Hoe betrek je anderen c.q. je achterban zinvol bij de projectactiviteiten?

• stuur regelmatig updates naar je donateurs; bijvoorbeeld via een (digitale) nieuwsbrief. Er zijn verschillende online platforms, bijvoorbeeld Mailchimp, waar je eenvoudig met gebruik van templates fraaie nieuwsbrieven in elkaar zet en je mailadresbestand kan bijhouden (ontvangers kunnen zichzelf aan- en afmelden).
• maak een website of weblog, waarin je (makkelijker en sneller dan in een folder of brochure) updates over statussen van projectactiviteiten kunt geven of achtergronden kan geven bij ontwikkelingen in je project of op je projectlocatie.
• maak jezelf zichtbaar en mobiliseer enthousiaste vrijwilligers uit je achterban: bezoek beurzen, lokale evenementen of organiseer een workshop of debat in het thema van je project of projectlocatie.
• ontwikkel kleinere subprojectjes waar je achterban een concrete bijdrage kan leveren: bijvoorbeeld extra (crowdsourcing) donaties voor concrete projectbehoeftes, maar denk ook eens aan de inzet van kennis en tijd voor online volunteering opdrachten. Meehelpen met website of nieuwsbrief, uitvoer van onderzoekjes, verdieping van kennis op een specifiek deelgebied, uitwerken van interviews met projectbetrokkenen, genereren van media aandacht, vertaling van website teksten of notulen van vergaderingen, social media campagnes, onderhouden van een youtube kanaal: er is genoeg te doen waar betrokken mensen graag bij aanhaken.
• check waar relevante cursussen, workshops of debatten worden gehouden en creeër een groep betrokken donateurs/vrijwilligers die dergelijke activiteiten bezoekt (of online deelneemt) en er intern verslag van doet; goed voor je zichtbaarheid, goed voor de interne kennis en training, goed voor je lerend vermogen.

Wel of geen donateursreizen maken waarin je samen je project bezoekt?

• donateursreizen: het kan de ultieme test zijn voor je geloofwaardigheid en transparantie plus het vergroot de betrokkenheid. Mensen ter plaatse voelen zich gehoord en gewaardeerd. Tegelijkertijd kan het een (te grote) belasting zijn voor de lokale medewerkers en bezoekende donateurs kennen niet altijd alle subtiliteiten van het ontwikkelingswerk.
• overweeg om de donateursreizen te zien als extra inkomstenbron: jij helpt met de organisatie, contacten, projectbezoeken en praktische regelzaken, een deel van de extra inkomsten komt ten goede aan je project(organisatie).
• organiseer waar mogelijk vooraf een introductie/voorbereidingsdagdeel waarin je:
  • je donateurs updates kan geven
  • kan inzoomen op wat men terplekke gaat zien; de positieve en minder positieve kanten kan benoemen, uit kan leggen dat een dergelijke 'reis' niet de primaire activiteit van je stichting of lokale counterpart is
  • je donateurs bewust kan maken van mogelijke valkuilen in (te snelle) oordelen, beloftes of 'actieplannen'
  • afspraken kan maken over het terplekke wel of niet geld geven
  • kan uitleggen dat de lokale partners de regie moeten kunnen houden; nieuwe projectactiviteiten doorlopen altijd een ontwikkelproces waarin snelle behoeftes gecheckt worden met prioriteitstellingen, met de projectdoelgroepen zelf, met lokale counterparts etc.
  • je donateurs praktisch kan voorbereiden (meeneemlijsten, verzekeringen, inentingen, visa, tickets)
  • afspraken kan maken over hoe (als groep of als reisbegeleider) te handelen wanneer er (te felle) discussies onderling ontstaan die de sfeer te sterk beïnvloeden
• laat vooraf, of ter plaatse, zien wat donateurs (extra) kunnen doen -met middelen, tijd of kennis- om de projecten verder te helpen. Rem de 'dadendrang', zeker tijdens een donateursreis, niet af maar laat ook zien dat je er als projectorganisatie niet voor niets bent.
• organiseer ook een bijeenkomst na terugkeer; een donateursreis kan een mooie gelegenheid zijn voor extra fondsenwervende activiteiten, terugkerende reizigers zijn een ultieme promotor van je stichtingsactiviteiten in hun eigen achterban of worden nu wel actiever voor je stichting.