Voorlichting

Welke werkzaamheden doet een public relations (pr) medewerker of een voorlichter?

• Marketingdoelstellingen en marketingplan opstellen
• Marktonderzoek (laten) doen
• Marktgegevens verzamelen
• Ordenen van de verzamelde gegevens
• Marktgegevens bestuderen
• De eigen succesfactoren ten opzichte van de concurrentie bepalen,
• Sterkte / zwakteanalyses
• Actieplannen, strategische plannen en operationele plannen
• Operationeel marketingplan: zorg dragen voor alle activiteiten binnen de marketingmix: mailings, advertenties, [I]sales force[/I] supportmaterialen, symposia etc.
• Advisering 'naar boven en beneden' over de plannen
• Communicatie
• Samenwerken met collega's
• Marketingbeleid uitdragen naar alle medewerkers (met name de sales afdeling)
• Informeren van collega's
• Overtuigen van collega's binnen de onderneming ten aanzien van de besluitvorming (met name de salesafdeling over uit te voeren strategieën)
• Motiveren van de buitendienst
• Uitdragen en verdedigen van gemaakte keuzes ten aanzien van productenbeleid
• Initiëren van symposia en reizen
• Onderhouden van interne contacten: bijvoorbeeld afdeling productie, verkoop
• Onderhouden van externe contacten, zoals:
• Reclamebureaus (bijv. instructies voor promotionele materialen aan het reclamebureau)
• Marktonderzoekbureaus (instructies voor marktonderzoek)
• Begeleiden van projecten die door ingeschakelde bureaus worden uitgevoerd (bijv. toezien en beoordelen van de promotionele materialen en teksten)
• Voeling houden met de markt: ontwikkelingen en trends volgen, literatuur lezen, contacten onderhouden met markt via persoonlijke contacten, seminars etc.
• Marketingmanager: onder andere leidinggeven aan marketingassistenten of productmanagers, contact onderhouden met directie of commercieel manager

De NGPR heeft een functieomschrijving voor een pr-functionaris geformuleerd. In deze omschrijving is een leidinggevende, gespecialiseerde, dienstverlenende en klankbordfunctie te herkennen.

• Samen met de directie de plaats en doelstellingen van de onderneming in de samenleving in kaart brengen en zo nodig aanpassen.
• Op de hoogte zijn en blijven van de ontwikkelingen in de eigen onderneming, trends in de samenleving en veranderingen in de publieke opinie. Onderhouden van een database met publicaties, krantenknipsels, e.d.
• Vaststellen van relevante publieksgroepen voor de onderneming en onderhouden van een database met naam, adres en andere gegevens van personen en ondernemingen.
• Presentatie van de onderneming naar buiten toe in woord (toespraken) en geschrift (persbulletins). Bevorderen van de duidelijkheid en de eenheid van optreden van leden van de onderneming.
• Interne en externe voorlichting over taken, beleid en activiteiten van de onderneming. De interne voorlichting is gericht op het eigen personeel.
• Representatie van de onderneming in commissies, adviesorganen, symposia, persconferenties, e.d.

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van schriftelijke en mondelinge communicatie?

Beginselen van goed en doelgericht taalgebruik

• Kennis van grammatica en spelling; vaardigheid in de juiste toepassing daarvan; kennis van adviezen van Flesch/Douma en Langer voor leesbaarheid.

Systematische opbouw van teksten

Samenvatten van teksten

Redactievoering

• Opzet en schrijven van persberichten, mededelingen, fotobijschriften, artikelen, institutionele advertentieteksten, rapporten

Toepassing van de diverse communicatievormen

• Voor- en nadelen van mondelinge, schriftelijke en audiovisuele middelen (ook ten opzichte van elkaar)

Doel en middelen van schriftelijke communicatie

• Middelen: personeelsblad, huisorgaan (extern), voorlichtingsblad, introductiebrochure, perscommuniqué. fotobijschriften, etc.

Opstellen van uit te spreken teksten

• Inhoud, lengte en indeling van de tekst

Schriftelijke, visuele of audiovisuele ondersteuning van mondelinge communicatie

• Uitreiking van schriftelijke tekst of samenvatting, dia's of uitreiking foto's of hulp door overheadprojector, film of video

Auteursrecht

• Omschrijving hiervan; mogelijkheden van overneming van werken (tekst, foto's, grafische ontwerpen, muziek) waarop auteursrecht berust; plicht tot bronvermelding; reprorecht

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van (Audio)visuele hulpmiddelen?

Functie

• Rol en impact bij communicatie

Onderscheidingen

• Audio en/of visueel; met of zonder projectie; optisch of elektronisch; hardware of software

Soorten en gebruik van visuele hulpmiddelen

• Borden, flip-over, foto, dia, overheadprojector; toepassingsmogelijkheden en effecten; voor- en nadelen, beperkingen van het gebruik van de apparatuur

Soorten en gebruik van audiovisuele hulpmiddelen

• Band-dia, film, video; toepassingsmogelijkheden en effecten; voor- en nadelen en beperkingen in het gebruik van de apparatuur

Het opzetten van een (audiovisueel) programma

• Opzet, rekening houdend met publieksgroepen, waarvoor het programma bestemd is en de omstandigheden waaronder het wordt vertoond. Samenwerking met producenten, filmers en fotografen; briefing van medewerkers; script; vertalingen

Soorten en gebruik van nieuwe technieken

• Telex, viewdata, teletekst, beeldplaat, tekstverwerker, telefax, teletex, etc.

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van interne communicatie?

Interne communicatie in verschillende soorten organisaties

Interne communicatiemogelijkheden

• Noodzakelijk gebruik op basis van karakter van de organisatie; verticale, horizontale en diagonale communicatie; lijst van interne publieksgroepen; aspecten van verslaggeving door de (centrale) ondernemingsraad en de publicatie daarvan

Intern verspreiden van (externe) informatie

• Knipseldienst, informatieborden en muurkranten, bulletins, bladen, brochures, personeelsjaarverslagen, telefonische en visuele informatiesystemen

Informatie inzake de loopbaan van medewerkers

• Public relations/voorlichtingsaspecten van sollicitaties, introductieprogramma's, scholingsmogelijkheden, voorbereiding op pensioen of VUT, contacten met gepensioneerden (personeelsblad en bijeenkomsten)

Personeelsbijeenkomsten met voorlichtend karakter

Jubilea en onderscheidingen

• Procedure van aanvraag, aankondiging viering, interne en externe (zoals koninklijke) onderscheidingen.

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van presentaties, representatie en evenementen?

Aanleiding, wenselijkheid en vormen

• Ten dienste van beeldvorming (imago), profilering, begripsvorming; bevordering betrokkenheid bij de organisatie

Opzet en middelen

• Bepaling van het karakter van projecten, budgetten en menskracht, ontvangstruimte en hulpmiddelen; draaiboek voor de organisatie tegen de achtergrond van positieve en negatieve kanten

Identiteit

• Profilering van de organisatie tegen de achtergrond van positieve en negatieve kanten

Uitnodigingen

• Vormen, titulatuur, criteria mailinglijst

Advies en hulp aan andere functionarissen in eigen bedrijf

• Aspecten van hun persoonlijke presentatie en representatie

Relatiegeschenken

• Formulering van normen en regels voor het ter beschikking stellen

Controlelijst

• Opzet controlelijst voor controle op voorbereiding (en draaiboek); voor- en nacontrole; verbeteringen voor latere acties

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van tentoonstellingen en vakbeurzen?

Doelbepaling, soorten en selectiecriteria

• Functie tentoonstellingen/beurzen in de relatie organisatiepublieksgroepen, doelstellingen van deelneming

Voorbereiding

• Hoofdpunten van programmering, budgettering, benadering mensen en instanties, aanschaf hulpmiddelen of uitbesteding van onderdelen, inrichting van stands

Activiteiten rondom en tijdens tentoonstelling of beurs

• Deelneming aan andere activiteiten dan de tentoonstelling/beurs zelf, zoals symposium, lezing, show, demonstratie, persconferentie, etc.

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van vervaardiging van drukwerk en andere vermenigvuldigingstechnieken?

Belangrijkste druktechnieken

• Kenmerken van offset, klein-offset of kantoordruk, diepdruk, hoogdruk, zeefdruk, stencil; toepassingsmogelijkheden

Repro- en zettechnieken

Factoren voor de keuze van druktechnieken in relatie tot hun kenmerken

• Kenmerken: kwaliteit, oplage, snelheid, kosten, verwerkbare materialen, etc.

Budgettering en offertes

• Hoofdpunten van budgettering en de belangrijkste onderdelen van een offerte

Persklaar maken van kopij

Persklaar maken van illustraties

Correctie

• Correctietekens, zoals die vastliggen op het betreffende normblad van het Nederlands Normalisatie Instituut

Afwerken van drukwerk

• Soorten bindtechnieken

Verzending en verspreiding van drukwerk

• Kostenaspecten, koeriersdiensten, mogelijkheden van de PostNL, adressenbureaus, huis-aan-huisbezorging

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van advertenties & social media?

Soorten advertenties &  content marketing

• Naar doelgroep en/of inhoud en plaats in het medium

Pr.- en voorlichtingsaspecten van advertenties

Advertenties als instrumenten van pr en voorlichting

• Bijvoorbeeld corporate advertising, financial advertising

Publieksgroepen en mediakeuze

• Basisprincipes van mediaonderzoek

Pre- en post-testing

• Methoden en nut

Rol van externe bureaus bij adverteren

• Reclameadviesbureaus en advertentiebureaus

Afstemming tussen interne afdelingen en externe bureaus

• Rol van account executives, werkwijze externe bureaus

Budget

• Parameters voor hoogte budget, verantwoordelijkheid voor opzet, uitvoering en bewaking

Organisatie van de reclamewereld

• STER, ROTA, VEA; codes en regels

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van huisstijl?

Aspecten van huisstijl

• Inhoudelijk en technisch programma van eisen

Elementen en dragers

• Elementen: naam (presentatie), embleem, logo, formaten, indelingen, lettertypen, kleuren en overige visuele elementen;
• Dragers: publicaties, verpakkingen, briefpapier, advertenties, uithangborden, uniformen, vervoermiddelen, bewegwijzering, etc.

Overweging tot invoering

• Baten en lasten

Invoeringsprocedure

• Organisatorische consequenties, afstemming en opzet van een tijdschema

Samenwerking met de vormgever

• Briefing, tussentijdse contacten, huisstijlhandboek, hantering

In- en externe voorlichting bij invoering of aanpassing

• Documentatie

Soorten van documenten, resp. informatiedragers

Instituten en diensten op het gebied van documentatie

• Bibliotheken, archieven, musea, computerbestanden, knipseldiensten, monitordiensten, verkrijgbare knipselkranten

Gebruik bronnen

• Literatuuronderzoek met selectie; titelbeschrijving; excerperen

Basisdocumentatie voor pr en voorlichting

• Onderwerpen

Catalogiseringssystemen

• Bekendste systemen en hun kenmerken

Wat zijn de taken en werkzaamheden op het vlak van pers en perscontacten?

Structuur van de publiciteitsmedia en de journalistiek in Nederland

• Indeling pers (schrijvende pers, radio en televisie); functies en taken van persbureaus en perscombinaties; namen en hoofdtaken van organisaties op het gebied van dagblad-, weekblad- en tijdschriftjournalistiek; informatiebronnen, zoals het Handboek voor de Nederlandse Pers en Publiciteit

Medialijsten

• Opzet en indelingscriteria

Organisatie van perscontacten

• Ook procedures voor actieve en passieve contacten

Vaste gebruiken in contacten met de pers

• Bijvoorbeeld embargo, off the record, primeuren sub-rosa

Persbezoeken

• Organisatie, planning en evaluatie

Persberichten

• Beginselen van een goed persbericht

Persconferenties

• Organisatie, planning en evaluatie

Persdocumentatie

• Inhoud persmap

Persfoto's

• Te stellen eisen aan persfoto's en foto-bijschriften

Interviews

• Voorbereiding, begeleiding en evaluatie

Wat zijn de taken en werkzaamheden op het vlak van behandeling van publieksreacties?

Soorten reacties

• Individuele en collectieve; actiegroepen en inspraak; negatieve, positieve en neutrale reacties

Eisen te stellen aan klachtenprocedure, wijze van be- en afhandeling

Onafhankelijke deskundigen of instanties

• Branches, rol van geschillencommissies en ombudsman