In meer of mindere mate, en met meer of mindere details, zijn vaak de volgende fasen van toepassing bij het starten van een particulier initiatief en het maken van afspraken tussen stichting, ngo, projectorganisatie, lokale counterparts en andere betrokkenen. E.e.a. hangt natuurlijk wel af van de projectgrootte en het aantal betrokkenen.

1. Beleidsbepaling

• vaststelling door initiatiefnemers en lokale projecteigenaren van de ideeën over en richtlijnen voor het projecttype dat je samen wilt opstarten
• waar sta je voor, wat zijn je overeenkomende drijfveren en welke afwegingen maak je samen bij de projectkeuzes
• leg de (toelichting op) de keuzes, criteria en afwegingen die ten grondslag liggen aan het projectbeleid vast in een document voor alle betrokkenen (donateurs, vrijwilligers, partnerorganisaties, begunstigden en subsidieverstrekkers)
• maak een samenvatting hiervan als externe bron, bijvoorbeeld voor een website
• behoud gezamenlijk altijd je flexibiliteit; afwijken van eerder vastgesteld beleid kan, bijvoorbeeld door opgedane ervaringen of nieuwe ontwikkelingen, mits goed beargumenteerd (met harde feiten, of op basis van subjectieve oordelen of voorkeuren). Leg (structurele) aanpassingen ook weer vast.

2. Identificatie

• analyse van specifiekere behoeften (projectdoelgroep en andere stakeholders) en rollen van mogelijke partners in het project; vergelijken van alternatieven, haalbaarheden
• motiveren van keuze voor projectonderwerp, doelgroep, plaats, periode, etc.
• dubbelcheck of of een bepaalde gesignaleerde behoefte door meerdere direct betrokkenen wel als een probleem wordt ervaren
• faciliteer de vorming van nieuwe ideeën, perspectieven en studie naar financiële mogelijkheden, maar laat de keuzes voor mogelijke haalbare oplossingen zoveel mogelijk over aan je lokale counterparts en de projectdoelgroep zelf: zij kennen de lokale situatie veelal beter
• waar relevant: laat de haalbaarheid van het projectidee toetsen/beoordelen door relevante derden, ervaringsdeskundigen of thematische professionals
• neem de tijd voor deze fase en reserveer er ruimte voor in je budget/financiering

In deze ontwikkelfase spraken we intensiever dan ooit met de diverse mensen in Uganda. Zij bleken regelmatig al veel concretere ideeën te hebben over hoe het verder moest. Wij hobbelden er vaak een beetje achteraan...

Uganda initiatiefnemer

3. Formulering

• tot in meer detail vastleggen van gemaakte keuzes in een projectplan
• beschrijving van het project en het bijbehorend budget in overleg met alle
• betrokken partijen.
• onderhandelen over en maken van afspraken welke betrokkenen wanneer welke kennis, tijd en mensen inzetten
• vastleggen van consequenties bij het niet nakomen van afspraken
• vastleggen van besproken alternatieven en argumentatie waarom deze niet zijn gekozen

4. Contract opstelling

• vastlegging van wat er wordt gefinancierd, door wie en op welke manier inkomsten en uitgaven worden verantwoord.
• vastleggen van de wederzijdse belangen van alle betrokken partijen
• een contract helpt om onduidelijkheden, problemen en wantrouwen te voorkomen. Het is ook goed ter bescherming van de onderlinge relaties op lange termijn.

5. Uitvoering en monitoring

• uitvoering op basis van concrete werkplannen
• monitoring van de voortgang van alle activiteiten gevolgd
• regelmatige tussenevaluatie om vast te stellen of de uitvoer blijft bijdragen aan het projectdoel
• indien nodig doorvoeren van wijzigingen en verantwoording van wijzigingen aan alle betrokkenen vastleggen van veranderingen, gemaakte keuzes en onderliggende argumenten, in het kader van kennisdeling (de “lerende projectorganisatie)
• eindverantwoordelijkheid voor monitoring en eventuele aanpassing kan het best bij de lokale counterpart liggen; te stevig ingrijpen op die eigen verantwoordelijkheid ondermijnt op de langere termijn de samenwerking tussen de betrokken partijen

6. Evaluatie en rapportage

• beoordeling, door bevraging van alle betrokkenen -ook de kerndoelgroep- in hoeverre en op welke manier de vooraf gestelde doelen zijn gehaald
• na afloop van het project (of afrond van een belangrijke deelfase van een project)
• vaststellen van eventuele -onbedoelde of onvoorziene- neveneffecten
• formuleren van aanbevelingen voor verbeterpunten en eventuele beleidsaanpassingen
• opstellen van projectrapportage, inclusief de financiële verantwoording op
• publicatie van een samenvatting van de rapportage voor extern gebruik en de eigen achterban
• afsluiting van het (deel)project, bespreking en doorvoeren van verbeterpunten en aandacht voor succesvolle effecten