek
• bureaucratie en corruptie
• te ambitieuze plannen, zodat van kleinschaligheid geen sprake meer kon zijn
• continu besef van noodzaak van culturele aanpassing, maar daardoor ook verlamming en te sterk gevoel van zelfverloochening
• verwarring over de regio en bestemming, imagoprobleem in de (toeristische) markt
• geen respons van (Nederlandse) consulaten op vragen naar tips en trics
• onbekendheid met digitale communicatie, problemen met internet- en telefoonverbindingen bij lokale contactpersonen
• gebrek aan een zakelijke middenklasse
  • de elitaire minderheid, bevriend of minimaal banden met de mensen die het voor het zeggen hebben, is tegelijkertijd in meer of mindere mate corrupt
  • de intelligentsia is een veel kleiner deel en vertrekt naar het buitenland om te studeren en meestal niet meer terug te keren. Zij die wel terugkeren is vastbesloten, gedreven en ambitieus om een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van hun land. Ze helpen initiatiefnemers, maar kunnen of willen vaak geen directe zakenpartner worden.
  • een grote groep mensen wil graag samenwerken, of liever gezegd een baan krijgen en geld verdienen (maar kan of wil niet mee pionieren)
  • gebrek aan (of beter: moeilijk toegang te krijgen tot) zakenmensen met eigen ideeën die niet direct afhankelijk zijn van snelle resultaten, geld wil verdienen (maar niet ten koste van mens, dier en milieu) wil samenwerken, maar niet de scepter zwaaien, etc.
• tijdelijk terugkeren naar Nederland met het idee vooruit te zijn gekomen, om vervolgens na een paar maanden het gevoel te krijgen weer tien stappen terug te zijn

Beer Visser is al geruime tijd bezig om Adventures of Mayombe in Congo van de grond te krijgen.

Uitgevonden wielen; samengevat

• Als je zelf een project start, zoek dan altijd eerst een betrouwbare, lokale uitvoerende organisatie om mee samen te werken.
• Doe iets structureels, denk aan de langer termijn oplossing.
• Verwar ontwikkelingssamenwerking niet direct met particuliere hulp, blijf bescheiden en reeël over je mogelijke (eigen) bijdragen
• Zorg voor een goede afstemming met je ontwikkelingspartner. Bedenk niet alleen zelf wat je zou willen doen, maar laat je partner aangeven waar behoefte aan is.
• Realiseer je dat je eigen perspectief beperkt is, luister en kijk voordat je met je eigen (beperkte) denkbeelden komt.
• Leg concrete doelstellingen vast en formuleer ze duidelijk.
• Wat zijn jouw eigen (privé) doelen, wat wil je zelf bereiken en hoe ga je dit volhouden.
• Richt een stichting op om subsidie aan te kunnen vragen, let op dat jouw partner ter plaatsen ook iets dergelijks nodig heeft (NGO-Status).
• Zorg voor steun in uw omgeving: zowel mensen die meewerken als mensen die financieel willen ondersteunen.
• Denk na over zelfredzaamheid, hoe kun je zelf financiële middelen genereren.
• Zorg voor goede communicatie over behaalde resultaten naar je achterban. Maak foto's of een filmpje en maak een website waarop mensen de resultaten kunnen zien.
• Evalueer het project op effectniveau: wat is het effect van je project op het gebied van armoedebestrijding? Evalueer ook met de doelgroep, niet alleen met de partnerorganisatie.
• Probeer lokale overheden bij het project te betrekken, om duurzaamheid van het project te vergroten.
• Samenwerking met een partner in een ontwikkelingsland moet groeien. Begin daarom met een klein en eenvoudig project.
• Zorg dat de lokale bevolking projecteigenaar is wanneer je een ontwikkelingsproject opzet. Dit zodat zij zich verantwoordelijk voelen voor het proces en het resultaat.
• Je moet het wel echt doen! Gewoon aan de slag gaan! Geloof in jouw project!
• Haak aan bij bestaande initiatieven. Die zijn vanuit de lokale bevolking gekomen en worden hen niet opgelegd. Hebben kennis en kunde soms al in huis.
• Weet hoe een dorp of gemeente functioneert en wie de sleutelfiguren binnen de gemeenschap zijn.
• Voorkom teleurstellingen en initieer pas projecten als het geld er is. De volgorde is heel belangrijk: eerst geld dan de uitvoering
• Spreek naast particulieren ook juist bedrijven aan bij het werven van fondsen. Bijna elk bedrijf heeft een potje om te steunen. Doe dit via je netwerk: iedere vriend of vriendin heeft wel een werkgever die bereid is een schenking te doen.
• Bouw op je netwerk en probeer je netwerk te vergroten middels anderen en middels organisaties.
• Leer van anderen, je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.