Welke vaardigheden komen van pas bij het sollicitatiegesprek?

Een sollicitatiegesprek is in feite een soort ‘verkoopgesprek’ en de ‘waar’ die de kandidaat aanbiedt is hijzelf. In een cultuur waar bescheidenheid op prijs wordt gesteld kan het echter moeilijk zijn om ‘jezelf te verkopen’. Andere oorzaken van gebrek aan sollicitatievaardigheid is dat er bij weinig opleidingen aandacht aan wordt geschonken. Bij mensen die al lang in een organisatie werken is hun sollicitatievaardigheid ‘weggezakt’.

Voorbereiding op het sollicitatiegesprek

Veel mensen zijn zenuwachtig en gespannen voor een sollicitatiegesprek en weten niet precies hoe ze het gesprek en de voorbereiding moeten aanpakken. Het belangrijkste aan de voorbereiding is het maken van een koppeling tussen enerzijds de eigen capaciteiten en anderzijds de functie waarnaar gesolliciteerd wordt. Deze koppeling moet de rode draad in het gesprek vormen. Een gedegen zelfanalyse en een grondige analyse van de advertentie zijn goede hulpmiddelen bij het maken van deze koppeling.

Algemene adviezen

Hieronder volgen een aantal algemene adviezen voor de voorbereiding op een sollicitatiegesprek:

1. Stel je voorbereiding niet uit tot het laatste moment;

2. Oriënteer je zo goed mogelijk. Vorm allereerst een beeld van de organisatie. Hierbij kun je gebruik maken van de website van organisatie, jaarverslagen, informatiebladen etc;

3. Anticipeer op mogelijke vragen;

4. Maak aantekeningen van de gegevens die je hebt verzameld. Deze kun je meenemen naar het gesprek;

5. Probeer je voor te stellen wat voor persoon de organisatie het liefst zal zien in de functie waarnaar je solliciteert;

6. Benader op tijd de juiste personen die je als referentie wilt opgeven;

7. Zoek tijdig de juiste route naar de afspraaklocatie op en houd rekening met vertragingen. Zorg dat je het telefoonnummer van de organisatie bij de hand hebt.

8. Draag kleding waarvan je denkt dat die passend is binnen de organisatie en waarin je je prettig voelt.

Vragen die je kunt verwachten

De vragen die in een sollicitatiegesprek gesteld worden hebben betrekking op een aantal onderwerpen: studie, werkervaring, motivatie, ‘gaten’ in je cv, persoonlijkheidseigenschappen, levenservaring en inzicht in de organisatie.

Tien vaak gestelde vragen bij sollicitatiegesprekken:

1. Wat trekt u aan in deze functie?

2. Waarom solliciteert u juist bij ons?

3. Wat zijn uw sterke en zwakke kanten?

4. Hoe denkt u uw gebrek aan ervaring te compenseren?

5. Wat hebt u na uw afstuderen gedaan?

6. Hoe ziet u uw verdere loopbaan voor u?

7. Waarom hebt u precies die studierichting gekozen?

8. Hoe zou u een meningsverschil met uw directe baas oplossen?

9. Welke is uw meest natuurlijke manier van leiding geven?

10. Hebt u zelf nog iets te vragen?

De antwoorden zijn beter naarmate ze logischer en helderder zijn. Een goede onderbouwing en argumentatie is absoluut noodzakelijk. Het is ook belangrijk om aan het einde van het gesprek zelf nog iets zinnigs te vragen. Hiermee laat je zien dat je goed hebt nagedacht over de functie en maak je je motivatie voor de functie duidelijk.

Kort samengevat komt een goede voorbereiding erop neer dat je de volgende drie vragen helder en goed kan beantwoorden:

1. Wie ben je?

2. Wat kun je?

3. Wat wil je?

Vaardigheden bij het voeren van het sollicitatiegesprek

Binnenkomst

Het is heel belangrijk wat de eerste indruk is die je maakt wanneer je binnenkomt. Deze eerste indruk is vaak van onevenredig grote betekenis. In de beginfase wordt een beeld van de sollicitant opgebouwd dat verder in het gesprek nog maar weinig verandert. Daarom moet er extra aandacht besteed worden aan de binnenkomst. Hieronder een aantal factoren die van belang kunnen zijn:

• Kleed je verzorgd;

• Wees op tijd;

• Geef een stevige, droge, niet te warme handdruk (geen slap handje);

• Kijk degene die je een hand geeft aan;

• Wacht te gaan zitten tot je een stoel wordt aangeboden;

• Leg de vragen die je hebt voorbereid en opgeschreven op tafel.

Luisteren

Wanneer iemand van de selectiecommissie aan het woord is, is het heel belangrijk om goed te luisteren en nadere uitleg te vragen als je iets niet helemaal begrijpt. In de eerste fase hoef je zelf nog geen vragen te stellen, maar kun je je goed concentreren op de informatie die de selectiecommissie geeft.

Non-verbale vaardigheden

Je houding, je manier van aankijken (oogcontact) en de gebaren die je maakt bepalen in aanzienlijke mate de indruk die je maakt. Zorg dat je rechtop en ontspannen op je stoel zit, terwijl je handen rustig op schoot of op tafel liggen. Dit draagt bij aan een positieve indruk. Oogcontact is ook een belangrijk aspect van non-verbaal contact. Je moet de selecteur constant vriendelijk aankijken, net als de andere leden van de commissie. Gebaren vormen ook een wezenlijk onderdeel van non-verbaal gedrag. Deze kunnen woorden kracht bijzetten of kunnen een verhaal verlevendigen. Teveel gebaren kunnen echter juist een nerveuze indruk wekken. In alle gevallen wil je wel natuurlijk blijven overkomen.

Paralinguïstische vaardigheden

Dit zijn vaardigheden die te maken hebben met de manier van spreken. Het zijn basisvoorwaarden om verbale vaardigheden, zoals argumenten en formuleringen, goed te kunnen hanteren. De volgende paralinguïstische vaardigheden zijn bij een sollicitatiegesprek belangrijk:

• Articuleren: Het is belangrijk dat je goed en duidelijk verstaanbaar bent. Door goed te articuleren worden woorden en lettergrepen nauwkeurig en duidelijk uitgesproken.

• Stemvolume: Te hard praten kan een onopgevoede en onbeleefde indruk maken. Iemand die te zacht praat komt echter verlegen en onzeker over.

• Toon: De toon waarop iets wordt gezegd is van invloed op de duidelijkheid van wat er gezegd wordt. Een zelfverzekerde en enthousiaste toon is meestal het beste.

Argumenteren

Het is belangrijk zo goed mogelijk te argumenteren waarom jij de meest geschikte persoon bent voor een functie. Bij veel vragen is het belangrijk om voor de argumentatie te letten op de volgende punten:

• Het antwoord moet relevant zijn voor de functie. Dit is het geval wanneer de inhoud direct aansluit bij wat er wordt gevraagd voor de functie;

• Het antwoord moet direct zijn;

• Logica bevatten;

• Gestructureerd zijn.

Positief formuleren

Een goede zelfpresentatie wordt niet alleen bevorderd door inhoudelijk correct, maar ook door zo positief mogelijk te formuleren. Laat altijd zien wat je wel gedaan hebt in plaats van niet.

Hardop denken

Wanneer er vragen komen waar je ondanks de goede voorbereiding even geen antwoord op hebt, is het belangrijk om geen stilte te laten vallen. Om zo’n stilte te vermijden is het het beste om aan te geven dat je het een lastige vraag vindt en dat je even tijd nodig hebt om erover na te denken. Zorg dat de selecteur weet wat er in je omgaat. Door hardop te denken vermijd je als sollicitant de beklemmende stilte en voorkom je dat je eigen gedachten ‘geblokkeerd’ raken.

Assertiviteit

Wanneer je een bepaalde vraag om wat voor reden dan ook liever niet wil beantwoorden kun je assertief reageren door eerst naar de relevantie van de vraag voor de functie te vragen. Dit wordt door veel sollicitanten als moeilijk ervaren omdat men voor het verkrijgen van de baan afhankelijk is van de selecteur. Er zijn echter een aantal vragen die selectiecommissies eigenlijk niet aan sollicitanten mogen stellen. De Commissie-Hessel, die in de jaren tachtig van de vorige eeuw een wetsvoorstel voor de reglementering van sollicitatieprocedures gemaakt heeft, geeft aan dat zaken als psychiatrisch of justitieel verleden geen rol mogen spelen in een onderdeel van de sollicitatieprocedure, evenmin als de burgerlijke staat of seksuele geaardheid. Dit betekent echter niet dat elke selectiecommissie rekening houdt met deze criteria.

Het stellen van eigen vragen en de afsluiting van het gesprek

Aan het einde van het gesprek krijgt de sollicitant de gelegenheid om zelf vragen te stellen. De selecteur geeft de sollicitant op die manier de kans om naar zaken te vragen die niet helder zijn of nog niet aan de orde zijn gekomen. Dit wordt door de sollicitant vaak als moeilijk ervaren, maar het is wel belangrijk om nog een paar vragen te stellen. Het wordt meestal gewaardeerd als blijk van interesse en motivatie. Het is daarom goed om hierop voorbereid te zijn. Bijvoorbeeld door van tevoren vragen op te schrijven en dit lijstje erbij te pakken. Voorbeelden van vragen die gesteld kunnen worden:

• Hoe is de functie ontstaan?

• Met wie krijg ik te maken?

• Wat zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden?

Als je tijdens het gesprek om wat voor reden dan ook ontdekt dat je niet meer in de functie geïnteresseerd bent kun je ervoor kiezen dat meteen te zeggen. Je kunt echter ook besluiten ‘er een nachtje over te slapen’ en het de sollicitatiecommissie later te laten weten.