• Hierna volgen een aantal werkzaamheden, kennis en vaardigheden van een personeelsfunctionaris. Deze beschrijving heeft in het algemeen betrekking op de functie-eisen die gesteld worden aan een beginnende personeelsfunctionaris (op minimaal hbo-niveau).

Wat zijn de werkzaamheden bij personeelsplanning?

• Werkzaamheden: onder andere het in overleg vaststellen van de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte aan personeel. Het verzamelen en in overzicht brengen van plangegevens. Het opstellen van functiebeschrijvingen. Het structureren van taken en functies tot een organisatiestructuur. Het adviseren van de lijn bij organisatieveranderingen. Een bijdrage leveren aan het ontwikkelen van het sociaal beleid.

Kennis en vaardigheden

• Onder andere hanteren van planningsmethoden en -technieken (onder andere kengetallen). Kennis en inzicht in veranderingsprocessen met betrekking tot organisaties. Het op basis van een vakmatig onderbouwde mening kunnen onderhandelen met het management.

Geschiedenis

• Vroeger hield de afdeling PZ zich voornamelijk bezig met de uitvoering van het personeelsbeleid. Het personeelsbeleid was ondergeschikt aan andere beleidsterreinen en stond volledig ten dienste van de leiding. PZ stond min of meer los van de rest van de organisatie en haar omgeving. In de jaren zeventig kwam hierin langzaam verandering, de relatie tussen de organisatie en de samenleving werd erg belangrijk. Door de crisis en de daarmee gepaard gaande reorganisaties kwam deze benadering onder druk te staan. De beginjaren tachtig worden, wat betreft de personeelsfunctie, dan ook gekenmerkt door de zogenaamde verzakelijking. Maar eind jaren tachtig wordt het accent wederom verschoven. Om de concurrentiestrijd te kunnen winnen, proberen organisaties zich te onderscheiden door de kwaliteiten van de mensen in de organisatie optimaal te benutten. In de jaren negentig zie je dat deze trend zich duidelijk heeft voortgezet. Het management van organisaties is zich bewuster geworden van het feit dat de kwaliteit van het personeel bepalend is voor het succes van de gehele organisatie (human resource management). Dit heeft zijn weerslag gevonden op de functie van PZ. Het personeelswerk kon niet langer min of meer los van de organisatie opereren, ze moest meer oog krijgen voor de problemen van het management. De personeelsfunctionaris is vanaf dat moment niet langer alleen maar de behartiger van de belangen van de werknemer en uitvoerder van het beleid, maar denkt mee, is medeverantwoordelijk en is met name ook gesprekspartner van de directie geworden. Personeelswerk is dan ook inmiddels een verouderde term, men spreekt tegenwoordig liever van personeelsmanagement. Tevens is de term Personeelzaken vervangen door Personeel en Organisatie (P&O). Dit is dus meer dan alleen een naamsverandering.

Uit de praktijk

• "Tijdens mijn stages op verschillende personeelsafdelingen viel het mij op dat de PZ-functionaris veel met beleidszaken bezig is. De uitvoerende taken verschuiven steeds meer naar de lijn. PZ houdt zich in veel organisaties bezig met het ontwikkelen van beleid en het verrichten van onderzoek om de menselijke bronnen in de organisatie optimaal te benutten. Er worden bijvoorbeeld organisatorische problemen gesignaleerd en de PZ-functionaris wordt dan gevraagd om voor de volgende vergadering even de voor- en nadelen op een rij te zetten van het eventueel samenvoegen van twee afdelingen, het sociaal jaarverslag te schrijven, het ziekteverzuimbeleid uit te werken, etc. etc."

Wat zijn de werkzaamheden bij personeelsvoorziening?

• Werkzaamheden: onder andere zorg dragen voor de werving en selectieactiviteiten; dus zorgen voor de juiste persoon op de juiste plaats.

Kennis en vaardigheden

• Kennis van de arbeidsmarkt, de media en het onderwijs, kennis en inzicht in wervings- en selectietechnieken, de rechtspositionele aspecten van een aanstelling. Vaardigheden in gespreksvoering (het sollicitatiegesprek, het ontslaggesprek etc.). Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (onder andere opstellen van advertentieteksten).

Uit de praktijk

• “Tijdens mijn stage heb ik een aantal sollicitatiegesprekken bijgewoond. Het was de directe chef die de kandidaat op vaktechnische aspecten beoordeelde. PZ besprak de doorgroeimogelijkheden, de arbeidsvoorwaarden etc. Als PZ'er heb je heel veel met regelingen en wetgeving te maken. Dit kost (helaas) erg veel inwerktijd."

Wat zijn de werkzaamheden bij persooneelsbegeleiding en beheer?

• Werkzaamheden: onder andere voorbereiden en uitvoeren van arbeidsvoorwaarden, pensioenregelingen en sociale verzekeringswetten. Het begeleiden en voorlichten van leidinggevende in personeelsbeoordeling. Het vaststellen van opleidingsbehoeften. Het adviseren van leidinggevende en individuele medewerkers bij loopbaanplanning. Hanteren van afstemmingsproblemen tussen individu en organisatie. Betrokkenheid bij activiteiten op het gebied van arbeidsomstandigheden, medezeggenschap.

Kennis en vaardigheden

• Onder andere kennis en toepassing arbeidswetgeving. Kennis van en inzicht in de toepassing van beoordelingssystemen. Kennis met betrekking tot opleidingen en beoordelen van behoeften. Conflicthantering, onderhandelingstechnieken, motivatiegesprekken voeren, individuele counselinggesprekken voeren etc.

Uit de praktijk

• "Als PZ'er werk je veel met mensen, je probeert het personeel te motiveren en het ze in de organisatie naar de zin te maken. Wel zit je als PZ'er vaak in een lastige positie. Aan de ene kant ben je er voor het personeel, je wil het vertrouwen winnen. Je behoort echter ook tot het managementteam. En bij bijvoorbeeld ontslagprocedures ben jij als PZ'er vaak degene die de confrontatie aan moet gaan. Je schippert als het ware vaak tussen de medewerkers, de chef en het management. Je moet je dus heel goed kunnen aanpassen en met uiteenlopende mensen op verschillende niveaus kunnen communiceren. Je moet je goed in mensen kunnen inleven, maar je moet soms aan de andere kant ook heel zakelijk handelen, in het belang van de organisatie."

Waar moet je aan denken als je solliciteert naar een personeelsfunctie (P&O)?

• Bij het voorbereiden van een sollicitatie en tijdens het gesprek zelf is het heel belangrijk om te achterhalen wat de plaats en de rol van P&O (PZ) is in de organisatie. Dit blijkt bijvoorbeeld al uit de plaats waar de afdeling gehuisvest is. Probeer de 'sfeer te proeven' en daarop in te spelen.
• Probeer tijdens een gesprek ook affiniteit met het product/dienst van de organisatie te tonen. PZ vervult vaak een belangrijke rol in de uitstraling van het product/dienst, zowel naar buiten toe, als naar het eigen personeel.

Hoe kom je aan een stageplaats op een afdeling personeelzalen  P&O)?

• Veel stageplaatsen worden gevonden door via via contacten te leggen. Dat is nog altijd de meest effectieve methode om bij een organisatie binnen te komen.Een andere methode is het schrijven van een stageverzoek. Schrijf niet zomaar een algemene brief, maar probeer in te spelen op de behoeften. Kom bij voorkeur met een concreet voorstel/opdracht voor de dag, waarbij je bijvoorbeeld inspeelt op actuele ontwikkelingen in het werkveld.

Voorbeeldvragen

• Vraag: In de vakbladen en websites op het gebied van personeel en organisatie is al geruime tijd een discussie gaande over de vraag: wat is nu eigenlijk het nut, de waarde van een afdeling PZ? Hoe denk jij daar zelf over? Probeer hier je standpunt in te bepalen.
• Vraag: at is je visie op de (actuele) ontwikkelingen op het terrein van personeel en organisatie? Wat heeft dit voor een consequenties voor de rol van PZ?
• Zie hieronder meer vragen

Waar moet je aan denken als je solliciteert binnen het uitzendwezen?

• In het algemeen vinden er in de uitzendbranche vrij uitgebreide sollicitatieprocedures plaats.
• Na de eerste selectie vinden vaak uitgebreide selectierondes plaats bij psychologische adviesbureaus.
• De werving gebeurt vaak via advertenties (online en print) of door middel van de vacatureborden in het uitzendbureau zelf.
• De grote bureaus hebben de laatste jaren regelmatig landelijke wervingscampagnes opgezet. Daarin werden kandidaten verzocht telefonisch te reageren of een uitgebreid sollicitatieformulier in te vullen.
• Maar open solliciteren blijkt altijd nog een effectieve methode. Wanneer je interesse hebt in een functie als consulent, kan je een brief naar de afdeling personeelszaken van het betreffende uitzendbureau mailen of bellen naar het hoofdkantoor van het betreffende bedrijf.

Sollicitatietip van een intercedent

• "Je kunt als je interesse hebt om bij een uitzendbureau te werken natuurlijk ook de stoute schoenen aantrekken en een uitzendbureau bij jou in de buurt binnen stappen. Realiseer je wel goed dat elk contact met het uitzendbureau vaak al de eerste vorm van selectie is. Zorg ervoor dat je (in elke fase van de selectie) kunt vertellen waarom je juist bij dat uitzendbureau wil werken. Je moet je klantgerichtheid kunnen aantonen en bewijzen dat je klanten binnen kunt halen. Tenslotte is het in elke fase van de selectie heel belangrijk om je commerciële ervaring/affiniteit te benadrukken."

Sollicitatie-ervaringen

• "Naar aanleiding van mijn sollicitatieformulier werd ik uitgenodigd voor een testdag die werd verzorgd door een psychologisch adviesbureau. Ik moest onder andere, met een camera voor me neus, een speech van vijf minuten houden, waarin ik mezelf presenteerde. Hierna volgde een intensief gesprek met een psycholoog naar aanleiding van mijn sollicitatieformulier. Verder werden er op deze dag capaciteitentesten afgenomen. Het ging met name om rekenvaardigheid en administratieve capaciteiten. De uitslag van de test was voor mij positief en ik werd uitgenodigd voor een gesprek met de vestigingsmanager en iemand van personeelszaken. Dit gesprek had meer de vorm van een 'gewoon' sollicitatiegesprek. Ze vroegen me onder andere waarom ik juist bij dat uitzendbureau wilde gaan werken etc. Hierna werd ik opnieuw uitgenodigd voor een uitgebreide testdag. Ditmaal kwamen onder andere de persoonlijkheidsvragenlijst, de intelligentietest en de commerciële inzichttest aan de orde. Verder moest ik een klachtengesprek voeren. Als je solliciteert voor een functie als consulent B of C worden ook je verkoopgesprekstechnieken getest.
• In het algemeen kun je op zo'n testdag vrij concrete opdrachten verwachten. Bij mijn sollicitatie was er bijvoorbeeld een opdracht waarin je een aantal zaken over jezelf op papier moest zetten; 'hoe zie je je eigen toekomst', 'hoe zie je jezelf binnen dit uitzendbureau functioneren' etc. Je moest de bekende 'postbakoefening' doen. Hierin wordt de situatie nagebootst dat je een hele stapel post binnen een bepaalde tijd krijgt te verwerken. De tijd is te beperkt om alles grondig door te nemen. Hoe ga je daar mee om? Waar leg je de prioriteiten? Wat draag je over?... Er was ook een opdracht om zakelijke brieven te schrijven.
• Tip: Een goede voorbereiding (opbouw van brieven, standaardeisen etc.) kan je al een heel eind op weg helpen. Bij twee bureaus werd mijn commerciële inzicht getest aan de hand van een aantal meerkeuzevragen. Bijvoorbeeld: 'Hoe zou je reageren als je weet dat het product dat je verkoopt over twee weken goedkoper wordt? Ga je direct alle klanten bellen. Probeer je zoveel mogelijk te verkopen. Ga je alleen de belangrijkste klanten bellen. Of doe je helemaal niets met dit bericht?' Een andere vraag luidde: 'Hoe kun je er voor zorgen dat het product dat je verkoopt opvalt?' En 'waaraan kun je merken dat iemand een vaste klant is?' Bij een sollicitatie bij Randstad werd er ook een case voorgelegd: 'Stel je werkt op een kleine vestiging. Een collega meldt zich plotseling ziek... Hoe reageer je daarop? Hoe regel je dat zo, dat het belangrijkste werk toch doorgaat, etc.? (NB wat vind je belangrijk!)'

Sollicitatievraag

• Een veelgestelde vraag tijdens sollicitatiegesprekken in deze branche is: 'Hoe praat je je binnen bij een bedrijf dat al jaren met de concurrent samenwerkt?'

Tip

• Denk eraan dat je in de uitzendbranche te maken kunt krijgen met een concurrentiebeding. Als je eenmaal bij een uitzendbureau werkzaam bent, is het niet altijd eenvoudig om daarna 'bij de concurrent' werk te vinden."

Welke vragen kunnen nog meer gesteld worden in het sollicitatiegesprek voor een HR functie of medewerker personeelszaken?

• Welke websites op het gebied van personeel en organisatie ken je?
• Wat is het laatste artikel dat je hebt gelezen?
• Wat is je zienswijze op het gebied van het motiveren van personeel?
• Wat weet je van de cultuur van ons bedrijf en waarom denk je daarin te passen?
• In hoeverre denk je mensenkennis te hebben en kun je hiervan voorbeelden geven?
• Veel mensen zeggen graag met mensen te willen werken, maar kun je aangeven wat je daar specifiek in aantrekt?
• Stel, er komt een medewerker binnen die vertelt niet lekker in het vel te zitten vanwege persoonlijke omstandigheden. Wat doe je?
• En als deze medewerker op een zeer belangrijke opdracht zit die eigenlijk die week af moet?
• En als de hond van de medewerker is overleden?
• Wat is je persoonlijke visie op personeelsbeleid?
• Over welke eigenschappen denk je te beschikken die jou tot goede personeelsfunctionaris/een goede consultant maken?
• Je zegt creatief te zijn, kun je een voorbeeld geven?
• Wat vindt men van jou een mindere eigenschap?
• Wat is het laatste boek dat je hebt gelezen?
• Je moet met verschillende soorten mensen om kunnen gaan, hoe denk je dit te gaan doen?
• Uit je cv blijkt dat je hoofdzakelijk met studenten (voornamelijk met een bepaalde achtergrond) bent omgegaan.
• Welke van je eigenschappen gaan in deze functie moeilijkheden opleveren?
• Geef eens een korte schets van de arbeidsmarkt en de recente trends?
• Je sociale capaciteiten blijken niet voldoende uit je cv, kun je hierover meer vertellen?
• Uit wat voor gezin kom je?
• In je cv staan een aantal sociale activiteiten, kun je hierover iets meer zeggen?
• Wat zijn je ervaringen met het inschatten van andere mensen?
• Schetst eens je toekomstige carrièrepad?
• Stel, ik ben een werknemer en je moet mij ontslaan, kun je dit naspelen?
• Stel, ik kom op sollicitatiegesprek en ik ben zeer moeilijk te doorgronden, wat doe je om toch tot mij door te dringen?
• Je bent eigenlijk wel verrekte zenuwachtig, is dat wel vaker zo?
• Nee? Waarom moet ik dat geloven?