Hoe worden beslissingen binnen groepen genomen?

Het nemen van beslissingen is een van de belangrijkste taken die binnen groepen worden uitgevoerd. Zo worden politieke besluiten genomen in commissies of de Tweede Kamer, worden beslissingen over de toekomst van een bedrijf genomen in vergaderingen van de directie en wordt in selectie comitées besloten welke werknemers worden aangenomen. Ook minder belangrijke beslissingen worden in groepen genomen: welk cadeau een groepje vrienden voor een van de groepsleden koopt of waar een familie heen gaat op vakantie.

Er zijn twee redenen dat groepen veel van deze beslissingen maken en niet individuen:

1. Groepsbesluiten worden genomen om consensus te bereiken en er voor te zorgen dat alle meningen worden meegewogen, zodat de meeste van de groepsleden achter de beslissing staan. Dit is belangrijk, omdat mensen meer bereid zijn achter een beslissing te staan wanneer ze zelf een rol hebben gespeeld in de besluitvorming.
2. Groepen hebben over het algemeen de beschikking over meer informatie en beslissen dus op basis van een beter overzicht dan een individu. Een groep kan het besluit baseren op een combinatie van alle informatie waarover de afzonderlijke groepsleden beschikken. Dit wordt informatie-integratie genoemd.

Het is de taak van de groep om de voorkeuren van de verschillende groepsleden en de informatie waarover zij beschikken te combineren om zo tot de optimale beslissing te komen.

Wat houdt de social decision scheme theory in?

Een fundamentele vraag binnen onderzoek naar groepen is hoe individuele bijdragen gecombineerd worden tot een groepsrespons. Davis (1973) formuleerde een theorie over deze vraag die bestaat uit vier elementen:

1. Individuele voorkeuren.
2. Groepscompositie.
3. Sociale beslissingsschema’s.
4. Groepsrespons.

In de theorie is groepscompositie gebaseerd op de voorkeuren van de groepsleden. De manier waarop groepscomposities relateren aan de groepsbesluiten is gebaseerd op het sociale beslissingsschema (social decision scheme, SDS) dat een groep gebruikt. Een SDS is een regel die specificeert hoe individuele voorkeuren relateren aan groepsbesluiten. Een voorbeeld: de meerderheid wint.

De SDS-theorie gaat uit van individuele voorkeuren. Een voorkeur is hier een neiging van een individu een bepaalde optie te selecteren uit een set van alternatieven. Groepscompositie refereert aan hoeveel mensen in een groep welke preferentie hebben (bijvoorbeeld: 23 geven de voorkeur aan A, 17 aan B en 89 aan C). Wanneer de groepscompositie duidelijk is, moet er een groepsbesluit gevormd worden. Dit is afhankelijk van de SDS die een groep gebruikt. Groepsbesluiten kunnen voorspeld worden wanneer we weten wat de groepscompositie is en welke SDS een groep gebruikt. Groepscompositie kun je zowel ontdekken door de leden naar hun mening te vragen, als manipuleren.

Wat concludeert de SDS theorie?

De SDS-theorie is een formele theorie over besluitvorming in groepen die het mogelijk maakt om precieze voorspellingen te doen over groepsbesluiten. Een van de grote voordelen van de theorie is dat hij specificeert hoe individuele voorkeuren omgevormd worden tot een groepsbesluit. De theorie kan verklaren waarom, wanneer de SDS ‘de meerderheid wint’ gebruikt wordt en biases op het individuele niveau geaugmenteerd worden. Daarnaast kan de theorie gebruikt worden om voorkeuren op het individuele niveau te vergelijken met keuzes op groepsniveau. Data kan worden ingezet om te testen welke SDS een groepsbesluit het best voorspelt. Wanneer we een idee hebben welke SDS gebruikt wordt in een bepaalde situatie, kunnen we voorspellen wat er gebeurt in verschillende situaties.

Wat is de relatie tussen groepsbeslissingen en informatie?

Groepen hebben de capaciteit om beter te presteren op besluitvormingstaken dan individuen wanneer verschillende groepsleden unieke, ongedeelde informatie hebben die zij met de rest van de groep delen om tot de beste keuze te komen. De rol van ongedeelde informatie is echter onzeker: er is een sampling bias die gedeelde informatie bevoordeelt, en zelfs wanneer ongedeelde informatie besproken wordt, wordt er vaak minder gewicht aan gegeven dan aan gedeelde informatie. Verschillende omstandigheden kunnen deze negatieve invloeden echter compenseren: een diversiteit aan voorkeuren voorafgaand aan de discussie, task framing, leiderschap en experts kunnen de mate waarin gediscussieerd wordt over ongedeelde informatie verhogen en verbeteren zo ook de kwaliteit van de uiteindelijke beslissing.

Wat is groupthink?

Janis (1972) ontwierp een model waarmee hij probeerde te verklaren waarom een groep competente personen soms hele slechte beslissingen maakt. Volgens het model leiden bepaalde situaties tot excessieve zucht naar overeenkomst, waarin groepen vooral hard proberen de harmonie in de groep te bewaren en consensus belangrijker vinden dan het adequaat overwegen van alle alternatieven en het maken van de juiste keuze. Het model maakt onderscheid tussen de antecedenten, symptomen en consequenties van groupthink.

De antecedenten kunnen worden onderverdeeld in drie clusters:

1. Hoge groepscohesie, vaak vergezeld door een gevoel van superioriteit.
2. Structurele fouten, waaronder isolatie van de groep, een gebrek aan onpartijdig leiderschap, een gebrek aan geschikte besluitvormingsprocedures, en een hoge homogeniteit onder de groepsleden.
3. Hoge stress dankzij externe factoren: externe dreiging, en stress dankzij interne factoren: bijvoorbeeld angst omdat de groep recentelijk gefaald heeft.

De combinatie van deze clusters leidt tot excessief zoeken naar overeenkomst vanwege een hoge mate van cohesie en veel stress. Vanwege de structurele fouten wordt dit niet gecorrigeerd in het besluitvormingsproces.

Groupthink kent een aantal verschillende symptomen: een illusie van onkwetsbaarheid, geloof in de inherente mortaliteit van de groep, collectieve rationalisaties, stereotyperingen van buitenstaanders, zelfcensuur, correctie van devianten door groepsleden, en de illusie dat alle groepsleden zich unaniem achter de beslissing scharen. Dit leidt ertoe dat tijdens de besluitvorming niet alle alternatieven worden geïdentificeerd en overwogen, dat er na het maken van een besluit niet heroverwogen wordt, dat de consequenties niet uitgebreid overdacht worden en dat er geen plan B wordt bedacht, voor het geval het misgaat. Het eindresultaat is een grote onwaarschijnlijkheid dat de beslissing die de groep heeft genomen de juiste zal blijken te zijn.

Verschillende case studies hebben ondersteuning geboden voor het model van Janis (1972). Er is ook experimenteel onderzoek gedaan naar het model. De resultaten zijn gemengd: sommige voorspellingen worden ondersteund, anderen niet. Wellicht het meest teleurstellende resultaat was dat groepscohesie geen effect bleek te hebben: het zou counter-intuïtief en belangrijk zijn gewest wanneer cohesie negatieve effecten in plaats van positieve effecten gehad zou hebben op groepsprestaties. Een mogelijke verklaring is dat het niet persé cohesie is dat voor groupthink zorgt, maar dat de combinatie van hoge cohesie, externe dreiging en structurele fouten leidt tot groupthink. Helaas is deze optie nog niet uitgebreid onderzocht.

Het model van Janis (1972) heeft veel aandacht gekregen, maar bleek niet altijd gesteund te worden door de empirie. Het model kan dus niet worden gezien als een gevalideerde theorie. Het biedt wel inzicht in de mechanismen onderliggend aan slechte besluitvorming in groepen in belangrijke situaties. Echter, de aanwezigheid van bepaalde antecedenten zal niet altijd leiden tot slechte besluitvorming en slechte besluiten kunnen ook voorkomen zonder dat er bepaalde antecedenten aanwezig zijn.

Hoe maken groepen nog meer beslissingen?

Sommige groepen zijn vooral gericht op het bereiken en behouden van consensus. Deze groepen worden ook wel preference driven genoemd. Andere groepen zijn vooral gericht op het bereiken van een beslissing van hoge kwaliteit door informatie en kennis uit te wisselen en argumenten te delen. Deze groepen worden ook wel information driven genoemd. Groepen kunnen ook een combinatie maken van beiden.

Wanneer de interactie in een groep vooral preference driven is, zal er een frequente uitwisseling van voorkeuren zijn maar weinig discussie en uitwisseling van informatie. Deze groepen zullen over het algemeen de positie van de meerderheid overnemen zonder al te veel aandacht te besteden aan meningen van minderheden of tegenstrijdige informatie. De informatieverwerking zal gebiased zijn in de richting van de voorkeur van de meerderheid en zal gericht zijn op het vinden van bevestiging voor de eerste voorkeur die men had. Deze strategie is snel, en leidt tot zeer goede beslissingen wanneer de meerderheid een goede voorkeur had. Wanneer dit echter niet het geval is, kunnen er desastreuze beslissingen worden genomen.

Wanneer een groep vooral information driven is, kost het meer tijd om tot een beslissing te komen. Discussie zal eerlijker zijn, zonder een bias in een bepaalde richting. Deze strategie is langzamer, maar kan wel een stuk accurater zijn dan de preference driven strategie. Dit is vooral het geval wanneer de goede alternatieven pas na een discussie van langere tijd worden ontdekt. In deze situaties is het ook mogelijk dat de minderheid de meerderheid weet te overtuigen en dat hun alternatief gekozen wordt.

De Dreu et al. (2008) stelden dat een information driven strategie meer moeite kost en dat deze dus alleen gebruikt zal worden wanneer groepsleden genoeg motivatie hebben om informatie die relevant is voor de besluitvorming te verwerken. Dit zal het geval zijn wanneer groepsleden twijfelen over hun eigen voorkeur terwijl ze wel groot belang hechten aan de beslissing die uiteindelijk wordt gemaakt. Wanneer groepsleden er van overtuigd zijn dat hun voorkeur de juiste is, is het niet nodig om energie in discussie te stoppen en wordt minder snel gekozen voor de information driven strategie.

Een aantal verschillende omstandigheden kunnen er toe leiden dat een groep de informatie driven strategie verkiest boven de preference driven strategie:

• Diversiteit aan voorkeuren binnen de groep.
• Het inkleden van het besluit als zijnde een oplossing waar een probleem voor gezocht moet worden.
• Het hebben van experts op bepaalde gebieden die als zodanig worden herkend en die over ongedeelde informatie beschikken.