Hoe schrijf je een sollicitatiebrief of mail waarmee je wordt uitgenodigd voor een gesprek?

Hoe schrijf je een sollicitatiebrief voor een stage of baan?

• Het hoofddoel van de brief is om te worden uitgenodigd voor een gesprek.
• De brief moet daarom niet te lang en liefst duidelijk zijn.
• Met je brief moet je de werkgever overtuigen en nieuwsgierig maken.
• Je brief is je visitekaartje en van deze gelegenheid kun je gebruik maken om jezelf te onderscheiden van anderen. In tegenstelling tot het CV kun je in de brief in gaan op de match die je ziet tussen de functie en organisatie, en jouw vaardigheden, ervaring en talenten.
• Niet iedereen schrijft de brief op dezelfde manier en er zijn veel verschillende opties mogelijk.

Welke schrijfstijl kun je gebruiken bij het schrijven van een sollicitatiebrief?

• Tegenwoordig komen er per vacature vaak veel brieven binnen. Het is voor de recruiters dan ook moeilijk om uit dit aantal een stuk of vijf brieven te selecteren. Het kan niet vaak genoeg benadrukt worden dat de brieven met spelfouten de eerste zullen zijn die afvallen! Daarnaast is het belangrijk dat je je schrijfstijl aanpast aan de organisatie waar je naartoe schrijft. Vermijd zowel vakjargon als verkleinwoordjes. ‘Baantjes’ en ‘werkstukjes’ klinken niet serieus, gebruik liever ‘diverse werkzaamheden’ of ‘scriptie’.

• Als je twijfelt over welke schrijfstijl je moet gebruiken, kan de advertentie uitkomst bieden. Als je reageert op een vrij droge advertentie voor een functie in de financiële sector, houd de brief dan zakelijk. Als er via een advertentie enthousiaste studenten worden gezocht voor in de horeca, kun je wat vrijer zijn in de schrijfstijl. Je wilt immers enthousiasme uitstralen. Bij de tweede advertentie hoef je niet te twijfelen als je ook een uitroepteken in je brief wilt gebruiken, terwijl je daar over het algemeen beter zo spaarzaam mogelijk mee kunt zijn. Deze voorbeelden zijn natuurlijk overdreven, maar ook meer genuanceerde verschillen in de advertenties kunnen je helpen je eigen schrijfstijl te bepalen. Gebruik vooral in de inleiding korte zinnen en wissel de zinslengte af.

• Wees zuinig met het woord ‘ik’, ook al is het gebruik hiervan niet verboden. Formuleer bondig en zakelijk (dus niet wollig en breedsprakig) en doe geen irrelevante mededelingen, maar wees ter zake. Het is niet nodig om een erg originele brief te schrijven, maar probeer wel specifieke woorden te gebruiken om jezelf en je passendheid bij de organisatie te omschrijven. Afhankelijk van de organisatie zal een te veel originaliteit niet altijd gewaardeerd worden en vaak genoeg zijn het kandidaten met een degelijke, maar misschien wat saaie brief, die worden aangenomen. Als je echter gaat solliciteren in de creatieve sector hoef je niet met een kurkdroge brief en cv aan te komen. Houd dus altijd in je achterhoofd wat de wens is van de werkgever en wat jij je toekomstige werkgever met je brief en cv wilt vertellen.

Welke indeling en opmaak kan je kiezen voor een sollicitatiebrief?

• Er zijn er geen duidelijke regels meer voor de opmaak van sollicitatiebrieven.
• Er zijn verschillende variaties in opmaak mogelijk. Belangrijk is dat een brief er netjes uitziet, dat hij getypt is, dat er geen onduidelijkheden of taalfouten in staan en dat er goed gemotiveerd wordt waarom er gesolliciteerd wordt naar deze functie en in dit bedrijf.
• Na de aanhef start je de brief met een korte inleiding waarin je vermeld naar welke functie je solliciteert en waarin je nieuwsgierigheid wekt voor de lezer om verder te lezen, bijvoorbeeld door kernachtig te verwoorden wat je denkt dat de organisatie zoekt en hoe jij past in dat profiel.
• De daarop volgende alinea of alinea's vormen de kern van de brief en omvat het grootste gedeelte van de brief. Hierin beschrijf je op welke manier je voldoet aan de functie-eisen en je motivatie voor het solliciteren naar juist deze functie bij juist deze organisatie.
• In de afsluitende alinea kun je nog met een pakkende korte samenvatting (1 zin) komen, en een passende afsluiting toe te voegen over het vervolgcontact of de nieuwsgierigheid die gewekt is.
• Op ieder stukje van de brief gaan, wordt afzonderlijk uitgebreid ingegaan in de JoHo Keuzekit Sollicitatiebrief schrijven

Opmaakregels

• Maak gebruik van een duidelijk lettertype (bijvoorbeeld Times Roman of Arial).
• Tussen de verschillende onderdelen van je brief, inleiding, midden en slot, hoort een regel wit.
• De brief is bij voorkeur niet langer dan één A-4, online is dat grofweg 400 tot 500 woorden

Uitgaande van het bovenstaande, kun je je sollicitatiebrief als volgt indelen:

1. Welke aanhef gebruik je bij een sollicitatiebrief?

De aanhef zet de toon van de brief. Wanneer je niet weet aan wie je de brief moet richten is het, zoals reeds eerder vermeld, aan te raden hier telefonisch naar te informeren. Achter de aanhef komt altijd een komma. Desondanks begint de eerste zin van de brief met een hoofdletter. Vermeld geen titels in de aanhef.

•     Geachte mr. Windt, (fout).

Het is ongewenst om in de aanhef afkortingen te gebruiken. De woorden "mevrouw" en "heer / meneer" in de aanhef worden voluit geschreven en krijgen een kleine letter. Hierna komt direct de achternaam van de betreffende persoon, de voorletters worden weggelaten:

•     Geachte mevrouw Jansen, (goed);

•     Geachte mevrouw J. Jansen, (fout).

Bij een naam met een voorzetsel, bijvoorbeeld Jan de Vries, krijgt het voorzetsel een hoofdletter wanneer er geen voornaam of voorletter aan voorafgaat. Dit wordt vaak vergeten, dus let hier goed op!:

• Geachte heer De Vries, (goed);

• Geachte heer de Vries, (fout).

Wanneer je er niet achter bent gekomen of de geadresseerde een man of een vrouw is, schrijf je:

• Geachte heer, mevrouw, (goed);

• Geachte heren, (fout: er zijn ook vrouwen die je brief lezen);

• Mijne heren (nog fouter).

Weet je wel het geslacht maar niet de naam, dan wordt het:

• Geachte heer, of Geachte mevrouw,

• De aanduiding "mejuffrouw" is niet meer in gebruik.

Schrijf je aan een groep personen, dan kan de aanhef zijn:

• Geacht bestuur, Geacht college, Geachte (sollicitatie)commissie, Geachte raad enzovoorts.

• Deze aanhef kan zonder problemen worden gebruikt voor een groep die uit mannen en vrouwen bestaat (dames en heren doet teveel aan toiletten denken). Er is geen bijzondere aanhef vereist voor een groep waarin slechts één man of één vrouw zit: 'Geachte dames en heer' is dus niet nodig. De Latijnse aanhef "L.S." (=Lectori Salutem, den lezer heil) wordt steeds meer als ouderwets ervaren. Het is eigenlijk te gemakkelijk om dit te gebruiken, het toont niet echt inzet of motivatie als je niet eens weet naar wie je je sollicitatiebrief moet schrijven. Het loont dus om vooraf te bellen!

2. Hoe maak je een inleiding voor een sollicitatiebrief?

De inleiding bevat eigenlijk niet meer informatie dan het feit dat je solliciteert, de functie waar je naar solliciteert en hoe je op de hoogte bent van de vacature.

 Een aantal voorbeelden:

• Via LinkedIn zag ik de vacature waarin u vraagt om een beleidsmedewerker. Deze functie spreekt mij bijzonder aan.

• Onder verwijzing naar ons telefoongesprek van 25 oktober jongstleden laat ik u weten graag in aanmerking te komen voor een functie binnen uw bedrijf. Mijn belangstelling gaat uit naar de afdeling debiteuren.

• Uw advertentie op OneWorld.nl is voor mij aanleiding om te solliciteren naar de functie van fondsenwerver.

Open sollicitaties worden geschreven in de indirecte structuur: eerst de motivatie, dan pas het specifieke doel van de brief. In de inleiding geef je aan dát je en waarom je op zoek bent naar een baan die past bij je.

• Binnenkort hoop ik af te studeren als onderwijskundige, daarom solliciteer ik hierbij naar een functie bij de afdeling Pedagogische Psychologie van uw stichting. Tijdens mijn studie heb ik bij deze afdeling een korte stage gelopen, waarbij mijn belangstelling voor het werk binnen uw stichting sterk is.

3 - Wat zet je in het middenstuk van een sollicitatiebrief?

• In het middenstuk (bestaande uit twee alinea's) behandel je twee dingen: je gaat in op de functie-eisen, laat je zien dat en hoe je aan deze eisen voldoet. Tevens beschrijf je je motivatie voor de baan en dat bedrijf. Een compleet overzicht van opleiding en ervaring staat natuurlijk al in het cv, dus dit hoef je niet een op een te herhalen. Het gaat er in het middenstuk vooral om dat je aan kunt tonen hoe je capaciteiten aansluiten op de aangeboden functie en waarom je de functie wilt vervullen.
   

Functie-eisen

• Hiertoe dien je in de eerste plaats de advertentie goed te analyseren. Probeer te ontdekken wat voor de functie het meest van belang is. Wees concreet; alleen vertellen dat je aan de functie voldoet, is niet voldoende. Toon aan hóe je eraan voldoet. Wanneer er wordt gevraagd naar 'aantoonbare belangstelling' kun je verwijzen naar bijvoorbeeld je afstudeerscriptie, een abonnement op een vaktijdschrift of een lidmaatschap van een vereniging. Bij ‘goed kunnen samenwerken’ kun je activiteiten in groepsverband of in het verenigingsleven vermelden. Ook als je niet aan alle eisen voldoet, kun je solliciteren, schrijf waarom je meent toch geschikt te zijn voor de functie (geef aan hoe je dit compenseert). Schrijf kort en duidelijk. Geef de lezer precies zoveel informatie dat hij / zij nieuwsgierig wordt en je uitnodigt voor een gesprek.

Voorbeelden:

•  Al sinds mijn veertiende ben ik actief bezig met computers. Ik ben begonnen met computerspellen. Later ben ik gaan programmeren en sleutelen aan de hardware (uitbreiding capaciteit et cetera). Tijdens mijn studie Bedrijfsinformatica hebben deze bezigheden zich nog geïntensiveerd. Ik denk dat ik dan ook ruimschoots de benodigde kennis en vaardigheden bezit die u vraagt.

• Tijdens mijn studie heb ik telefonische informatie verschaft over de werkwijze van de Dienst Studiefinanciering. Voor dat werk is een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid vereist, juist omdat het stelsel zo ingewikkeld is.

Maak in het middenstuk gebruik van een voorbeeld. Licht bijvoorbeeld één sprekend feit uit je cv uit en gebruik dat om je motivatie en geschiktheid te illustreren. Op deze manier ben je concreet en kan de lezer zich een duidelijker beeld vormen.

• Tijdens mijn stage werd ik geconfronteerd met een reorganisatie. De problemen die dit voor mijn onderzoek opleverde, regelde ik als volgt........Ik stel mij voor in deze functie bij soortgelijke problemen op dezelfde wijze te handelen.
   

Motivatie

• In de brief heb je daarnaast de ruimte om je motivatie en persoonlijkheid te omschrijven. Beschrijf de motivatie kort en bondig, als het kan in vijf regels. Laat je motivatie aan anderen lezen en kijk of zij er uit halen wat je bedoelt. In het middenstuk geef je, naast je geschiktheid, tevens aan wat je ertoe heeft gebracht om juist naar deze baan te solliciteren, en waarom juist bij dit bedrijf. Je schrijft jezelf als het ware naar de functie toe. Maak daarom de relatie duidelijk tussen jezelf en de door jou gewenste functie.

De motivatie kun je in plaats van in het middenstuk ook in het begin van de brief zetten. Dit kan dan een frisse en originele binnenkomer opleveren.

• Graag zou ik mijn capaciteiten willen inzetten en uitbreiden binnen een interessante functie. Het vooruitzicht bij te dragen aan de ontwikkeling van uw product spreekt mij bijzonder aan. Al van jongs aan af heb ik veel interesse voor....

• Ik studeer verder in de richting psychologie. De werkzaamheden binnen uw organisatie vormen een goede aanvulling op de theoretische kennis die ik hoop te verwerven. Daarom solliciteer ik graag naar de door u aangeboden functie op indeed.nl
   

In het middenstuk kun je eventueel ook je visie op het werk geven.

• Tijdens mijn studie is vooral de nadruk gelegd op de regels, het in de vingers krijgen van het systeem van de wet. Ik ben er van overtuigd dat in de praktijk regels een minder prominente plaats innemen. Een goede advocaat weet partijen tot een compromis te brengen. Hierbij fungeren de regels op de achtergrond als het ware als onderhandelingsfiches.

• Bij open sollicitaties geef je in het middenstuk zo concreet mogelijk aan naar welke functie en afdeling je belangstelling en voorkeur uitgaat en waarom juist bij dit bedrijf. Je kunt je motivatie baseren op datgene wat je van het bedrijf weet via (sociale) media, de website van de organisatie, jaarverslagen enz. Omdat het bij deze manier van solliciteren onduidelijk is wat de functie-eisen zijn, moet je in het middenstuk opleiding, achtergrond, werkervaring en interesses koppelen aan de kennis die je over het bedrijf hebt.

4. Wat zet je in aan het einde van een sollicitatiebrief?

• De slotzin is meestal een standaardzin, aangepast aan de organisatie waar je naar schrijft. Deze slotzin komt vóór de afsluiting, en geldt als afsluiting van de brief. In de slotzin kan je bijvoorbeeld naar het bijgevoegde cv verwijzen of aangeven dat je bereid bent in een persoonlijk gesprek verdere toelichting op de brief te geven. Schrijf een actieve zin en gebruik geen passieve woorden. Verder kun je hier vermelden waar je (telefonisch) te bereiken bent en, indien van toepassing, wanneer je op vakantie bent. Wanneer je denkt dat je brief als zodanig "af" is, kun je eventueel zonder slotzin afsluiten met alleen "Hoogachtend".

Enkele veelgebruikte slotzinnen zijn:

• Graag licht ik mijn motivatie voor deze functie nader toe in een gesprek.

• Graag zou ik de gelegenheid krijgen mijn sollicitatie nader met u te bespreken. Ik hoor graag van u.

• Voor een compleet overzicht van mijn werkervaring verwijs ik u naar mijn LinkedIn profiel.

• Ik hoop u hiermee mijn interesse en geschiktheid voor de functie kenbaar te hebben gemaakt en hoor graag van u indien die interesse wederzijds is.

Bij de open sollicitatie vermeld je in de slotzin nog eens het doel:

• Wanneer er binnen uw bedrijf op dit ogenblik of op korte termijn een functie open staat die in de lijn van mijn opleiding en interesses ligt, dan kom ik hier graag voor in aanmerking. Voor meer gegevens over mijn opleiding, ervaring en interesses verwijs ik u naar bijgevoegd curriculum vitae.

Aandachtspunt: In sommige gevallen is het gewenst de titulatuur en een eventueel bijbehorende slotzin te gebruiken. Raadpleeg hiervoor het woordenboek. Wanneer je je brief bijvoorbeeld moet richten aan Zijne Majesteit de Koning (ingeval van een functie waarbij benoeming plaats vindt door de Kroon) geldt naast een standaard / formele aanspreektitel een vaste, formele afsluiting.

5. Hoe sluit je af bij een sollicitatiebrief?

• De afsluiting schrijf je in dezelfde stijl  als de aanhef. Een brief die begint met ‘Geachte’ kan niet eindigen met ‘Tot ziens’. De meest gebruikte afsluiting is 'Met vriendelijke groet'. Wanneer je voor een formelere organisatie of functie solliciteert, dan is het ook een veilige optie om af te sluiten met 'Hoogachtend'. Als je een beetje op de hoogte bent van de bedrijfscultuur (gebruik de bekende informatiekanalen), dan kunt je zelf inschatten of je Hoogachtend of Met vriendelijke groet(en) passend is. Je kunt - ook bij een digitale brief - overwegen om het persoonlijk te maken door een (digitale) handtekening onder de brief te zetten.

    Met vriendelijke groet,
    (handtekening)
    J. Jansen

De afsluiting kan ook samenvallen met de slotzin, bijvoorbeeld:

    In afwachting van uw reactie teken ik, hoogachtend,
    (handtekening)
    J. Jansen

Hoe ziet een netwerkbrief eruit?

1. Inleiding: Hoe ben je aan de naam van het contact gekomen?

2. Middenstuk: Je bent je aan het oriënteren op de arbeidsmarkt. Geef eventueel je opleiding en ervaring zeer beknopt weer. Verwijs naar het bijgesloten cv. Maak duidelijk dat het om informatie gaat en niet om een baan.

3. Slotzin: Toon initiatief, je belt over..........dagen.

Wel of niet een originele sollicitatiebrief sturen?

• Het is best een uitdaging om een originele brief te schrijven. Het belangrijkste is dat de brief netjes en duidelijk is, geen spelfouten bevat en dat er een duidelijke motivatie in is opgenomen. De selecteurs hebben vaak heel verschillende persoonlijkheden. Voor iedereen is de keuze subjectief. Je kunt je brief erg grappig vinden, terwijl de selecteur je brief overdreven vindt. Je wordt afgewezen omdat ze je bijvoorbeeld te arrogant of te vrijmoedig vinden.
•  Als je op de hoogte bent van de bedrijfscultuur, dan kun je het wel proberen. Je kunt dan inschatten wat je kunt opschrijven en wat niet. Vergeet echter niet dat maar weinig mensen een goede, originele brief kunnen schrijven en dat er over het algemeen meer mensen aangenomen worden met een saaie, maar degelijke standaardbrief die duidelijk aansluit op de functie-eisen.