Hoe maak je je project zo transparant mogelijk?

In de wereld van ontwikkelingshulp schiet men soms wat door in controledrift (ofwel 'effectiviteitsdenken'). Ontwikkeling(shulp) wordt dan als een planbaar en controleerbaar proces gezien, gericht op concrete uitkomsten die zich vertalen naar meetbare resultaten waarover je in strakke formats kan rapporteren. Maatschappelijke organisaties en particuliere initiatieven gaan in samenwerkingen vaak juist uit van wederzijds vertrouwen, solidariteit, autonomie, eigenaarschap, zelfbeschikking en onafhankelijkheid.

Toch is het zinvol dat ook het werk van particuliere initiatiefnemers controleerbaar is, al is het alleen maar om vast te stellen hoe effectief dat werk is.

Intensieve controles of lokaal eigenaarschap?

• donorsdilemma: enerzijds leg je vertrouwen en eigendom bij het project en je lokale counterparts; anderzijds heb je verantwoording af te leggen aan je achterban en mede-financierders en hou je het liefst alles 100% in de gaten.
• sommige initiatiefnemers blijven op afstand, maar stellen wel een lokaal, objectief, vertrouwenspersoon in (bijvoorbeeld een bekende of landgenoot) die de boel in de gaten houdt
  • pas daarbij wel op voor schijnzekerheid; 'in de gaten houden' is niet hetzelfde als een project (mede) runnen.
  • het aanstellen van een alles controlerend en overal toestemming voor gevend figuur bevordert niet de zelfredzaamheid en het gevoel van eigen verantwoordelijkheid van de lokaal betrokken medewerkers.
  • je hebt een backup optie nodig voor wanneer je vertrouwenspersoon niet meer beschikbaar is.
• intensieve controles op bonnetjes-niveau zijn vaak helemaal niet haalbaar of uitvoerbaar, bieden eveneens een schijnzekerheid of worden al snel uitgelegd als een 'motie van wantrouwen'.
• het maken van heldere, zakelijke, afspraken omtrent verantwoording van bestedingen en een relevante, beknopte, rapportage is anderzijds logisch en essentieel voor de voortgang van een project.
• het regelmatig aanleveren van allerlei bewijsstukken en documenten is niet altijd even uitvoerbaar, maar vaak zijn andere oplossingen wél mogelijk met min of meer hetzelfde effect.
• bij het overmaken van geld naar de projectleiding of lokale counterpart, kan het effectief zijn om ook andere belanghebbenden (bijvoorbeeld de dorpsraad of het schoolbestuur) daarvan op de hoogte te stellen.
• het onderling bespreken van voortgangsverslagen en steeksproefsgewijze dubbelchecks (via telefoon, e-mail of live bezoek) daarvan bij de primaire doelgroep of andere belanghebbenden kunnen ook een goed instrument zijn om tijdig fraude of misbruik te signaleren.