Hoe meet je effecten van je projectactiviteiten?

• Maak evaluatie en methoden om te evalueren onderdeel van je hele projectstrategie; denk al bij de idee-vorming en tijdens het schrijven van het projectplan. na over manieren om effecten van je activiteiten te evalueren. Overleg met lokale counterparts en contactpersonen de evaluatie strategie en methoden; creëer op tijd draagvlak voor de vragen die antwoorden moeten gaan geven op behaalde resultaten en effecten.
• Maak evaluatie ook onderdeel van je begroting: zinvol evalueren kost tijd en geld; investeer in de kwaliteit en duurzaamheid van je projectwerk en vergroot met evaluatie je kansen op lerend vermogen en verbetering.
• Trek tijd uit om je project regelmatig te evalueren. Doe dat niet alleen met de mensen in je thuisland, maar ook met je partnerorganisatie ter plaatse en met de doelgroep waar je het allemaal voor doet. Gebruik de evaluatie als les voor een volgend project.
• Evalueer het project zowel op output niveau (de directe, tastbare resultaten van je activiteiten) als op impactniveau (de effecten van die activiteiten): wat is de impact van je project op het gebied van bijvoorbeeld armoedebestrijding? Voorbeeld: wees niet tevreden met het feit dat het schoolgebouw dat je wilde realiseren er nu ook staat (output), maar vraag je ook af of de scholingskansen van de kinderen in de streek nu ook daadwerkelijk gestegen zijn (impact).
  • let er wel op dat de omvang en kosten van je evaluatie in verhouding staat tot je project zelf en het projectbudget
  • bij afgebakende projectactiviteiten gedurende een beperkte periode evalueer je kleinschaliger, dan wanneer je een project runt met langdurige, ingrijpende en kostbare projectactiviteiten
  • onderzoek vooral de effecten van activiteiten waarvan het nut niet al aantoonbaar eerder, bijvoorbeeld in vergelijkbaar en redelijk recent ander onderzoek, is bewezen
• Zoom ook in op zaken die niet of niet volledig gelukt zijn en probeer redenen daarvan te achterhalen (de lerende organisatie).
• Betrek in je evaluatie niet alleen resultaat en effect, maar evalueer ook het proces: de wijze en kwaliteit van projectuitvoer, samenwerking, eventuele misverstanden en verbeterpunten.
  • hou daarbij ook rekening met andere culturele waarden en normen als het gaat om evaluatie, kritiek leveren en ontvangen, het delen van je mening, onderlinge machtsverhoudingen
• Bedenk daarbij wíe gaat evalueren: jijzelf, andere direct betrokkenen, je lokale contactpersonen, andere belanghebbenden.
  • wie hebben expertise in huis om kundig te evalueren (projectkennis, kennis van taal & cultuur, vaardigheden om te evalueren, analyseren en concluderen etc.)
  • wie is neutraal genoeg om te kunnen evalueren
  • wie beheerst gesprekstechnieken voldoende om te evalueren en alle betrokkenen in hun waarde te laten
  • ga tijdens je effectevaluatie ook in gesprek met anderen dan je directe vertrouwenspersonen; gebruik meerdere bronnen tijdens je evaluatie
• Vraag je af hoe duurzaam je project is. Zal het project blijven bestaan als jullie er morgen mee stoppen?

Voorbeelden van criteria waarop je effecten in je project meet

• Relevantie: de mate waarin het projectdoel beantwoordt aan de behoeften van de doelgroep.
• Efficiëntie: het gebruik van middelen (fysiek, mensen, geld en tijd) in relatie tot de activiteiten en het bereiken van de doelen.
• Effectiviteit: het kloppend hebben van de projectlogica; de relatie tussen de activiteiten, resultaten en het projectdoel.
• Duurzaamheid: is bereikt als de succesvolle uitkomsten van het project ook blijven bestaan als de externe bijdrage is gestopt.
• Impact: de bredere effecten van het projectdoel op de maatschappelijke omgeving.

Voorbeeld van een veel gehanteerd effectmodel

Breng achtereenvolgens in kaart:

• Input: alle middelen die nodig zijn om het project te laten werken; bijvoorbeeld financiering, personeelstijd, expertise die nodig is om de activiteiten te implementeren.
• Activities: de activiteiten die binnen het project worden uitgevoerd gedurende de projectperiode; alle activiteiten die leiden naar de output en de resultaten die je graag zou willen zien.
• Output: de producten die rechtstreeks voortvloeien uit de activiteiten; concrete resultaten die worden vermeld in de scope van het werk of werkplan. Concrete resultaten die niet zozeer als "veranderingen" worden gezien; denk aan aantal mobiliteiten, gehouden evenementen, ontwikkelde producten, gecommuniceerde berichten, presentielijsten, rapporten, echte producten.
• Outcome ('expected impact'): de (kleinere) veranderingen die je wilt bereiken wanneer je de activiteiten hebt uitgevoerd. Dit zijn veranderingen 'die blijven'; denk aan de effecten van het project met een duurzaam karakter, die ook blijven bestaan nadat het project is afgelopen, die onmiddelijk of tot 6 maanden na het project zichtbaar worden.
• Impact ('desired impact'): de grotere en bredere (sociale) veranderingen die ook plaatsvinden door andere actoren en factoren. Jouw project, maar niet alleen dat van jou, heeft ook bijgedragen aan deze verandering. Je kunt dit veelal niet meten, maar wel analyseren. Je project heeft er slechts een kleine invloed op. Denk bv. aan "werkgelegenheid", "actieve maatschappelijke betrokkenheid", "burgerschap", "gelijke kansen".

Input leidt tot Activities, die leiden tot Output, die leidt tot Outcome, die uiteindelijk leidt tot (een klein beetje) Impact.