Stage in het buitenland: checklists, tips, tools en voorbereiding

Wanneer begin je met de voorbereidingen op een stage in het buitenland?

• Begin op tijd! Het hele voorbereidingsproces op een stage kan een half jaar tot een jaar duren.
• Je dient niet alleen een stageplek te vinden, daarnaast ook goedkeuring te krijgen vanuit je opleiding, een visum of werkvergunning aan te vragen (afhankelijk van het land waar je stage gaat lopen), huisvesting te regelen, en een geschikte verzekering af te sluiten. 
• Houd er rekening mee dat er veel papierwerk komt kijken bij het regelen van een buitenlandse stage. Je moet papieren regelen bij verschillende instanties en het kost dan ook tijd om alle papieren die je nodig hebt op tijd te hebben.
• Als je (te) laat begonnen bent met de voorbereidingen op je stage kan een Nederlandse bemiddelingsorganisatie uitkomst bieden. Dit soort organisaties kunnen een stage voor je regelen op basis van jouw wensen en vaardigheden en nemen je veel zorg en werk uit handen.

Hoe werkt de communicatie tijdens en rond je stage?

Taal

• Aangezien je te maken krijgt met zakelijke correspondentie en verslaglegging is een taalcursus voorafgaand aan of bij de start van je stage zeker geen overbodige luxe.

Andere manieren van communiceren

• Net als bij een Nederlands bedrijf zal het veelal even duren voordat je gewend bent aan de normen, waarden en gewoonten op je stageplek en leer je in de praktijk welke houding gepast is. Realiseer je dat in veel ontwikkelingslanden zaken veel formeler gaan dan we gewend zijn in Europa. Afhankelijk van het bedrijf of de instelling waar je stage loopt is actieve eigen inbreng meer of minder gepast, en kan ook de timing daarvan (vrij snel of pas na verloop van stageweken) verschillen.
• Een van de grootste valkuilen is, zeker in kleinere bedrijven of projecten, dat je te snel te veel en te Westers wilt veranderen waardoor men het respect al snel zal verliezen en/of je tegenwerking ondervindt. Communicatie in ontwikkelingslanden loopt veelal indirecter en ook zaken als feedback, beoordeling, kritiek leveren worden tactischer aangepakt dan je gewend bent vanuit je opleiding.
• In een zakelijkere of meer Westerse stageomgeving zal je in het algemeen juist veel sneller ‘to the point’ moeten komen en dien je snel een eigen positie te veroveren, al blijft dat altijd afhankelijk van de cultuur binnen het bedrijf.

Contact houden met het thuisfront

• Met alle moderne communicatiemiddelen zijn familie en vrienden vaak maar een paar muisklikken van je verwijderd.
• Kijk of er speciale nummers zijn waarmee je voordelig kunt bellen naar Nederland en waarmee familie en vrienden jou goedkoop kunnen bellen. Tip: In sommige landen kun je voor vertrek al een lokaal telefoonnummer regelen. Zo kun je je nieuwe nummer al doorgeven aan je familie en vrienden.
• Skype & Whatsapp: Wanneer je de beschikking over internet hebt dan kun je via je telefoon of computer gratis bellen naar je familie en vrienden. Je kunt vaak gewoon gebruik maken van de lokale wifi verbinding.
• Wanneer je niet de beschikking hebt over een eigen internetverbinding dan kun je vaak in internetcafe’s terecht om te e-mailen. Houd er rekening mee dat Nederland wat betreft internet een van de meest vooruitstrevende landen is en dat internetverbindingen in andere landen in vergelijking minder snel en goed kunnen werken.

Wat komt er allemaal aan papier- en regelwerk kijken bij een buitenlandse stage?

Paspoort

• Zorg ervoor dat je paspoort geldig is voor de hele periode dat je stage loopt, en als dat nodig is nog langer.

Visa

• Het is belangrijk om goed uit te zoeken of je een speciaal visum nodig hebt om stage te kunnen lopen. Let wel: wil je bijvoorbeeld in Amerika stagelopen dan kunnen de visumkosten al meer dan € 450,- bedragen!
• Gebruik je een bemiddelende organisatie dan wordt in het algemeen de visumbemiddeling voor je gedaan of wordt je op weg geholpen. In een aantal landen kun je ook stagelopen op een toeristenvisum waarbij je iedere X maanden een nieuw toeristenvisum haalt, maar check de regelingen voor jouw bestemming goed en laat je via verschillende bronnen informeren.

Stage/werkvergunning

• Afhankelijk van je bestemming of het soort stage (betaald of onbetaald) dat je gaan doen kan het zijn dat je aanvullend een stage/werkvergunning moet regelen. Ook hier geldt: oriënteer je via diverse bronnen en vraag goed door als je gebruik maakt van een bemiddelende organisatie. Ben je van plan om naast je stage ook bijvoorbeeld een bijbaan te zoeken, dan zal je in een aantal gevallen (voornamelijk bestemmingen buiten de EU) een werkvergunning moeten hebben om legaal en betaald aan de slag te kunnen.

Document stagebedrijf

• Probeer altijd een officieel document van je stagebedrijf/opdrachtgever te verkrijgen waaruit blijkt dat je stage gaat lopen (betaald of onbetaald), met vermelding van de periode. Dit kan niet alleen van pas komen bij het regelen van een visum, maar vaak verlangt je opleiding ook een dergelijke verklaring. Het is in ieder geval handig om een paar pasfoto’s en bv. een verklaring van goed gedrag bij je te hebben,voor het geval je ter plekke toch meer moet regelen dan je voor vertrek dacht.

Diplomawaardering

• Als je stage onderdeel uitmaakt van je studie dan krijg je te maken met internationale diplomawaardering. Kijk op nuffic.nl onder ‘Diplomawaardering’ voor meer informatie. Informeer voor vertrek ook goed bij je opleiding welke documenten zij precies nodig hebben.

Bevolkingsregister

• Mocht je echt lang op stage gaan (iha + 8 maanden) let er dan op dat je reisverzekering de juiste dekking heeft.
• Bankverklaring: Sommige landen (bijvoorbeeld Australië) kunnen vragen om een bewijs van de bank waarop staat dat je een bepaald minimum bedrag op je rekening hebt staan zodat je voor een bepaalde tijd kunt wonen en werken in het betreffende land.
• Check ook de JoHo BuitenlandZaken service

Gezondheidsverklaring

• In sommige gevallen heb je een gezondheidsverklaring nodig. Hierin moet staan dat je in goede gezondheid verkeert om in het betreffende land te wonen en werken. Deze verklaring moet je zelf ondertekenen en door een dokter laten ondertekenen (met een stempel van de praktijk).

Schoolverklaring

• Dit is een Engelstalig document dat je bij de meeste scholen moet aanvragen. Het moet de volgende stellingen bevatten: dat je staat ingeschreven als student bij de betreffende onderwijsinstelling, details van je opleiding, dat de stage vereist is voor je diploma, gegevens van je stage, periode en voorwaarden, je volledige naam, je studentnummer en een handtekening van de geautoriseerde persoon en een stempel van de school. De meeste bedrijven accepteren een gescande versie van dit document.

Curriculum Vitae

• Je kunt eventueel je CV meenemen. Gebruik je Nederlandse CV als basis voor je Engelse CV.
• JoHo abonnees kunnen gebruik maken van de gratis CV check

Stagedoelstellingen

• Altijd handig om van te voren te maken en mee te nemen is een document met je eigen stagedoelstellingen. Handig voor jezelf (als richtlijn) en voor het bedrijf.

(Internationaal) Rijbewijs:

• Wanneer je een auto wilt aanschaffen of huren, omdat je bijvoorbeeld veel moet reizen voor je stage, dan is in alle EU-landen je Nederlandse rijbewijs voldoende. Voor alle andere landen kun je vaak maximaal 3 maanden met een Nederlands rijbewijs rijden. Voor sommige landen is het nodig of wordt het aanbevolen om een internationaal rijbewijs aan te schaffen. Ga naar een ANWB-kantoor met je originele rijbewijs en pasfoto's. Tegen bijbetaling van ongeveer 20-25 euro kun je een internationaal rijbewijs (gelijk) ophalen.

Wat kan je doen problemen in het buitenland te voorkomen of te verhelpen?

• Voorkomen is beter dan genezen. Probeer je vooraf zo goed mogelijk te informeren over alles wat er mis kan gaan tijdens je stage en hoe je je er weer uit kunt redden.
• Het is altijd handig om het lokale alarmnummer te weten. Deze kun je van te voren opzoeken en vind je bijvoorbeeld ook in je reisgids.
• Afhankelijk van het land waar je heen gaat, zal je al dan niet meer of minder moeten oppassen. Natuurlijk zijn er de normale veiligheidsaspecten rondom het reizen en verblijven in het buitenland, maar zeker als je stage gaat lopen gelden er specifieke aandachtspunten.
• Uiteindelijk ben je als stagiair ter plaatse om te leren, maar zeker in de wat minder Westerse stagelanden ziet men dat niet altijd zo. Afhankelijk van type en grootte van je stagebedrijf kan je al snel veel te doen krijgen. Wellicht veel meer dan je bij een Nederlands bedrijf mag doen, maar misschien ook meer dan je zelf aankunt.
• Laat je niet verleiden door lokale medewerkers tot het uitvoeren van werkzaamheden waar je jezelf niet prettig bij voelt (overigens iets anders dan het uitvoeren van werkzaamheden waar je nog niet zo goed in bent of die je minder liggen).
• In andere gevallen is men wellicht nog niet gewend hoe om te gaan met ‘stagiairs’ en krijg je juist weinig te doen, of heb je, zeker in het begin, moeite met het zien van je toegevoegde waarde. Zaak is dan om niet te snel om je heen te gaan slaan of het stagebijltje er bij neer te gooien, maar even de tijd te nemen om te wennen en je begeleiders of stagecoach aan jou te laten wennen.
• Vraag eens naar ervaringen van andere stagiairs in je directe omgeving of wissel je gedachten hieromtrent uit met een stagecoördinator als je een (lokaal) bemiddelend stagekantoor hebt ingeschakeld bij het vinden van je stageplaats.
• Het voordeel van een stage via een overkoepelende organisatie kan zijn dat het bedrijf of de instelling meer gewend is aan de aanwezigheid van stagiairs, dat er meer informatie is uitgewisseld over jouw achtergronden, maar ook over de kwaliteit van stageplaatsen in het algemeen en dat er bijvoorbeeld een of meerdere coördinatoren / vertrouwenspersonen aanwezig zijn waar je een beroep op kunt doen indien nodig. Overigens, of je het nu zelfstandig hebt geregeld of via een bemiddelende club, het welslagen van je stage zal toch grotendeels afhangen van je eigen initiatief en motivatie.

Wat kun je doen om een culture shock te voorkomen?

• Dit is vaak slechts een manier om te zeggen dat de dingen niet precies gaan zoals je thuis gewend bent! Het moeten wennen direct na aankomst in het buitenland is algemeen geaccepteerd. Steeds meer stagiaires nemen dan ook de tijd om aan de nieuwe omgeving te wennen.
• Probeer met een open vizier te beginnen aan je stage zonder te snel conclusies te trekken over wat anders, beter of efficiënter kan. Wie weet raak je na een tijdje zo gewend aan de gewoontes in het land van je stage, dat je bij terugkomst in Nederland last krijgt van een ‘reversed culture shock’…
• Lees ook meer over je aanpassen aan een andere cultuur 

Wat kan je doen om goed terug te keren uit het buitenland na een stage?

• Terug in ons kleine kikkerlandje.. Help!
• De acceptatie van het begrip "culture shock" na aankomst in het buitenland is inmiddels redelijk doorgedrongen. Veel stagiairs en vrijwilligers lopen echter bij terugkeer in Nederland opnieuw aan tegen een (reverse) culture shock. Zeker als men langer in een project heeft meegewerkt en er inhoudelijk meer bij betrokken is geraakt.
• Hoezeer je achterban ook meeleeft tijdens je reis en verblijf in het buitenland, terug in Nederland gaat men over het algemeen al snel weer over tot de orde van de dag of staat men maar beperkt open voor jouw inhoudelijke ervaringen in het project.
• Plan je terugkeer bij voorkeur zodanig dat je enige weken hebt voordat je weer moet starten met het vervolg van je studie, je bijbaan of zoektocht naar een vaste baan. Hoewel je misschien zo snel mogelijk weer helemaal in een ritme wilt komen in Nederland, zul je deze weken echt nodig hebben om weer helemaal om te schakelen.
• Zorg er waar mogelijk voor dat je je stageverslag en eventuele uitwerking van stageopdrachten, persoonlijke reflectie etc. al ter plaatse hebt gedaan. Een handig instrument is het bijhouden van een logboek, dat je aan het eind van je stagetijd samenvat in een eindverslag. In de meeste gevallen staat je hoofd er niet direct naar bij terugkomst in Nederland maar nadert de ‘inleverdeadline’ vaak toch sneller dan gedacht.

Hoe overnacht je tijdens je buitenlandse stage?

• De accommodatie kan enorm variëren; van een plaggenhut in de bush tot een luxe kamer met uitzicht op de zee.
• Je kunt woonruimte op verschillende manieren regelen.
• Bij veel uitwisselingsorganisaties word je geholpen bij het vinden van de meest geschikte accommodatie. Je verblijft bijvoorbeeld in een gastgezin, hostel, in de accommodatie bij de stageplaats of soms in specifieke accommodatie voor stagiairs.
• Als je niet via een bemiddelingsorganisatie gaat stagelopen, kun je het bedrijf waar je stage gaat lopen vragen om hulp bij het zoeken. Vraag ook of je onderwijsinstelling contacten heeft of vraag anderen die je zijn voorgegaan om advies.
• Soms lukt het niet om vanuit Nederland op tijd een kamer te regelen. Houd er dan rekening mee dat je voor de eerste weken geld opzij moet zetten voor een hostel. Op de plek van bestemming kun je een kamer regelen door de contacten die je daar legt en door bijvoorbeeld lokale advertenties in kranten, winkels, universiteiten etc. op te zoeken.
• Houd er rekening mee dat de kwaliteit van de accommodatie en de huurprijzen per locatie sterk kunnen verschillen. Het kan zijn dat je voor sommige appartementen de eerste maand naast huur ook andere kosten hebt, denk bijvoorbeeld aan servicekosten en borg (deze laatste krijg je in principe later wel terug).
• Is er sprake van een voorafgaande talencursus, dan kun je verblijven in een hostel, bij je eigen schoolaccommodatie of als je wilt bij een gastgezin (ideaal om de cultuur en taal van binnenuit te leren kennen!). Eenpersoonskamers of accommodaties buiten de school/projectlocatie hebben als voordeel dat je meer privacy hebt, maar het kan je ook meer isoleren van andere stagairs. Ga bij jezelf na of je meer hecht aan een eigen stek of juist aan het kunnen delen van ervaringen met anderen. Vraag ook naar tips en ervaringen van anderen die stage hebben gelopen.
• Verblijf je in een (grotere) stad en ligt je project wat meer in een buitenwijk of aan de rand van de stad, dan kun je kiezen voor een centraler gelegen accommodatie. Nadeel is dat je dagelijks wat meer op en neer moet reizen, al leidt dat vaak juist weer tot leuke ontmoetingen. Voordeel is ook dat je 's avonds wat centraler zit en makkelijker ergens heen kunt voor bijvoorbeeld een late maaltijd, avondwandeling of lokale bar. Let wel altijd op lokale veiligheidswaarschuwingen en zoek bij voorkeur het gezelschap van anderen op.
• Kies je voor een van de Stage ‘Hot Spots’ zoals Paramaribo, Curaçao of Kaapstad, dan zal het je niet ontbreken aan collega stagiairs waarmee je de vele - soms volledig op de aanwezige studenten ingestelde - restaurantjes, bars en discotheken kunt ontdekken.

Hoe bereid je je financieel voor op je stage in het buitenland?​

• Maak een budget zodat je weet welke uitgaven je kan verwachten. Denk bijvoorbeeld aan vliegticket, visum, verzekering, huur van je appartement, bemiddelingskosten, en bijvoorbeeld ook uitjes en rondreizen op de locatie van je stage.
• Onderzoek hoe groot het gat is met wat je nu op je (spaar)rekening hebt staan en hoe je dit zou kunnen aanvullen. Kun je wellicht nog een paar uren extra werken bij je bijbaan zodat je wat extra geld hebt voor tijdens je stagetijd? Willen je ouders wellicht nog wat bijdragen? Of ontvang je mogelijk nog een stagevergoeding?
• Zoek ook goed uit of er kosten zijn die doorlopen in Nederland en of je die tijdelijk kan stopzetten. Sommige abonnementen, denk aan de krant of de sportschool, bieden de optie om tijdelijk een pauze in te lassen. Kun je je kamer tijdelijk onderverhuren?
• Check of je in aanmerking komt voor een beurs, subsidie of overheidsprogramma. Het International Office van je onderwijsinstelling kan je daar vaak over informeren. Ook op WilWeg.nl kun je informatie over beurzen opzoeken.

Wat neem je mee tijdens een stage in het buitenland?

• Wat je nodig hebt als je op reis gaat of lang in het buitenland verblijft, hangt uiteraard af van je bestemming, je manier van reizen, de periode, je persoonlijke voorkeur en je persoonlijke omstandigheden.
• Check
  • de Meeneemlijst voor avonturiers, backpackers, reizigers, stagiairs en vrijwilligers
  • of de Inpaklijst voor je stage of studie in het buitenland: wat zijn de meest meegenomen spullen?