Plannen en tijd winnen tijdens je studie, stage, werk en vrije tijd

• Als je veel te doen hebt, is het moeilijk zicht te krijgen op wat je eerst moet doen, wat even kan wachten en wat eigenlijk helemaal niet belangrijk is. Je bent snel geneigd alles te willen doen wat je tegenkomt, onafhankelijk van of het wel urgent of belangrijk is.
• Het is daarom van belang jezelf te dwingen van ieder actiepunt de afweging te maken of dit belangrijk genoeg is om gedaan te worden en of dit wel of niet urgent is (moet het nú gebeuren of kun je het verderop in je planning zetten).
• Het is belangrijk om dit mee te nemen bij het maken van een planning voor de lange termijn en ook bij het op je nemen van nieuwe taken.
• Zo kun je voorkomen dat je zinloos werk verzet en zorg je ervoor dat je de tijd die je werkt effectief besteedt.

Hoe stel je je prioriteiten vast?

Het planningsschema afgeleid van Steven Covey (zie hieronder) is een handig middel om je actiepunten in te delen in een de categorieën wel/niet urgent en wel/niet belangrijk.

Een actiepunt is een zo klein mogelijke handeling. ‘Literatuur Psychodiagnostiek lezen’ is geen actiepunt, maar ‘Pagina 148-175 uit Psychologische Diagnostiek in de Gezondheidszorg lezen’ is wel een concreet actiepunt. Je moet proberen alle dingen die je moet doen in zo klein mogelijke stukjes op te delen en die op een to-do-list te plaatsen. Deze actiepuntjes deel je vervolgens in naar urgentie en belang. Het schema van Covey biedt hiervoor verschillende kwadranten. Deze worden hieronder kort omschreven.

I. Quadrant of Necessity

Alle actiepunten die én belangrijk én urgent zijn komen in de box linksboven. Deze punten kan je het beste meteen (of zo snel mogelijk) doen. Het gaat hier om dingen als het afmaken van een verplichte opdracht waarvoor deze week een deadline is, of het voorbereiden van een presentatie van morgen.

II. Quadrant of Quality & Personal Leadership

De actiepunten die wel belangrijk zijn, maar niet urgent, komen in de box rechtsboven. Deze punten moeten wel gebeuren, maar kunnen ook enkele dagen wachten. Denk hierbij aan het lezen van literatuur voor een tentamen van over 6 weken. Je kan deze actiepunten het beste inplannen. Bijvoorbeeld: ik ga maandagmiddag van 14.00 tot 15.00 uur die pagina’s uit dat boek doorlezen. Het is wel belangrijk dat je dat dan ook echt doet. Punten in deze box die niet op de geplande tijd gedaan worden, worden waarschijnlijk daarna vanzelf urgent, en verschuiven dan naar de box ‘necessity’.

III. Quadrant of Deception

Alle actiepunten die wel urgent zijn, maar niet zo belangrijk komen in de box linksonder. Deze punten kan je het beste vermijden. Als deze punten wel gedaan moeten worden maar niet belangrijk genoeg zijn om jouw tijd in te steken kun je ze uitbesteden. Je kunt hier bijvoorbeeld denken aan het doen van de beschimmelde afwas van je huisgenoot, die al wekenlang in de weg staat in de keuken.

IV. Quadrant of Waste

De actiepunten die niet belangrijk en niet urgent zijn, zet je in de box rechtsonder. Dit is de prullenbak. Probeer zo min mogelijk van deze punten te doen! Dingen die in deze box zouden kunnen vallen zijn bijvoorbeeld het op kleur sorteren van de pennen op je kamer, het kijken naar tv-shows die je niet wilt zien of het lezen van literatuur die niet verplicht is.

Het hart

Natuurlijk hoef je je niet altijd te beperken tot dingen die belangrijk en/of urgent zijn. Er zijn ook een hoop dingen die je gewoon leuk vindt om te doen, waar je energie uithaalt. Die dingen moet je ook vooral doen! Vandaar dat het hartje in het schema staat. Let er wel op welke dingen je daar in stopt, maar blijf vooral dingen doen die je leuk vindt.

Hoe stel je je doelen vast?

Stap 1: Doelen stellen

• Bij het maken van een planning is het belangrijk om groot te beginnen.
• Het beste vraag je jezelf aan het begin van het semester of zelfs aan het begin van het jaar welke doelen je dat semester/jaar wilt behalen. Dit kunnen studiegerelateerde doelen zijn maar ook persoonlijke of zakelijke doelen zoals Spaans leren of een congres voor je studievereniging organiseren.
• Het gaat hier om grotere lange termijndoelen, maar dit betekent niet dat je niet specifiek hoeft te zijn; dat je dit jaar 60 studiepunten wilt halen is niet specifiek genoeg, dat je alle verplichte vakken uit het eerste jaar wilt behalen is dat wel. Dan kun je namelijk herleiden welke taken onder dit doel vallen.

Stap 2: Subdoelen afleiden

• Na het stellen van deze algemene doelen is het belangrijk deze stap voor stap af te bouwen naar een concrete tijdsplanning. Hier begin je mee door subdoelen te formuleren. Als je alle verplichte vakken wilt halen is dit makkelijk te doen door al deze vakken op een rij te zetten. Voor Spaans leren zou dit met een cursus Spaans te voltooien kunnen zijn.

Voorbeeld (voor het eerste doel):

1. Tentamen Inleiding in de Psychologie halen
2. Tentamen Biologische Psychologie halen
3. Tentamen Psychodiagnostiek halen
4. Tentamen Groepsdynamica halen
5. …  

Stap 3: Subdoelen koppelen aan een tijdsindeling

• Deze subdoelen zijn vaak gemakkelijk in een tijdschema te zetten, omdat je bijvoorbeeld voor ieder vak de tentamendatum kunt opzoeken, je weet dan hoe lang je hebt om dat subdoel te voltooien.

Voorbeeld:

1. Tentamen Inleiding in de Psychologie 21 december
2. Tentamen Biologische Psychologie 21 December
3. Tentamen Psychodiagnostiek 8 Januari
4. Tentamen Groepsdynamica 29 Mei
5. …  

Stap 4: Concrete taken aan de subdoelen koppelen

• Hier ga je nog een stap verder door te bepalen hoeveel werk ieder subdoel met zich meebrengt.
• Hiervoor kun je taken opstellen die nodig zijn voor het behalen van het subdoel, zoals het lezen van de literatuur en het volgen van colleges.

Voorbeeld (voor subdoel ‘Inleiding Psychologie’):

1. Lezen Psychology (Gray), hoofdstukken 1-9 en 11
2. Lezen Artikel The Psychology of Folk Psychology (Goldman)
3. Lezen Artikel Positive Psychology: An Introduction (Seligman)
4. Colleges volgen
5. Samenvattingen van JoHo leren

Stap 5: Taken koppelen aan een tijdsbesteding

• Voor de geformuleerde taken is het belangrijk om een inschatting te maken van hoeveel uren je daar aan kwijt zult zijn. Als je nog nooit een vergelijkbare taak hebt uitgevoerd wees dan vooral ruim in het maken van je planning. Voor vakken kun je het wettelijke voorschrift aanhouden dat ieder studiepunt staat voor 28 uur. Gedurende je studie zul je zelf ervaren of jij hier onder of boven zit.

Voorbeeld:

1. Psychology (Gray), hoofdstukken 1-9 en 11 100 uur
2. The Psychology of Folk Psychology (Goldman) 8 uur
3. Positive Psychology: An Introduction (Seligman) 6 uur
4. Colleges 80 uur
5. Samenvattingen 20 uur

Stap 6: Taken in een lange termijn tijdsplanning zetten

• Als je weet hoeveel uur je per taak nodig hebt weet je ook hoeveel tijd je nodig zult hebben om al je doelen van de komende periode te behalen. Je kunt dan beginnen met het maken van een tijdsplanning. Probeer hierbij per week aan te geven welke verplichte studieactiviteiten je hebt, welke overige activiteiten er zijn en hoeveel tijd je zelfstandig zult moeten werken om aan het einde van het semester al je taken voltooid te hebben (zie de tabel hieronder). In de rechterkolom van het schema zet je de optelsom van alle uren dat je die week bezig zult zijn met je studie, werk en hobby’s. Je kunt ervoor kiezen om alleen de doordeweekse uren weer te geven of om het weekend erbij te nemen. Je kunt eventueel ook vrijetijdsbesteding buiten de berekening laten. Het belangrijkste is dat hier een getal komt te staan dat jou het beste overzicht geeft van hoe hard je die week moet werken en of dit voor jou haalbaar is.
• Als je tot de conclusie komt dat dit niet haalbaar is zul je terug moeten naar stap 1 en daar één of meerdere doelen schrappen zodat je wel uitkomt met je tijd. Je kunt ook besluiten om te snijden in je vrije tijd of om minder tijd aan een bepaald doel te besteden. Wees hier echter voorzichtig mee.
• Ontspanning heb je nodig om energie te krijgen voor de uren dat je aan het werk bent en bij de vorige stappen heb je met goede redenen bepaald dat dit (sub)doel zoveel uur waard is. Als je nu gaat snijden loop je het risico dat je met half werk niet al je doelen zult halen. Je bent dan uiteindelijk voor niets aan het werk geweest. Inzetten op een minder ambitieuze maar wel haalbare doelstelling kan er voor zorgen dat je uiteindelijk meer bereikt dan wanneer je jezelf overschat.

Stap 7: Actiepunten formuleren

• Het schema dat je nu gemaakt hebt is nog niet bruikbaar om direct mee aan de slag te gaan. Je weet nu wel dat je in week 29 tien uur aan zelfstudie voor het vak Inleiding Psychologie moet besteden.
• Maar wat je in deze tien uur moet doen en wanneer je deze gaat besteden is nog niet duidelijk. Om dit duidelijk te maken moet je voor de laatste keer de taak waaraan je wilt werken een stapje kleiner maken. Het is nu de bedoeling om concrete actiepunten te formuleren waar je direct mee aan de slag kunt en die in één keer te behappen zijn. Het lezen van het boek wordt dan dus het lezen van een aantal pagina’s.

Voorbeeld (voor taak ‘lezen Psychology (Gray)’):

1. Pagina 1 – 35 lezen 3 uur
2. Pagina 36 – 68 lezen 3 uur
3. Pagina 69 – 103 lezen 3 uur

Stap 8: Actiepunten per uur inplannen

• De urenplanning is een zo compleet mogelijk overzicht van alles wat je in die week moet doen. Het is eigenlijk je agenda, maar er staan niet alleen afspraken met anderen in, maar vooral ook de afspraken die je met jezelf hebt gemaakt. Denk hierbij ook aan het inplannen van rustmomenten. Het is natuurlijk belangrijk dat alle uren uit je lange termijn tijdsplanning in je urenplanning terugkomen, maar ga niet van 9.00 tot 20.00 uur non-stop zelfstudie inplannen. In de praktijk zul je merken dat je niet zo lang geconcentreerd kunt blijven en dat je op een gegeven moment bovendien enorme trek krijgt. Plan gerust een half uur of een uur voor je lunch in waarin je ook gedachten van het studeren af kunt halen.
• Als je het niet prettig vindt om de hele dag alleen maar in de boeken te zitten kun je hier ook op in spelen door het studeren in je planning af te laten wisselen door bijvoorbeeld het behandelen van je e-mail of andere meer gevarieerde taken. Je hebt online diverse handige middelen voor het maken van deze planning. Hier kun je al je taken in inplannen en tegelijk instellen dat je voor iedere taak een gratis herinneringsbericht krijgt.

Voorbeeld: maandag 3 september  

• 09.00 Opstaan en ontbijten
• 10.00 Lezen Psychology pagina 1-35
• 11.00 Lezen Psychology pagina 1-35
• 12.00 E-mails beantwoorden
• 13.00 Lunch
• 14.00 Lezen Psychology pagina 1-35
• 15.00 Lezen Biological Psychology 1-42
• 16.00 Lezen Biological Psychology 1-42
• 17.00 Lezen Biological Psychology 1-42
• 18.00 Eten
• 20.00 Spaanse les
• 22.00 Actiepuntjes Club Y

Waarom een to-do list?

• Voor studenten die naast hun studie actief zijn in medezeggenschap, studentenverenigingen of andere organisaties zal een strakke weekplanning waarschijnlijk niet voldoende zijn om het overzicht te houden. Het is voor de uren die aan de extra-curriculaire activiteiten moet worden besteed namelijk niet aan het begin van de week al duidelijk op welk moment welk actiepunt moet worden uitgevoerd.
• Je kunt natuurlijk wel een inschatting maken van hoeveel uur je die week kwijt zult zijn en aan de hand daarvan tijd inplannen. Om te bepalen wat je dan in die uren moet doen is het handig een overzichtelijk to-do-list bij te houden. Veel mensen doen dit door simpelweg onder elkaar te zetten wat er nog moet gebeuren, maar als deze lijst erg lang wordt kun je hierin het overzicht kwijtraken.
• Hoe bepaal je dan welke punten belangrijk zijn en wanneer deze moeten gebeuren? Hiervoor komt het schema van Covey weer om de hoek kijken. Het schema zelf is wat onhandig door de week heen te gebruiken voor het bijhouden van actiepunten, maar met een to-do-list die wel op deze indeling is gebaseerd kun je makkelijk zien welke punten je als eerste moet doen. Maak daarom vier vakken op de lijst waar je je actiepunten opschrijft en deel je punten in naar belang en urgentie. Zet er ook bij wat de deadline van ieder punt is.

Effectief time management is zo makkelijk nog niet - het is enorm veelzijdig. Check aan de hand van de 13 wetten van effectief time management hoe effectief jij je tijd beheert.

Wet 1: Maak een to-do-lijst

• Zet alles wat je nog moet doen op deze lijst, maak hierbij bijvoorbeeld gebruik van het Covey-schema. Dit zorgt ervoor dat je het overzicht houdt en alles op tijd af kunt maken.
• Als je de helft van je lijst gedaan hebt, maak je een nieuwe lijst, dit om chaos te voorkomen.
• Je kunt hierbij eventueel een (persoonlijke) deadline per actiepunt aangeven of de dag van tevoren en klein lijstje maken met de dingen die je de volgende dag in ieder geval afgerond wilt hebben.
• Zorg ervoor dat je tijd in je agenda overhoudt om losse punten van je to-do-lijst af te werken. Plan dit in en hou hier dus rekening mee bij het maken van langetermijnplanning.
• Op een volle dag moet je niet verwachten aan je to-do-lijst toe te komen.

Wet 2: Plan tijd in voor brandjes

• Houd er rekening mee dat je niet geheel vrij bent om je tijd zelf in te delen. Er kunnen altijd tijddelers zijn die invloed hebben op je dagindeling of er kan een brandje uitbreken. Zorg er dus voor dat je tijd overhoudt om deze brandjes te kunnen blussen en later alsnog op tijd je taak af kunt maken.
• Maar let op: niet ieder brandje is een brandje! Soms kun je het ook negeren of delegeren.

Wet 3: Ruim je bureau op

• De tijd die je besteedt aan het zoeken naar papieren of je telefoon is verloren tijd. Als je zorgt voor een opgeruimd bureau, hoef je hier geen aandacht aan te besteden.
• Een computer, telefoon, notitieblok en eventueel archiefmappen is alles wat je bureau nodig heeft. Doel van het opruimen is dat je alles wat belangrijk is weet te vinden, alle zooi van je bureau op de grond vegen is dus niet de oplossing.
• Papieren die je bij het opruimen tegenkomt en moet bewaren archiveer je, zorg dat je hier een systeem voor hebt.

Wet 4: Deel op in overzichtelijke stukken

• Verdeel je maand in weken, je week in dagen en je dag in uren.
• Je grote project wordt zo langzaam veranderd in kleine, overzichtelijke actiepunten.

Wet 5: Stel deadlines voor jezelf

• Leg jezelf die druk op om het af te krijgen. Zorg er wel voor dat je de deadlines instelt voor overzichtelijke stukken.
• Eén deadline instellen voor je hele scriptie zal je eerder enorme stress opleveren dan een beetje gezonde druk.

Wet 6: Doe het nu

• Nare dingen zijn morgen nog steeds naar. Doe die actiepunten die je vervelend vindt dus zo snel mogelijk, anders blijft het als een donkere wolk boven je hoofd hangen.

Wet 7: Check je e-mail niet de hele dag

• Lees je e-mail bijvoorbeeld twee keer per dag. Als je een bericht gelezen hebt doe er dan gelijk wat mee:

  • Beantwoord het.

  • Als dat niet in een keer kan, zet het dan op je to-do-lijst of markeer het als onbehandeld of ongelezen.

  • Als het louter informatie is, archiveer het dan in het daarvoor bestemde mapje.

Wet 8: Maak je werk af

• Als je je continu laat afleiden krijg je nooit iets af. Maak eerst taak A af voor je aan taak B begint.
• Als je iets te binnen schiet dat moet gebeuren, zet dat dan op een to-do-lijst.

Wet 9: Nee!

• Durf nee te zeggen. Zeker als er iemand naar je toekomt en je ergens mee bezig bent. Zeg dan gewoon: “Ik ben nog even een kwartiertje bezig, daarna heb ik tijd voor je.” Er zijn weinig mensen die dat echt raar vinden en maakt jouw tijdsbesteding effectiever.
• Bedenk: een afspraak met jezelf is net zo belangrijk als met een ander.

Wet 10: Pas je aan je eigen ritme aan

• Als je het beste in de ochtend kan werken, zorg dan dat je ’s ochtends tijd hebt voor de belangrijkste dingen. Als dat ’s avonds is, plan dan ’s avonds tijd in.
• Ga niet zinloze dingen doen op het moment dat jij je het fitst voelt.

Wet 11: Plan een vakantie

• Plan een vakantie in waarbij je studieboeken en andere verplichtingen thuis blijven.
• Je zult merken dat je daarna efficiënter kunt werken.

Wet 12: 80/20 regel

• Dit wordt ook wel Pareto's law genoemd.
• Als je iets perfect wilt doen kost dit vaak veel tijd. In 20% van die tijd kun je vaak ook 80% van dat perfecte niveau halen.
• In de meeste gevallen voldoet dit niveau, de overige 80% van je tijd om het perfect te maken kun je dan beter ergens anders in steken.
• Dit kan je dus helpen om je tijd gelijkmatig over het aantal taken te verdelen en niet te veel tijd te besteden aan taken die het niet waard zijn.

Wet 13: Stel (lange termijn) doelen

• Het is belangrijk te weten waar je het allemaal voor doet.
• Stel doelen die je op de lange termijn wilt bereiken en zorg ervoor dat je (meeste) actiepunten daar afgeleiden van zijn.

Plannen tijdens je reis

• Je kan op vele manieren reizen: alleen of samen (in een groep), met een koffer of een backpack, met de fiets of een ander vervoersmiddel, in een ho(s)tel of op de camping, over de begane paden of de road less traveled. Hoewel al deze soorten reizen hun eigen planning vereisen, zijn er een aantal basale punten die altijd van toepassing zijn.
• Een financiële planning is een belangrijke stap. Wanneer je bedacht hebt wat voor reis je wilt gaan maken, moet je een inschatting maken hoeveel geld je dat gaat kosten.
• Verdiep je in de praktische aspecten van je reis: hoe zit het met de valuta, heb je een visum of vaccinaties nodig en wat is het beste seizoen op jouw bestemming? Dat zijn essentiële vragen bij het plannen van een reis.
• De mate waarin je je activiteiten tijdens je reis zelf plant, ligt voor een groot deel aan wat voor reis je maakt. Een groepsreis is van nature meer gepland dan een backpack reis. Wanneer je in gezelschap reist, moet daar ook rekening mee gehouden worden. Maak in dat geval duidelijk je wensen kenbaar aan elkaar zodat je daar allebei rekening mee kunt houden.
• Tijdens je reis zelf is het van belang om naast de (al dan niet strakke) planning die je hebt, ook ruimte te houden voor flexibiliteit. Je weet natuurlijk nooit wat voor mooie en interessantere plekken of mogelijkheden op je pad komen, die niet op je planning stonden.

Plannen tijdens je studie

• Plannen tijdens je studie kan zowel op lange - als op korte termijn plaatsvinden.
• Wanneer je aan je studie begint is het goed om na te gaan wat de nominale duur van de studie is en hoe de indeling per jaar is. Zijn er stages, of minoren die je zelf moet invullen? Hoeveel vakken volg je per jaar? Wanneer je bijvoorbeeld van tevoren al weet dat je bijvoorbeeld eerder wilt afstuderen, of een tweede studie of een uitgebreide stage wilt doen waardoor je studievertraging oploopt, kan dit handig zijn om dit van tevoren te plannen.
• Een studiejaar is altijd in bepaalde periodes opgedeeld. Als je een realistisch beeld van deze periodes hebt en weet wanneer er bijvoorbeeld intensievere weken zijn zoals tentamenweken, kun je de activiteiten naast je studie ook beter plannen. Denk hierbij aan bijbaantjes, verenigingen of vakanties. Dit geldt ook op kleinere schaal; hoe deel je een week zo in dat zowel je studie als persoonlijk leven tot hun recht komen?
• Hou ook ruimte voor flexibiliteit. Wat als zich een mogelijkheid voordoet die kan bijdragen aan je persoonlijke ontwikkeling, of als je een kans krijgt die je gewoon wilt pakken, en deze niet op de planning staat? Als je je het kunt veroorloven, zou het zonde zijn om dit soort situaties aan je voorbij te laten gaan.
• Daarnaast zal je tijdens je studie bij groepsopdrachten te maken met de agenda’s van je medestudenten. Een goede planning om gezamenlijk overlegmomenten te prikken en deadlines te halen is dan extra belangrijk. Samen hierover heldere afspraken maken over de tijdstippen en hoe te communiceren als er iets wijzigt, helpt bij het houden van overzicht.
• Bij een scriptie vraagt vaak een goede planning, met voldoende tussendeadlines en ruimte voor flexibiliteit. Gebruik eerdere studiejaren om alvast te oefenen bij het plannen van je project en houd rekening met bijvoorbeeld feedbacktermijnen van de begeleider. Over het algemeen zal het helpen om bij grote verslagen in te bouwen dat je een aantal dagen voor de deadline klaar bent, zodat je ruimte hebt voor eventuele tegenvallers en niet direct in tijdnood raakt.

Plannen tijdens je werk

• Wanneer je je werkzaamheden plant, is het belangrijk om een uiteindelijk doel voor ogen te hebben waar je naartoe kunt werken. Wanneer dat zo is, kun je bijvoorbeeld ook effectiever taken verdelen met collega's en kleinere doelen stellen om een groter doel te bereiken. Dat maakt het werk vaak effectiever en plezieriger.
• Als je samen met collega's aan een project werkt, is duidelijke communicatie van belang om een effectieve planning te maken. Hoeveel tijd heeft iedereen per persoon, wie kan welke taak het beste verrichten en wat is de globale indeling? Dan is iedereen van hetzelfde op de hoogte en ontstaan er zo min mogelijk misverstanden.
• Als het van toepassing is, geef dan op tijd aan wanneer je op vakantie wilt zodat er een goede jaarplanning gemaakt kan worden.

Plannen tijdens je vrijwilligerswerk of stage

• Als je aan vrijwilligerswerk of een stage begint, is het eerst belangrijk om met je leidinggevende af te stellen wat jouw doelen zijn voor je tijd bij de organisatie en wat de organisatie zelf van je verwacht. Wanneer je deze twee zaken zo goed mogelijk op elkaar kunt afstemmen, hebben jullie allebei het meeste aan je werk. 
• Tijdens een stage is het meestal ook nodig om naast je werk bij je stageplek ook het werk dat je voor je studie moet doen nog in te plannen.