Hoe kun je binnen een organisatie omgaan met conflicten, diversiteit, stress en burnout?

Het organisatieklimaat is belangrijk voor zowel managers als werknemers, dit is echter niet hetzelfde als de organisatiecultuur.

Het klimaat is een situatie waarin gevoelens, reflecties en gedrag van mensen in de organisatie centraal staan. Dit kan dus door de tijd veranderen en is afhankelijk van de observeerder. In tegenstelling tot klimaat is de culture een vast gegeven, het is gevormd door de jaren heen en wordt niet meer veranderd. Naast het feit dat deze twee elkaar overlappen, beïnvloeden ze elkaar ook nog. Het klimaat en de cultuur bekijken beide dezelfde feiten maar dan op een andere manier. De cultuur laat de onderliggende waarden en veronderstellingen zien terwijl het klimaat meer een snapshot laat zien, op een bepaald tijdstip. Wel veronderstellen beide dat de organisatie het resultaat is van sociale interactie en dat tegelijkertijd de tijd de interactie vormt. Er zijn 8 startpunten om te kijken naar het klimaat in de organisatie, namelijk:

• autonomy

• cohesion

• trust

• pressure

• support

• recognition

• fairness

• innovation

Deze 8 componenten zijn weer bruikbaar om het klimaat te veranderen door communicatie, waarden, verwachtingen, normen, beleid en regels, programma’s en leiderschap.

Wat houdt diversiteit in?

Organisaties kunnen natuurlijk uit verschillende soorten personen bestaan. Dit kan goed zijn, maar het kan ook tot conflicten leiden. Een van de problemen die kan ontstaan in een diverse organisatie, is stereotypering. Een stereotype is iemands geloof over de karakteristieken van een groep. Stereotypering is een vier stappen proces welke begint met het categoriseren van mensen in groepen op basis van verschillende criteria, zoals geslacht, leeftijd, ras, religie etc. Daarna leiden we af dat alle mensen in een bepaalde groep dezelfde karakteristieken en traits hebben. We vormen verwachtingen van anderen en interpreteren hun gedrag aan de hand van de stereotypen. Stereotypering kan wel of niet accuraat zijn en dit leidt tot ingroup-outgroup thinking. Er zijn verschillende soorten stereotypes. De meest voorkomende in een organisatie zijn:

1. Seks-role (gender) stereotype: bv Mannen vragen nooit om hulp, en vrouwen kunnen geen kaart lezen of mannen zijn goede leiders, vrouwen zijn goede verzorgers. De glass ceiling is een onzichtbare hindernis die ervoor zorgt dat vrouwen en minderheden geen topmanagement posities hebben.

2. Age stereotype: bv. oudere mensen zijn minder flexibel en kunnen minder snel nieuwe technieken (computers) leren

3. Ethic and racial stereotypes: bijvoorbeeld allochtoon kan bepaald werk niet goed doen.

Het managen van diversiteit houdt in dat organisatieveranderingen gecreëerd moeten worden die mogelijk maken dat alle mensen maximaal presteren. Als diversiteit effectief wordt gemanaged zal er een competitief voordeel ontstaan voor de organisatie. Het kan zorgen voor lagere kosten en verbeterde attitudes van de medewerkers, het aantrekken en vasthouden van competente werknemers, verhoogde sales en winst, meer creativiteit en innovatie en een betere productiviteit en oplossingsgerichtheid. Werknemers vinden het fijn als ze dezelfde mogelijkheden krijgen. Dit wordt ook wel equality genoemd. Barrières en uitdagingen die komen kijken bij het managen van diversiteit zijn belangrijk om in het achterhoofd te houden. Voorbeelden hiervan zijn dat er weerstand is tegen verandering en dat er niet een ondersteunende en wel een vijandelijke werkomgeving is. Er zijn verschillende acties om de diversiteitsproblemen aan te pakken. Een manager kan meer of juist minder diverse mensen in alle lagen van de organisatie zetten. Een andere actie is om te ontkennen dat er verschillen bestaan. Ook kan men alle diverse mensen leren om te passen bij de organisatie of net zo te worden als de dominante groep (assimilatie). Daarnaast kunnen verschillen worden ontmoedigd (surpress). Ook kan er behouden worden van hoe dingen gedaan worden en diverse mensen aan de zijlijn zetten (isolate). Daarnaast kunnen verschillen erkend worden, maar er wordt geen waarde aan gehecht en het wordt niet geaccepteerd (tolerate). Ook kunnen door goede relaties verschillen worden overwonnen (building). Tenslotte kunnen mensen verschillen herkennen en accepteren en het met elkaar eens zijn dat iedereen en alles open staat voor verandering.

Ann Morrison had specifieke diversiteitsinitiatieven. Zij onderscheidt drie typen van activiteiten:

• Accountability practices: relateren aan verantwoordelijkheid van professionele mensen om diverse werknemers eerlijk te behandelen.

• Development practices: focus ligt op voorbereiden van diverse werknemers op grotere verantwoordelijkheid en verrijking.

• Recruitment practices: pogingen om gekwalificeerde en diverse werknemers aan te trekken voor alle niveaus in de organisatie.

Wat is stress?

Stress is iets wat niet meer weg te denken valt uit het werkleven. Dit komt voornamelijk door de grotere concurrentiestrijd tussen bedrijven waardoor werknemers betere kwaliteit en grotere kwantiteit moeten leveren in minder tijd en met minder resources. Daarnaast zorgen technologische verbeteringen ervoor dat een het voor een werknemer moeilijker wordt om zich te ontbinden van de werkplek. De dynamieken van het moderne leven zorgen ervoor dat het moeilijk wordt om werk en privé gescheiden te houden. En als laatste heeft men meer stress doordat deze gerelateerd is aan motivatie. Dus hoe meer gemotiveerd men is hoe meer stress men meemaakt.

Stress zorgt voor 2 basis reacties: actief vechten of passief vluchten oftewel de fight-or-flight response. Stressors zijn omgevingsfactoren die stress veroorzaken. Stress kan veroorzaakt worden door socio-demografische factoren (scholing), socio-economische factoren (onderbetaald zijn) en psychologische factoren. Stress is een adaptief antwoord, gematigd door individuele karakteristieken en/of psychologische processen, dat is een consequentie is van een externe actie, situatie of gebeurtenis dat fysiek en psychologisch veel vraagt van een persoon. Eustress is stress dat positief is of positieve uitkomsten produceert.

Wat zijn modellen van stress?

Het Karasek model houdt in dat stress factoren zijn ingebed in de organisatie in plaats van in iemand zijn individuele karakteristieken. Het model bestaat uit 3 dimensies. Centraal in het model staat de interactie tussen job demand en job control. De eerste twee dimensies verklaren de werkomgeving deze zijn de psychologische vraag van werk en de hoeveelheid autonomie die iemand heeft. De derde dimensies is sociale ondersteuning. Volgens het model heeft men meer kans op stress wanneer de psychologische vraag hoog is en de hoeveelheid autonomie in een baan laag is. Dus de hoge psychologische vraag alleen hoeft niet tot stress te leiden. Het is de combinatie van hoge psychologische vraag en lage autonomie. De negatieve effecten van deze combinatie kunnen versterkt worden door weinig sociale ondersteuning.

Het model van beroepsstress kijkt grondiger naar de relaties tussen stressors, individuele verschillen en uitkomsten. Het model laat zien dat 4 soorten stressors zorgen voor stress, welke dan weer voor verschillende uitkomsten zorgen. Deze zijn op individueel niveau (rolconflicten, werklading), groepsniveau (management gedrag, conflicten tussen groepen), organisatieniveau (cultuur, structuur, technologie) en extra-organisatieniveau (familie, economie, geluid, warmte). Deze zorgen dus voor verschillende uitkomsten zoals psychologisch/houdingsstress (werktevredenheid, emotie, toewijding), gedragsstress (afwezigheid, ongelukken, prestatie), cognitieve stress (slechte beslissingen maken, geen concentratie) en fysieke gezondheid (immuunsysteem). Verschillende individuele verschillen matigen de uitkomsten. Ook is de waargenomen stress belangrijk. Immers, dit gaat over hoe mensen de invloed van verschillende stressors op hun leven ervaren. Mensen kunnen dezelfde stressor op verschillende manieren interpreteren.

Stressvolle gebeurtenissen in het leven zijn gebeurtenissen in het leven die niet werk gerelateerd zijn en dagelijkse routines en sociale gebeurtenissen ontwrichten. Oncontroleerbare gebeurtenissen die negatief zijn voor iemand zorgen voor de meeste stress.

Hoe moet men omgaan met burn-outs en stress?

Wat is een burn-out?

Een burn-out is een stress gerelateerd probleem welke vaak voorkomt in beroepen die een helpende functie hebben zoals sociale werkers, zusters en advocaten. Het gaat hier niet om een specifiek gevoel, houding of psychologische uitkomst gerelateerd aan een specifieke tijdsperiode, het gebeurt door de tijd heen. Het is een conditie van emotionele uitputting en negatieve houdingen. Typische karakteristieken van iemand met een burn-out zijn moeheid, verveling, falen en ontevredenheid.

Het model dat ontworpen is bij een burn-out bestaat uit 3 sleutelfasen. Deze zijn emotionele uitputting, depersonalisering en het gevoel van het missen van persoonlijke bekwaamheden. Emotionele uitputting komt door persoonlijke stressors en werk en organisatie stressors. Emotionele uitputting leidt na een tijd tot de-personalisatie en dit zal uiteindelijk leiden tot een gevoel van onderwaardering. Deze 3 worden allemaal nog weer beïnvloed door negatieve houding- en gedragsuitkomsten.

Burn-outs kunnen voorkomen worden door buffers. Dit zijn bronnen of administratieve veranderingen welke een burn-out reduceren. Dit zijn bijvoorbeeld erkenning van bekwaamheden, meer vrijheid geven tot het maken van beslissingen, meer communicatie met top en beloningen.

Om beroepsstress te matigen zijn er verschillende matigende factoren zoals sociale ondersteuning. Dit is de hoeveelheid hulp dat men krijgt van sociale relaties. Het model wat hierbij behoort heeft betrekking op culturele normen, sociale instituties, bedrijven, groepen en individuen welke allemaal bronnen zijn van sociale ondersteuning. Deze bronnen zorgen voor 4 typen ondersteuning:

• Esteem support: de persoon is geaccepteerd en gerespecteerd ondanks problemen of onkunde.

• Informational support: hulp bij het definiëren, begrijpen en coping van problemen.

• Social companionship; tijd doorbrengen met anderen in vrije tijds en recreatieve activiteiten.

• Instrumental support: financiële hulp, materiële hulpmiddelen of nodige services.

Wat is coping?

Dit is het proces van omgaan met stress zowel extern als intern. Het coping proces heeft 3 grote componenten: situatie en persoonlijke factoren, cognitieve beoordelingen van deze stressors en coping strategieën. Situatie factoren zijn omgevingskarakteristieken welke de interpretatie van stressors beïnvloeden. Persoonlijke factoren zijn persoonlijkheidstraits en persoonlijke bronnen die de beoordeling van stressors beïnvloeden. Cognitieve beoordeling reflecteert de gehele perceptie van een situatie of een stressor. Deze beoordeelt of een stressor schadelijk, bedreigend of uitdagend is. Coping strategieën kunnen worden onderverdeeld in 3 soorten:

1. Control strategie, coping strategie dat direct problemen confronteert of oplost. Escape strategie, coping strategie dat stressors en problemen uit de weg gaat of negeert.

2. Symptom management strategie, coping strategie dat focust op het reduceren van de symptomen van stress.

3. Enkele manieren om stress te reduceren zijn het ontspannen van de spieren, biofeedback (letten op je lichaam), meditatie en cognitief herstructureren.