Wat zijn de adviezen uit het P&O veld voor schrijven van een sollicitatiebrief?

Algemene tips voor de sollicitatiebrief

• Voor degenen onder ons die graag werken met ezelsbruggetjes: gebruik de AIDA-formule. AIDA staat voor Attention, Interest, Desire en Action en dit is precies wat je wilt bereiken wanneer je een sollicitatiebrief stuurt. De lezer moet geattendeerd worden op je capaciteiten en moet geïnteresseerd raken in jou als kandidaat voor de vacature. Je wilt dat de lezer na het lezen van de brief graag kennis zou willen maken met degene achter de brief en, als allerbelangrijkste, je wilt dat de lezer actie onderneemt en je uitnodigt voor een gesprek. Houd deze doelen tijdens het schrijven van de brief in je achterhoofd en blijf je inleven in de gedachten van de lezer. Waar zou je zelf op letten als je tientallen brieven zou moeten lezen en dan een selectie zou moeten maken?
• Het is bij elke sollicitatiebrief van groot belang dat je jezelf goed informeert. Houd de advertentie, en eventueel je eigen aantekeningen van het informatieve telefoongesprek, bij de hand als je je brief schrijft. Zoek genoeg informatie op over het bedrijf waar je wilt werken. Je laat zo zien dat je werkelijk in het bedrijf geïnteresseerd bent.
• Probeer algemeenheden zoals 'affiniteit met de uitgeversbranche' te vervangen door specifieke informatie. Waarom wil je juist bij dit bedrijf aan de slag? En waarom ben jij zo geschikt voor deze specifieke vacature? Verval, ook als het gaat over persoonlijke kwaliteiten, niet in algemeenheden. Gebruik dus geen woorden als 'flexibel'. Geef concrete voorbeelden die aantonen over welke kwaliteiten je beschikt.
• Zorg ervoor dat je brief zo snel mogelijk bij de werkgever ligt. Er zijn waarschijnlijk nog veel meer gegadigden en het is bekend dat de eerste brieven beter en aandachtiger gelezen worden dan bijvoorbeeld de veertigste. Let erop dat de werkgever de brief in ieder geval op tijd ontvangt.
• Richt je brief aan iemand persoonlijk. Indien je geen naam hebt, dan moet je het bedrijf bellen. De aanhef "Geachte mevrouw, mijnheer," is veel te onpersoonlijk. Bellen kan hoe dan ook nooit kwaad!
• Stuur geen originele exemplaren van diploma's, cijferlijsten en getuigschriften op. Als er in de advertentie niet uitdrukkelijk om wordt gevraagd, sluit je bij de sollicitatiebrief ook geen kopieën van diploma's en dergelijke bij.
• Het kan geen kwaad om een geschreven brief, voordat je hem verstuurt, even een paar dagen te laten liggen en hem dan opnieuw door te lezen. Je zult zien dat je dan met andere ogen naar de brief kunt kijken en dat er altijd een paar dingen zijn die je graag wilt veranderen.

Tips voor de opmaak van de brief

• De opmaak van de brief is uiteraard erg belangrijk. Dit is het eerste wat je toekomstige werkgever van je ziet. Een slordige brief zou kunnen wijzen op een slordige persoonlijkheid en dit zal je kansen niet vergroten. Het mag duidelijk zijn dat alle vormen van spel- en typefouten of vreemde zinsconstructies uit den boze zijn.
• Maak gebruik van een duidelijk lettertype (bijvoorbeeld Times New Roman of Arial).
• Tussen de verschillende onderdelen van je brief (inleiding, midden en slot) hoort een regel wit.
• Zorg dat het geheel er verzorgd uitziet. Bijvoorbeeld: brief en CV in hetzelfde lettertype, geen doorhalingen enz.
• Wanneer je de brief print: liever niet uitlijnen.
• De brief is niet langer dan één à anderhalf A-4.
• Sluit altijd een curriculum vitae bij. In de brief kun je voor de details, die je kennis en ervaring concretiseren en ondersteunen, naar je CV verwijzen.
• Wanneer de brief niet op één vel past, zorg er dan voor dat op het vervolgvel minstens een hele alinea staat (en niet een enkele regel), gevolgd door de afsluiting.
• Print altijd enkelzijdig.
• Je kunt het beste wit ongelinieerd papier van een goede kwaliteit gebruiken.
• Zorg voor een ruime kantlijn: +/- 4 cm aan de linkerkant en +/- 3 cm aan de rechterkant, zodat de ontvanger er een perforatie in, en aantekeningen op kan maken.
• Tegenwoordig worden bijna alle brieven en CV's via e-mail verstuurd, zorg er in dit geval voor dat de brief en het CV ook op het beeldscherm makkelijk leesbaar zijn.
• Onder je handtekening schrijf of typ je nog eens je naam voluit.
• Bijlagen vermeld je links onderaan de brief.

Tips voor de schrijfstijl

• Gebruik actieve werkwoorden, vermijd de lijdende vorm en de onvoltooid verleden tijd. Schrijf zoveel mogelijk in de tegenwoordige tijd:

Door de psychologische test wordt uitsluitsel gegeven. (fout);

De psychologische test geeft uitsluitsel. (goed);

Tijdens mijn studie deed ik veel aan sport. (fout);

Tijdens mijn studie heb ik veel gesport. (goed).

• Wees concreet en verval niet in vaagheden:

Ik beschik over goede contactuele vaardigheden en kan goed samenwerken (fout);

Mijn scriptie is gebaseerd op gesprekken die ik voerde met deskundigen op mijn vakgebied (goed);

Het symposium dat ik op ... organiseerde was een groot succes mede dankzij de goede samenwerking met de andere betrokkenen (goed).

• Formuleer positief. Wat zou je als werkgever meer aanspreken?

Hoewel ik niet voldoende kennis van het arbeidsrecht heb, acht ik mijzelf verder voldoende gekwalificeerd voor de door u aangeboden functie (fout);

Ik acht mijzelf gekwalificeerd voor de door u aangeboden functie en ben bereid mij zo nodig in een aantal rechtsgebieden nader te verdiepen (goed).

• Vermijd dus negatieve woorden zoals "niet", "pas", "net te laat", "genoodzaakt", "helaas", "jammer", enz. wanneer er positievere alternatieven mogelijk zijn. Benadruk wat je wèl kunt of wilt doen.
• Pas op voor stijlbreuk:

Gaarne doe ik je bij dezen mijn supergeslaagde publicatie toekomen (fout).

• Gebruik niet teveel dezelfde woorden en zeker niet in één zin: zoek een synoniem of geef een omschrijving. Bijvoorbeeld:

Als kapster knipte ik dames, heren en kinderen. Een kapster moet flexibel zijn (fout);

Als kapster knipte ik dames, heren en kinderen. In dit beroep moet je flexibel zijn (goed).

• Gebruik geen afkortingen. De afkortingen drs., mr. en t.a.v. (om de brief aan iemand te richten, niet in de brief zelf) mogen wel gebruikt worden.

Tips voor een sollicitatieformulier

• Houd je antwoorden zo kort en zakelijk mogelijk.
• Vul alle vragen in, tenzij je ze echt niet wilt of kunt beantwoorden.
• Zorg ervoor dat je alle relevante opleidingen en ervaring hebt vermeld. Evenals bij een CV kun je ook hier niet relevante ervaring weglaten of samenvoegen. Als je bijvoorbeeld al de nodige werkervaring hebt, dan kun je een aantal vakantiebaantjes samenvatten onder het kopje "diverse werkzaamheden", eventueel aangevuld met een aantal voorbeelden.
• In het sollicitatieformulier vraagt men vaak al direct om referenties. Je hoeft deze vraag niet verplicht in te vullen. Wanneer je besluit dat wel te doen, vraag dan wel om toestemming van je referenten.
• Heb je meer ruimte nodig, sluit dan een bijlage bij en vermeld dit op het formulier.
• Vergeet niet het formulier te dateren en je handtekening eronder te zetten.
• Kijk, alvorens je het geheel terugstuurt, het formulier nog eens goed na.
• Maak een kopie van het ingevulde formulier voor jezelf.
• Zorg voor voldoende frankering op de envelop.