Schrijf het verslag samen met je lokale contactpersoon of partnerorganisatie

• Bij een bezoek of via e-mail kan je samen allerlei informatie vergaren om in het verslag te schrijven.
• Een verslag wordt niet gedragen door beide partijen als het enkel is geschreven door mensen 'hier'.
• Schrijf het verslag (ook) in de taal van je partner en/of in een gemeenschappelijke taal.
• Je projectpartner is mede-eigenaar van en betrokkene bij de verslaglegging.

Zorg voor een rode draad in het verslag

• Een samenhangend verslag is belangrijk, op die manier kan de lezer het verhaal goed volgen.
• Een belangrijk uitgangspunt voor het verslag is het werkplan van het voorgaande jaar.
• In het verslag wordt nu duidelijk gemaakt, wat daarvan inderdaad gelukt is en wat niet. Bepaalde keuzes kunnen worden uitgelegd.

Weet wie de lezers zijn van het verslag

• Maak het verslag niet te technisch. De lezer is vaak een extern persoon, zoals een subsidiërende overheid, een fonds, een schenker, enz. Zij hebben een informatieachterstand waardoor zaken, die voor jou vanzelfsprekend zijn, niet altijd duidelijk zullen zijn.

Maak de toegevoegde waarde van de eigen organisatie duidelijk

• Wat heb je toegevoegd aan de maatschappij in het ontwikkelingsland?
• Deze toegevoegde waarde komt voort uit de doelstellingen en missie van de organisatie en de wijze waarop deze gerealiseerd worden.
• Benoem de capaciteit van je eigen organisatie: aantal bestuursleden, aantal actieve vrijwilligers, aantal donateurs: laat -als het reeël is- zien dat je een duurzaam initiatief bent waar allerlei mensen bij betrokken zijn.

Werk met concrete voorbeelden van behaalde resultaten

• Voor lezers geldt vaak dat een resultaat pas echt resultaat is, wanneer dat ook daadwerkelijk tastbaar is. Tastbare informatie, maakt informatie relevant.
• Interview een persoon van de doelgroep, de partner, een landgenoot die er geweest is. Plaats foto's van het resultaat in het verslag of verwijs door naar filmpjes op internet.
• Ook van processen (bijvoorbeeld de capaciteit van leerkrachten versterken in Malawi) kan je getuigenissen verwerken, filmpjes maken, foto's nemen etc.
• Werk van klein naar groot: van de vele kleine stapjes die behaald zijn naar de grotere projecteffecten en uiteindelijke impact op de projectdoelgroep.

Meet de resultaten die relevant zijn, niet alleen de resultaten die gemakkelijk meetbaar zijn

• Om een verslag interessant te krijgen en te houden, moet het verslag 'ertoe doen'.
• Het is dus verstandig om resultaten te meten op vlakken die ook in je doelstelling naar voren komen.
• Illustreer regelmatig kwantitatieve cijfers met kwalitatieve (inhoudelijke) achtergronden: daarmee komen cijfers "tot leven".
• Licht de resultaten goed uit; daar gaat het uiteindelijk om!

Een mening is belangrijk, neem niet alleen feitelijke informatie op, maar ook evaluerende informatie

• Het is nuttig een visie te laten blijken in het verslag dat je schrijft.
• Citeer mensen van de doelgroep of van de partner zelf. Zet hun mening over het project in de schijnwerpers.
• Interview mensen van je partnerorganisatie en/of van de directe projectdoelgroep(en): wat hebben zij gemerkt van je projectactiviteiten?

Wees open in leer- en verbeterpunten

• Niet alles loopt altijd zoals je dit wilt, wees daar eerlijk in. Door hierin open te zijn, kan je ook je groei zichtbaar maken. Ook donateurs weten dat men leert uit fouten.
• Verbeterpunten die vorig jaar benoemd zijn, kunnen nu worden gerapporteerd als gerealiseerd resultaat.
• Benoem ook zaken die nog open staan, waar extra capaciteit of specifieke kennis voor nodig is om te realiseren - wellicht meldt iemand uit je achterban zich spontaan.
• Benoem wensen, later te realiseren zaken, fondsbehoeftes: laat zien waar je naar toewerkt en waar extra middelen voor nodig zijn.

Geef een toelichting op de financiën: help de lezer bij het interpreteren van de cijfers

• Durf je cijfers te tonen zet samenvattingen op internet, in de nieuwsbrief, in het jaarverslag.
• Cijfermatige gegevens zijn pas relevant als ze voorzien zijn van een leeswijzer.
• Deel je kosten op in verschillende posten, zodat het voor de lezer duidelijk wordt naar waar het geld gaat.

Besteed aandacht aan stijl

• Voorkom een wij/zij verhaal - zowel richting je partnerorganisatie(s) als richting je donateurs en andere belanghebbenden en betrokkenen.
• Vermijd verkleinwoorden - dat kan al snel denigrerend overkomen ("school" ipv "schooltje",  "winkel" ipv "winkeltje" e.d.).
• Overdrijf niet - zijn mensen "arm", of zijn ze "straatarm"?
• Werk regelmatig met beeld, en/of videomateriaal bij digitale verslaglegging, als illustratie bij tekst.

Besteed aandacht aan presentatie

• Het uiterlijk van het verslag is een visitekaartje voor je organisatie. Zorg daarom dat het er goed uitziet, met een goede omslag.
• Zorg er ook voor dat het verslag ook aan de buitenkant herkenbaar is als een verslag van je organisatie.

Begin op tijd!

• Hoe actueler het verslag, hoe groter de zeggingskracht.
• Maak in het midden van het jaar al een planning van hoe je het wil aanpakken en wie gaat meewerken. Bepaal dan al de rode draad of de centrale boodschap van het verslag.

Voorbeeld indeling jaarverslag

• Voorblad: logo, naam organisatie, jaartal.
• Inhoudsopgave: titels hoofdstukken en paginanummers.
• Voorwoord: waarom een verslag, waarover gaat het verslag.
• Activiteiten: wat waren de werkafspraken in het voorgaande jaar en welke activiteiten heeft de organisatie uitgevoerd.
• Publiciteit: hoe heeft de organisatie zich naar buiten toe kenbaar gemaakt.
• Externe contacten: met welke organisaties en instellingen is er contact geweest en waarvoor (gemeente, deelgemeente, collega-organisaties).
• Interne organisatie: huisvesting, bestuur, vrijwilligers, beroepskrachten, enz.
• Financiën: financieel jaaroverzicht.
• Conclusies en aanbevelingen: wat zijn de conclusies over de activiteiten van het afgelopen jaar en wat zijn de actiepunten voor het volgende jaar.