Hoe stel je een goede briefing en debriefing op voor je onderzoeksrapportage?

Het resultaat van veel werkzaamheden wordt pas voor anderen toegankelijk door de rapportage ervan. Het schrijven van rapporten verdient daarom dus aandacht. ‘Rapporteren’ is het doen van verslag van uitgevoerd onderzoek.

Rapporten zijn er in verschillende soorten. Een mogelijke verdeling van deze rapporten is die in lange en korte rapporten. Daarbij ligt de grens op een omvang van vijf inhoudelijke pagina’s. Tijdens een studie op hogeschool of universiteit worden er vooral lange rapporten geschreven en daarna vaak juist korte, want tijdens de opleiding moet getoond worden waar de resultaten op gebaseerd zijn en na de opleiding wordt er vaak op vertrouwd, dat het met de aanpak en onderbouwing wel goed zit.

Een rapportageproces begint met een briefingproces, van waaruit men komt tot het vaststellen van een hoofdvraag. Van daaruit kan men enerzijds beginnen met de planning en de uitvoering van het onderzoek en anderzijds de planning en tussentijdse bijstelling van de rapportstructuur. Vanuit deze twee kanten komt men uiteindelijk tot het formuleren van een rapporttekst, het vormgeven van het rapport en aanbieden en/of presenteren van het rapport. Bij een scherp geformuleerde hoofdvraag kan al voor de uitvoering van het onderzoek een goede tekststructuur worden ontworpen voor het rapport.

Rapportage van onderzoek is niet altijd eenvoudig, omdat niet altijd duidelijk is, wat de opdrachtgever precies wil en omdat de opdrachtgever vaak geen duidelijk geformuleerde opdracht geeft. Daarom is een goede briefing (opdrachtomschrijving) en debriefing (terugkoppeling op de opdrachtomschrijving) nodig.

Het briefingproces

De noodzaak van een uitgebreide briefing is altijd relatief en dus afhankelijk van de soort onderzoek en de opdrachtgever. Er zijn verschillende soorten onderzoek:

• Gebonden onderzoek, waarbij de onderzoeker/rapportschrijver werkt in opdracht van een organisatie.

• Vrij onderzoek, waarbij de onderzoeker/rapportschrijver zelf het onderzoeksonderwerp kiest.

Het onderwerp van een onderzoek moet goed en helder afgebakend worden. Ook moet het doel van het onderzoek en de rapportage duidelijk zijn. Verder moet ook duidelijk zijn, wie de lezer van een onderzoeksrapportage is. Hiervoor is dus een goede briefing nodig: een instructie van de opdrachtgever aan de uitvoerder. Het briefingproces bestaat uit twee delen:

• De briefing, of de vraag om iets te onderzoeken;

• De debriefing, ofwel de terugkoppeling van de onderzoeker, dat hij alles goed begrepen heeft.

De debriefing is noodzakelijk;

• Voor de opdrachtgever om na te gaan, of duidelijk is overgekomen, wat hij voor ogen had;

• Voor de onderzoeker, om te controleren, of hij alles goed heeft begrepen en geconcretiseerd.

Briefing-checklist

In briefings in de reclame- en marketingwereld worden de achtergronden, het doel en de stijl van een reclamecampagne beschreven, zowel direct als indirect. De opdrachtgever en de uitvoerder hebben beiden veel aan een checklist voor een briefing. Zo kan de opdrachtgever aan de hand van de checklist goed nagaan, of alle belangrijke punten vermeld zijn en kan de uitvoerder nagaan, of alle noodzakelijke informatie beschikbaar is.

In een checklist voor een briefing staan bijvoorbeeld de vragen

• Voor welke organisatie een opdracht moet worden uitgevoerd (een extern onderzoeker zal zich bijvoorbeeld moeten verdiepen in de organisatie, de organisatiecultuur, de voorgeschiedenis en het publiek van de onderzoeksresultaten);

• Welke voorgeschiedenis een onderzoek heeft (wat er al onderzocht is en welke gegevens er dus al bekend zijn);

• Wat de opdrachtgever precies wil;

• Wat de hoofdvraag (of centrale vraag of probleemstelling) van het onderzoek is en wat de deelvragen;

• Wat (zo concreet mogelijk) het doel van het onderzoek is;

• Wat voor soort onderzoek er gedaan moet worden (deskresearch naar bekende informatie in bestaande bronnen of fieldresearch. Hierbij wordt nieuwe informatie verzameld in een kwantitatief onderzoek, waarbij veel data worden verzameld met bijvoorbeeld een enquête, om generaliserende uitspraken te kunnen doen of in een kwalitatief onderzoek, waarbij de onderzoeker meer wil weten over meningen of beweegredenen van respondenten);

• Wat de planning is;

• Welke middelen er beschikbaar zijn;

• Wie de lezers van de rapportage zijn;

• Welke informatie de lezers nodig hebben;

• Hoe de lezers tegenover de uitkomsten van het rapport staan.

Briefing bij gebonden onderzoek en bij vrij onderzoek

Er bestaan verschillen in de rol van de uitvoerder en opdrachtgever bij gebonden en vrij onderzoek. Bij gebonden onderzoek:

• Verstrekt de opdrachtgever de opdracht aan de uitvoerder;

• Vraagt de uitvoerder om precisering van de opdracht;

• Doet de uitvoerder eventueel voorstellen voor het bijstellen van de onderzoeksvraag;

• En accordeert de opdrachtgever het plan van aanpak.

Bij het uitvoeren van vrij onderzoek:

• Stelt de uitvoerder zelf de opdrachtomschrijving op;

• Legt de uitvoerder de opdrachtomschrijving ter goedkeuring voor aan een begeleider;

• Vraagt de begeleider om precisering;

• Eist de begeleider eventueel bijstelling van de onderzoeksvraag;

• En accordeert de begeleider het plan van aanpak.

Aanpak en planning van het onderzoek

Een plan van aanpak is handig bij het uitvoeren van onderzoek. Daarbij kan het handig zijn om een mindmap te maken: een kaart van de gedachten. Op die manier worden alle aspecten van het onderzoek in kaart gebracht, waarna het onderzoek verder kan worden gestructureerd met een plan van aanpak of een ‘product breakdown structure’ of een ‘work breakdown structure’. Deze middelen voor het bewaken van de voortgang in het onderzoek moeten regelmatig erbij worden gepakt om die voortgang ook daadwerkelijk te checken.

• In een plan van aanpak moeten concreet worden besproken:

• De hoofdvraag van het onderzoek (met concreet geformuleerde probleemstelling, deelvragen en een duidelijke doelstelling);

• De onderzoeksopzet of stapsgewijze opzet van de onderzoeksaanpak (bijvoorbeeld deskresearch, fieldresearch of analyse);

• De middelen (tijd, geld, menskracht, technische hulpmiddelen met een lijst van mogelijke informatiebronnen);

• De voorlopige rapportindeling.

• Een lijst van producten die allemaal moeten worden gemaakt;

• De planning en taakverdeling, zo concreet mogelijk en van achteren naar voren.

In een product breakdown structure (PBS) wordt aan het einde begonnen; het product wordt in gedachten genomen en tot op het kleinste schroefje uit elkaar gehaald. Daarna worden de onderdelen die bij elkaar horen bij elkaar gelegd (de strcuture). Voor een onderzoek en een rapport is de PBS als volgt:

Eerst moet gekeken worden, wat de onderdelen van het eindrapport zijn, dus een inleiding, inhoudsopgave, hoofdstukken met data, conclusie, aanbevelingen, enzovoort. Vervolgens moet worden nagegaan, welke tussen- en deelproducten bij alle onderdelen nodig zijn, om deze inhoud te geven. Deze PBS bestaat uit concrete producten, waarbij vervolgens in een work breakdown structure moet worden beschreven, welk werk er gedaan moet worden, om het product tot stand te laten komen. In een work breakdown strcuture (WBS) wordt bij ieder deel- en tussenproduct beschreven, wat voor werk er gedaan moet worden.

Vervolgens moeten alle stappen in een planning gezet worden, die ook duidelijk moet zijn. Een strokenplanning is bijvoorbeeld een goed middel. Hierbij worden op de horizontale as de tijd gezet en op de verticale as de taken. Zo’n strokenplanning kan gemaakt worden in Word, Excel of MS Projects en zorgt, dat de planning en de voortgang in één oogopslag te zien zijn.

Veelgemaakte fouten

Veel gemaakte fouten bij onderzoek:

• Er wordt een onduidelijke onderzoeksvraag geformuleerd door de opdrachtgever.De onderzoeker kan dit voorkomen, door in de briefingsfase goed door te vragen, wat de opdrachtgever precies wil en met concretere voorstellen te komen.

• Er wordt door de opdrachtgever geredeneerd vanuit discutabele aannames en veronderstelling. De onderzoeker dient de opdrachtgever hier op te wijzen en voorstellen te doen over onderzoek dat eerst gedaan moet worden.

• Er wordt onvoldoende teruggekoppeld door de onderzoeker. De onderzoeker moet als oplossing regelmatig het onderzoeksplan bekijken en regelmatig tussentijds rapporteren aan de opdrachtgever.

• De opdracht voor de onderzoeker is eigenlijk onuitvoerbaar. Door een concrete invulling van de onderzoeksopzet, middelen en planning wordt de onuitvoerbaarheid zichtbaar gemaakt en dit kan aan de opdrachtgever of begeleider worden getoond.

• De planning is niet concreet of duidelijk genoeg. Dit kan worden opgelost door terug te gaan naar de mindmap, het plan van aanpak of de product en work breakdown, waarbij deadlines opnieuw vastgesteld moeten worden, er concrete handelingen en resultaten moeten worden beschreven en er een eindverantwoordelijke moet worden aangewezen.

• De onderzoeker werkt niet volgens planning. Om dit te voorkomen, moet de planning er regelmatig bij worden gepakt.