Welke valkuilen of problemen komen initiatiefnemers zoal tegen en hoe zou je ze mogelijk kunnen oplossen?

Projectidee

• je gaat alleen uit van je eigen denkbeelden & opvattingen over wat "nuttig" is.
• of omarmt juist ieder idee dat vanuit de projectdoelgroep zelf komt (omdat het een lokaal idee is).
  • maak je projectinitiatief tot een 'lokaal eigendom'
  • neem de tijd om via verschillende bronnen behoeften te onderzoeken, vragen te stellen en te kijken wat er al gedaan wordt/hoe het projectprobleem tot nu toe werd opgelost
  • dubbelcheck door je contactpersoon uitgesproken projectbehoeftes of prioriteiten: ook terplekke kunnen verschillende meningen bestaan over wat de kernbehoefte is, of spelen soms andere belangen mee
  • ga discussie niet uit de weg, maar doe het wel op een voor iedereen zo waardig mogelijke manier
  • werk samen waar mogelijk: welke andere iniatieven of organisaties zijn soortgelijk bezig; kan je leren van hen
  • investeer eerder -of ook-  in kennis, training en opleiding dan in -alleen- direct en snel (materieel) resultaat

Eigen inzet

• je gaat eerst doen en dan denken, of alleen maar denken en niet doen.
  • vergeet niet om na je eerste idee-afstemming, dat idee ook (opnieuw) te analyseren, te toetsen aan soortgelijke ideeën van anderen
  • werk daarna je idee uit in een (kort en uitgebreider) projectplan... en blijf wel flexibel "on the road" en durf je aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen
  • laat je niet verleiden (door jezelf of door anderen) om snelle daden te gaan verrichten voortkomend uit tijdsdruk, verwachtingen of emotionele ervaringen en ambities; neem op tijd weer afstand
• je maakt jezelf (te) belangrijk, wil alles zelf doen en overal controle op houden.
  • in sommige fasen van je projectuitvoer kan het opportuun zijn om met eigen energie de vaart erin te houden of opnieuw in te krijgen
  • teveel zelf aan de slag gaan maakt je project vaak niet erg duurzaam en toekomstbestendig; valt jouw energie weg dan valt het project al snel in duigen
  • grote valkuil van deze vaak goedbedoelde eigen inbreng is dat het verlammend gaat werken op projectpartners, dat het "lokaal eigenaarschap" in gedrang komt of dat je centrale contactpersoon zich overruled of voortdurend gecontroleerd voelt
  • maak liever afspraken over fasen in de projectuitvoer, geef in de tussentijd ruimte, evalueer samen na afloop van een projectfase en maak op basis daarvan weer vervolgafspraken (zowel inhoudelijk als financieel)

Inzet van anderen tijdens de uitvoer fase

• je hoort (te) weinig, of alleen na voortdurend aandringen, of alleen met vage rapportages, over de voortgang ter plaatse.
  • leg persoonlijk contact, kies eerder de telefoon dan e-mail
  • probeer te achterhalen wat de reden is van weinig informatie of vertraging in informatieverstrekking
  • zijn jouw verwachtingen en die van je counterparts duidelijk, is helder hoe en waarom men moet rapporteren, rapporteer samen, maak een framework voor rapportage of investeer in kennis en training rondom het maken van bondige rapportages
  • is er in de aanpak van je project voldoende lokaal eigenaarschap: voelt men zich verantwoordelijk voor tijdige en heldere rapportage
  • zijn er veranderde omstandigheden of andere prioriteiten waardoor zaken achterblijven, wat zijn mogelijke oplossingen daarvoor
  • zorg ervoor dat je in ieder geval ook zelf op tijd aan je verplichtingen voldoet
  • blijft e.e.a. ondanks contactpogingen en doorvragen onduidelijk, overweeg dan gefaseerd verdere stappen; van een persoonlijk projectbezoek met 'live' contactmogelijkheden via het tijdelijk stopzetten van financiering tot aan volledig stilleggen van projectactiviteiten
• communicatie verloopt stroef of er zijn misverstanden...vooral door "die verschillen in cultuur".
  • verdiep je al voor de projectstart in interculturele dimensies en zorg voor voldoende zelfinzicht (communiceren is tweerichtingsverkeer; hoe staan jouw interculturele competenties er voor?)
  • hou rekening met culturele factoren rondom bijvoorbeeld een andere tijdsbeleving, planning en andere (machts)verhoudingen
  • maar pas ook op voor veralgemeniseringen/stereotypen in contact met counterparts en projectdoelgroepen; soms heeft iets niet zozeer met "cultuur" maar meer met "persoon" of "karakter" te maken
  • deel bijvoorbeeld Engelstalige notulen van vergaderingen die je 'thuis' houdt met je counterparts; geef zelf voorbeelden van hoe je graag wederzijds zou willen communiceren
  • wees je voortdurend bewust van je eigen houding, verwachtingen en aandeel: ben je wel realistisch genoeg?
• partnerorganisatie is van goede wil, maar kennis en kunde ontbreekt voor bijvoorbeeld eigen fundraising, opstellen van boekhoudingen of rapporten.
  • realiseer je dat de kwaliteit van de projecten uiteindelijk afhangt van hún inzet en deskundigheid, daarin investeren is vaak de sleutel tot uiteindelijk succes
  • ga het niet uit handen nemen, of goedbedoeld begrotingen bewerken of alsnog geld bijleggen: faciliteer je partner om eigen verantwoordelijkheid te (leren) dragen
  • kijk of er lokaal coaches te vinden zijn die kunnen assisteren zodat je lokale partners kennis en vaardigheden kunnen opdoen op het gebied van projectmanagement, communicatie, financieel beheer en fondsenwerving
  • check of er mogelijkheden zijn voor het geven en financieren van 'training on the spot' (meerdere ontwikkelingsorganisaties bieden die faciliteiten aan, afhankelijk van je regio en activiteiten; of werf vrijwilligers met thematische achtergrond en relevante werkervaring die een training kunnen geven)
• de kerndoelgroep van je project, maar ook de trainers zelf, verkeren in ruwe, agressieve omstandigheden en hebben dagelijks te maken met armoede, criminaliteit en drugs; dat komt ook naar boven in projectactiviteiten.
  • hou je bij je kernuitgangspunt dat de trainers zelf, als rolmodel, verantwoordelijkheid moeten leren te nemen; blijf positief, ga je niet ergeren aan te laat komen, schelden, gebrek aan discipline
  • bij een duidellijke maar wel constructieve benadering, bijvoorbeeld door de trainers vaak een spiegel voor te houden, komt er -vrijwel altijd- een omslagpunt waarna de sfeer verbetert en men elkaar gaat corrigeren
  • blijf soepel, realiseer je dat (de voorbereiding op) een activiteit niet altijd op de manier die je zelf het meest aanspreekt hoeft te gaan om toch effectvol te kunnen zijn
• een van de lokale medewerkers, of iemand uit je primaire projectdoelgroep, belandt in de gevangenis en de omgeving verwacht dat jij hem wel even vrijkoopt.
  • inventariseer bij meerdere bronnen de omstandigheden en achtergronden
  • maak vervolgens je eigen afweging: weegt je principe "crimineel gedrag niet belonen of vergeven" sterker, zijn er gezamenlijke manieren om bij te dragen aan het vrij krijgen, of zijn de omstandigheden zodanig (discutabel) dat je aan jezelf kan verantwoorden te betalen
  • wat je oordeel ook is, uit het niet te sterk en blijf liever wat op de vlakte; je hoeft niet de westerse moraalridder uit te hangen
• er zijn vermoedens van fraude of misbruik door een van de centrale contactpersonen.
  • dubbelcheck hetgeen wordt gerapporteerd met je primaire projectdoelgroep (zij die de hulp hebben moeten ontvangen) of andere belanghebbenden
  • maak een afweging van de hoeveelheid geld die je terug moet zien te krijgen versus de tijd en energie die dat gaat kosten; een zware of soms onmogelijke juridische strijd voor een relatief beperkt bedrag met alle mogelijke zij-effecten is het (vaak) niet waard
  • wees transparant naar je (donateurs) achterban als zaken mis zijn gelopen en vertel welke maatregelen je hebt genomen om iets soortgelijks in de toekomst hopelijk te voorkomen
  • durf een samenwerking te beëindigen of project stop te zetten als je belangrijkse contactpersonen minder betrouwbaar bleken

Onderwijs

• de leerling die je sponsort reageert niet (meer) op vragen omtrent vorderingen.
• de leerling die je sponsort benut zijn of haar kansen niet of niet optimaal, zakt herhaaldelijk of gaat niet over naar de volgende klas.

Achterban

• je (donateurs) achterban is het niet eens met de keuzes die gemaakt worden.
• het gevoel van een kritisch meekijkende achterban geeft teveel druk.
  • wees in iedere projectfase, bij ieder contact en bij iedere update realistisch over verwachtingen en beoogde resultaten: creëer een setting waarin ook ruimte is voor fouten of zaken die anders verlopen dan verwacht. Geef inzicht en betrek je donateurs ook zelf bij de inhoud van het project; daarmee creëer je al snel meer draagvlak.

Media aandacht voor je project of stichting

• donateurs zijn vooral bereid te doneren of in actie te komen wanneer je in tekst of beeld inzoomt op de 'zielige' verhalen binnen je projectactiviteiten.
  • framing is het gebruiken van specifieke taal om de juiste emoties en wereldbeelden aan te wakkeren, waardoor die boodschap aan overtuigingskracht wint
  • er werd en wordt veel gedicussieerd over framing binnen ontwikkelingshulp en dan vooral over het loslaten van het stereotiepe -maar vaak wel scorende- publiciteitsbeeld van 'armoede, narigheid, zieke en zielige kinderen, noodsituaties'
• wat je wel kan doen:
  • toon respect en neem zowel de primaire projectdoelgroep als de toehoorder van je boodschap serieus
  • leg de nadruk van je boodschap op de veerkracht van die doelgroep, niet op het lijden. Laat ook creativiteit en optimisme, kansen zien.
  • laat ook zien wat al bereikt is, niet alleen wat er allemaal nog gedaan moet worden
  • vermijd generalisaties (niet 'heel Afrika' is arm en zonder kansen en niet iedereen heeft hulp nodig); toon diversiteit in verhalen, beelden en onderwerpen en betrek in een discussie of debat altijd verschillende perspectieven
  • laat de doelgroep zoveel mogelijk zelf aan het woord en benadruk zaken als verbondenheid en solidariteit
  • maak zowel de doelgroep als de toehoorder mede-eigenaar te maken van je projectuitdagingen, biedt toehoorders bijvoorbeeld handelingsperspectieven die verder gaan dan doneren
  • zoom in waar het kan, wees specifiek in de uitleg van het project en het probleem
  • gebruik ook eens humor in je boodschap in plaats van drama

Financiering

• de verstrekte leningen (microfinancieringsprojecten of bv. leningen voor scholing) worden niet of niet volledig terugbetaald.
  • kies, als je dat risico zelf wilt vermijden, bij activiteiten rondom microfinanciering zoveel mogelijk voor ervaren en lokaal goed ingebedde projectorganisaties
• de verwachtingen omtrent (de snelheid en hoogte van) financiële bijdragen zijn te groot.
  • wees vanaf de ontwikkeling van het projectidee helder en duidelijk in wat wel en niet binnen het bereik van je initiatief of stichting ligt; schep geen verkeerde verwachtingen
  • geef voortdurend inzicht in welke activiteiten met welke inspanningen en tijdsinvesteringen er worden uitgevoerd om fondsen te werven en geld op te halen; het gaat niet vanzelf
  • maak duidelijk wat (soms lange) looptijden van subsidie aanvragen zijn, welke criteria gelden bij beoordeling van aanvragen en hoeveel concurrerende aanvragers er zijn