Hoe check je welke omgevingsfactoren je project of projectlocatie beïnvloeden?

Voor veel Nederlandse organisaties, stichtingen en particuliere initiatieven is de situatie in ontwikkelingslanden niet hun natuurlijke omgeving. Ondanks dat het probleem vaak snel en goed duidelijk is, is het handig zo niet essentieel om sociale, culturele, economische, natuurlijke en politieke actoren en factoren in kaart te brengen: de 'contextanalyse'.

• De grote uitdaging is om in de voorbereiding je project zo goed mogelijk in zijn context te verankeren.
• Dit vergroot de duurzaamheid, doordat je project op een zo natuurlijk mogelijke manier door andere spelers (zoals de lokale bevolking of lokale instituties) wordt overgenomen.
• Start met het stellen van twee basisvragen: Welke organisaties voeren aanverwante activiteiten uit? Welke relaties bestaan er tussen deze organisaties? Het antwoord op deze vragen kan behulpzaam zijn bij een goede positionering van het project en het identificeren van samenwerkingsmogelijkheden tussen het project en andere spelers (organisaties/leveranciers etc.).
• Tijdens de uitvoering van het project is het relevant om nauw samen te werken met bestaande organisaties. Zij kunnen bepaalde activiteiten (straks of direct) overnemen; te vaak bestaan "parallelle" structuren. De bestaande organisaties functioneren al (al is het soms gebrekkig), hebben hun contacten en zullen waarschijnlijk blijven bestaan als de hulp van buitenaf stopt.
• Een project heeft dan vaak al vele relaties met andere instituties en organisaties, zoals de overheid (van lokaal tot nationaal), ministeries en hun lokale kantoren en donoren (inclusief ambassades). Het kan hierbij gaan om formele organisaties, maar ook om informele organisaties, zoals een groep ouders van een school.

De contextanalyse

Een goede contextanalyse bestaat uit twee belangrijke stappen: de actorenscan en de factorenscan.

1. Actorenscan

• De relevante spelers (actoren) kunnen formele en informele organisaties, netwerken, maar ook belangrijke personen zijn. Het kan dan gaan om een leider, die een spin in het web is van organisaties en activiteiten in de provincie, of een religieuze leider die een sterke invloed heeft op de ontwikkelingen van een dorp.
• Over het algemeen, bevat een actorenscan alle spelers, die bij de planning, beoordeling, ondersteuning, samenwerking- of uitvoeringsfase een rol (kunnen gaan) spelen. Een actorenscan geeft het volgende weer:
  • Doelgroep: wie en hoe georganiseerd.
  • Bestaande organisaties die diensten en/of activiteiten leveren die gelijk zijn aan die van het project: voorkomt overlap of (te sterke) competitie en bevordert samenwerking en kennisuitwisseling.
  • Politieke, economische, sociaal-culturele en technische organisaties en spelers die van invloed kunnen zijn.
  • Welke overheden spelen een rol spelen, bijvoorbeeld in de beoordeling en besluitvorming rond vergunningen.
• Bij het maken van de actorenscan is het belangrijk alle relevante spelers te identificeren en hun relatie tot het project in kaart te brengen. Daarmee krijg je een beeld van:
  • alle relevante spelers.
  • alle relevante relaties.
  • de intensiteit van de relaties.
  • de geschiktheid van de relaties.
• De actorenscan kan helpen bij:
  • de positionering van je project in de context.
  • het onderkennen van mogelijkheden om relaties te verbeteren die het project effectiever en efficiënter maken.
  • het begrijpen van de complexiteit van de omgeving.
  • het niet te vroeg in het planning- en ontwikkelingsproces uitsluiten van belangrijke organisaties en spelers.
  • het identificeren van organisaties en individuen die veel formele en informele relaties hebben (en dus cruciaal zijn voor het succes van je project).
  • het uitleggen van de context aan anderen om zo een gezamenlijk begrip van de situatie te creëren.

2. Factorenscan

De omgeving van een project bestaat niet alleen uit actoren, maar ook uit factoren die het succes van het project positief of negatief kunnen beïnvloeden.

• Veel ontwikkelingsprojecten lopen tegen een of meer van de volgende problemen aan:
  • Tekort aan fondsen van de overheid of de partnerorganisatie. De belofte om de lokale kosten te bekostigen kan niet worden gehonoreerd.
  • Het lukt niet om gekwalificeerd personeel in te huren/te houden, omdat de procedures en voorwaarden niet tegemoet komen aan de eisen van het tijdelijke project.
  • Ineffectieve overdracht van technologie en de moeilijkheid om duurzame en organisatorische capaciteit op te bouwen.
  • Inflatie.
  • Een tekort aan voorraden en materialen door algemene economische problemen.
  • Afwezigheid van financiële diensten aan de doelgroep, waardoor investeren moeilijk blijven.
  • Belasting, handelsregulaties en registratie voorwaarden beperken de economische activiteiten.
• Dit zijn allemaal factoren, ook wel bedreigingen genoemd, die van negatieve invloed kunnen zijn op het project, maar die niet of nauwelijks door het project beïnvloed kunnen worden.
• Naast negatieve factoren kunnen er ook positieve ontwikkelingen en/of factoren zijn die het project positief kunnen beïnvloeden, zoals
  • een groeiende interesse van de doelgroep voor diensten van het project;
  • een groeiende toewijding van de overheid om samen te werken;
  • een groeiende politieke stabiliteit;
  • een vermindering aan politieke bemoeienissen.

Het is belangrijk om zowel de negatieve (problemen, bedreigingen) als positieve factoren (mogelijkheden/kansen) te analyseren en vervolgens te benutten, ter versterking van het project. Soms is het zelfs mogelijk om deze positieve ontwikkelingen te stimuleren of te versterken door er direct activiteiten aan te koppelen (scholing, training, etc.).