Inzicht in kosten

• stel je er op in: het vaststellen van kosten -zowel in je thuisland als in je projectland- is vaak een heel proces van schattingen, cijfers, nieuwe schattingen, tussentijds aangepaste inkoopprijzen, verlopen offertes, koersschommelingen enz.
• voor veel mensen, waar ook ter wereld, is het maken van begrotingen en financiële ramingen niet eenvoudig, worden onbedoeld fouten gemaakt of is het gewoon lastig alles in één keer helder te overzien.
• maak in je begrotingsopzet minimaal een onderscheid tussen 1) eenmalige investeringen (investeringsbegroting) 2) jaarlijks terugkerende kosten (exploitatiebegroting) en 3) financiële middelen waarmee je de kosten gaat dekken (dekkingsplan).
• denk naast directe projectkosten ('exploitatie terplekke') ook aan kosten voor:
  • fondsenwerving
  • pr & publiciteit, websites, nieuwsbrieven, folders, beurzen
  • reiskosten (van jezelf, van bestuursleden, maar ook door coördinatoren terplekke); zowel kosten voor regulier ingeplande (werk)bezoeken als onverwachte kosten bij meer acute ontwikkelingen
  • salarissen (van jezelf, van andere direct actief betrokkenen)
  • training & opleiding
  • communicatie tussen 'hier' en 'daar'
  • evaluatie sessies & rapportage kosten
  • (bank)transacties
  • kosten rondom inflatie en koersverlies
  • kantoorkosten
  • onkostenvergoedingen
• twijfel je over de hoogte van kosten, of heb je gewoon te weinig kennis en inzicht of kostenramingen reeël zijn, probeer deze dan altijd te laten checken door deskundigen, soortgelijke projectinitiatieven of andere objectieve contactpersonen: laat meerdere mensen meelezen.

De start

Is er eenmaal inzicht in de grootste projectkosten, dan kent de start van de financiering daarvan meestel geen grote hobbels. Aan financiering meestal geen gebrek; iedereen gaat graag mee in je enthousiaste plannen. Denk aan onder andere:

• directe familie
• kennissen
• vrienden
• vrienden van vrienden
• bedrijven
• vermogensfondsen
• crowdsourcing: haal via internet (crowdsourcing platforms) en social media geld op bij veel mensen, die allen een relatief kleine bijdrage doen

Het duurzame(re) vervolg

• Geld kan (nog steeds) komen van donateurs en plaatselijke bedrijven.
  • als dat de enige bron van structurele financiering blijft, dan maakt dat het project niet erg duurzaam c.q. toekomstbestendig.
• Geld kan komen via subsidies: Grote Nederlandse ontwikkelingsorganisaties hebben speciale "subsidieloketten" voor kleinschalige initiatieven en er zijn ook diverse kleinere fondsen.
• Geld kan komen vanuit de (lokale) overheid.
  • vaak in combinatie met eigen bijdragen en/of andere fondsen, subsidies, kerkgenootschappen of bedrijven.
• Geld kan komen van projectactiviteiten die inkomsten opleveren.
  • hou wel rekening met een lange aanlooptijd en extra investeringen, voordat activiteiten rendabel worden.
  • de scheidslijn tussen sociale en commerciële activiteiten is niet altijd even helder meer en soms zijn eerst extra kennis of (ondernemers)vaardigheden nodig; scheiding in aansturing van beide typen activiteiten lijkt wenselijk.
  • winst maken versus fondsen en subsidies aantrekken gaat niet altijd goed samen of vertroebelt belangen.
  • winst maken die volledig terugvloeit in het sociale project kan de financiële prikkel halen uit de mensen die primair verantwoordelijk zijn voor een goed renderend bedrijf.
  • voldoende toezicht is nodig op de commerciële activiteiten en de hoogte van afdracht aan het sociale project; toezicht en controle op afstand zonder goede counterparts is vaak lastig.
  • let op dat de nieuwe commerciële activiteiten (gefinancierd vanuit het buitenland) niet volledig ten koste gaan van kansen voor lokale ondernemers.
• Een groter deel van de financiën wordt door de projectdoelgroep zelf betaald.
  • bijvoorbeeld een verplichte bijdrage aan het schoolgeld of aan een watervoorziening.
  • vooral werkbaar waar het gaat om kleinere kostenposten.
  • organisatie en transparante administratie is noodzakelijk.
• De afbouw van financiële steun kan goed samengaan met een juist meer duurzame inzet als projectpartner, door bijvoorbeeld te focussen op kennisoverdracht, training of begeleiding, extra pr & publiciteit, inhoudelijke hulp op afstand, etc.

Wel of geen 'strijkstok'?

• Overhead- en organisatie kosten, directeurssalarissen, dure panden, fourwheeldrives en kostenverslindende wervingscampagnes: veel internationale hulporganisaties moeten telkens het beeld proberen te weerleggen dat het geld van hun donateurs niet goed terecht komt.
• "Iedere euro wordt direct besteed aan de mensen waar mijn project voor is": veel particulier iniatiefnemers gebruiken juist het ontbreken van die strijkstok in hun marketing.
• In de praktijk blijkt echter dat ook bij particuliere initiatiefnemers gemiddeld zo'n 15% van het budget niet primair kan worden besteed aan de doelgroep waarvoor het project is gestart c.q. aan kosten opgaat die gemaakt worden op een andere plaats dan de projectlocatie.
• Factoren als projectlocatie, projectthema, projectfinanciering, communicatiebeperkingen, budgetgrootte, reikwijdte van het project, grootte van de projectdoelgroep, eisen rondom verslaglegging en projectperiode en het inbouwen van begeleiding en kennisopbouw zijn allemaal van invloed op het percentage dat niet primair wordt besteed aan de projectdoelgroep.
• Redelijk gehanteerde organisatiekosten hebben vaak ook een positiever effect op projectkwaliteit en effectiviteit. Bijvoorbeeld het tegen een reeël bedrag op de loonlijst zetten van jezelf als initiatiefnemer en het tegen lokale salarissen belonen van je lokale medewerkers zorgt er waarschijnlijk voor dat zowel jij als zij niet alleen in kosten van levensonderhoud kunnen blijven voorzien, maar het ook langer leuk blijven vinden en volhouden.