Een organisatie is een groep mensen die samenwerken om individuele doelen of groepsdoelen te bereiken. Met individuele doelen wordt hier bedoeld datgene wat groepsleden zelf willen bereiken met hun groepslidmaatschap, bijvoorbeeld geld verdienen, respect krijgen, enzovoorts. Voorbeelden van doelen voor een organisatie zijn winst, ontwikkeling van een bepaald geneesmiddel of zorgen dat een bepaald product gepromoot wordt. Organisaties bestaan voor het aanbieden van middelen en diensten. De kwaliteit van deze goederen en diensten zijn het resultaat van het gedrag en prestatie van de medewerkers binnen een organisatie.
In de studie naar organisatiegedrag (‘organizational behavior, OB’) worden de factoren bestudeerd die het gedrag van individuen en groepen binnen organisaties beïnvloeden, en wordt tevens studie gedaan naar de manier waarop organisaties op hun omgeving reageren. De studie naar organisatiegedrag verschaft concepten en theorieën die het gedrag binnen organisaties helpen begrijpen, analyseren en omschrijven, en verschaft hulpmiddelen bij het maken van beslissingen ten einde organisatiedoelen te bereiken.
Gedrag in organisaties wordt op drie niveaus onderzocht: het individu, de groep en de organisatie als geheel. Het meeste onderzoek is gefocust op karakteristieken van het individu. Ook effecten van een team of groep op OB worden onderzocht. Een groep bestaat uit twee of meer personen die interacteren om hun doelen te bereiken. Een team is een groep waarin de leden intensief samenwerken en een specifieke routine ontwikkelen om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Een virtueel team is een groep waarin de leden intensief samenwerken met behulp van elektronische hulpmiddelen en die elkaar mogelijk nooit in het echt ontmoeten.
Het aantal groepsleden, de groepssamenstelling, de diversiteit van de groepsleden en de taken die zij moeten uitvoeren beïnvloeden niet alleen het gedrag van de groep als geheel maar ook het gedrag van de individuen binnen de groep.
Twee karakteristieken van een organisatie als geheel hebben belangrijke effecten op het gedrag van individuen en groepen:
Organisatorische cultuur (waarden en overtuigingen). De organisatorische cultuur beïnvloedt de attitudes van mensen en dus hun wil om doelen te bereiken.
Organisatorische structuur. Het hoofddoel van een organisatiestructuur is het harde werken van mensen te bevorderen en het coördineren van hun inspanningen om zo zeker te zijn van een hoog niveau van presteren van de organisatie.
De studie naar het gedrag in organisaties heeft dus enerzijds als doel gedrag beter te begrijpen en anderzijds inzichten te verschaffen die toegepast kunnen worden bij het behalen van de organisatiedoelen.
Een manager is iemand die toeziet op de activiteiten van een of meer werknemers. Van managers wordt verwacht het gedrag van hun werknemers te begrijpen en op juiste wijze te reageren op dit gedrag.
Een top-management team bestaat uit een aantal hooggeplaatste managers die samen de strategie van een organisatie/bedrijf bepalen waarmee de gestelde doelen behaald kunnen worden.
Voor managers moet het een uitdaging zijn om met goede ideeën te komen voor het behalen van de organisatiedoelen. Met de doeltreffendheid van een organisatie (‘organizational effectiveness’) wordt verstaan het vermogen van een organisatie om de gestelde doelen te bereiken. OB kan dit verbeteren door middel van drie technieken:
De manager kan proberen om het zelfvertrouwen en/of de overtuigingen van een werknemer te verbeteren zodat hij/zij in staat is om meer te produceren en meer tevreden te zijn over het werk.
De manager kan het beloningssysteem veranderen, waardoor de overtuigingen van de werknemers over de mate waarin de beloning afhangt van hun prestaties veranderen.
De manager kan het design van het werk van een werknemer veranderen en/of de regels en procedures om taken aantrekkelijker of makkelijker te maken.
Een belangrijke uitdaging voor alle organisaties is om werknemers aan te moedigen hun werk zo effectief mogelijk te verrichten voor hun eigen voordelen, het voordeel voor hun werkgroepen en die voor de organisatie.
Managementfuncties
Management is het proces van plannen, organiseren, leiden en controleren van de menselijke, financiële en materiële middelen van een organisatie en overige middelen, die nodig zijn voor het vergroten van de doeltreffendheid van een organisatie.
Vier functies van het management zijn:
Plannen. Dit is het maken van de beste strategieën waarop de vastgestelde organisatiedoelen bereikt kunnen worden. Dit is een moeilijk en ingewikkeld proces, omdat veel onzeker is en daarom risico’s genomen moeten worden bij het maken van de beslissingen. OB kan bij het plannen bijdragen door te onthullen hoe beslissingen het beste gemaakt kunnen worden.
Organiseren: het samenstellen van een structuur in de onderlinge relaties waarmee wordt vastgelegd hoe werknemers van een organisatie moeten samenwerken om organisatiedoelen te bereiken.
Leiden: het aanmoedigen en aansturen van individuen en groepen, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit op het gebied van het bereiken van de doelen van de organisatie. De manier waarop managers leiding geven verandert steeds meer, omdat werknemers vaker in self-managed teams werken. Dit zijn groepen van werknemers die de autoriteit en verantwoordelijkheid hebben gekregen om verschillende aspecten van hun eigen organisatiegedrag te managen.
Controleren: het bijhouden en evalueren van individuele, groeps- en organisatie prestaties om zo te kunnen zien of de gestelde organisatiedoelen worden behaald. Als dit niet het geval is, wordt er overgegaan tot actie. De functie ‘controleren’ zorgt er ook voor dat managers kunnen evalueren hoe ze zelf presteren op het gebied van plannen, organiseren en leiden.
Management rollen
Managers voeren hun bovengenoemde functies uit door bepaalde rollen aan te nemen in de organisaties. Onder een rol worden allerlei gedragingen en taken verstaan die een persoon zou moeten uitvoeren omdat hij of zij een bepaalde positie bekleedt in de groep of organisatie.
Volgens Mintzberg zijn er 10 bestuursrollen:
Figuurlijk: degene die speecht wanneer dat nodig is en die bijvoorbeeld een nieuw gebouw opent.
Leider: neemt beslissingen en mobiliseert mensen.
Liaison: coördineert het werk van alle managers onder hem.
Monitor: evalueert het werk van anderen en houdt de markt in de gaten.
Dissiminator: houdt de werknemers op de hoogte over de situatie binnen de organisatie.
Spokesperson: speecht als er bijvoorbeeld een nieuwe campagne begint
Entrepreneur: beslist over uitbreiding ja/nee en reserveert geld voor bepaalde projecten.
Disturbance handler: lost problemen/crisissen zo snel mogelijk op.
Resource allocator: bepaalt salarissen, bonussen en budgets van de verschillende afdelingen.
Onderhandelaar: werkt met klanten, distributiehandelaren, etc. om conflicten op te lossen en een langdurige relatie op te bouwen.
Management vaardigheden
De studie van organisatiegedrag verschaft de managers niet alleen hulpmiddelen om hun functies en rollen beter uit te voeren, maar tevens om hun eigen vaardigheden (‘skills’) in het managen van organisatiegedrag te verbeteren.
Een vaardigheid is het vermogen om op bepaalde wijze te handelen zodat deze persoon zijn of haar rol goed kan uitvoeren. Managers hebben drie vaardigheden nodig om goed als manager te presteren:
Conceptuele vaardigheden: het vermogen om situaties te analyseren en te diagnosticeren en een duidelijk onderscheid te zien tussen oorzaak en gevolg.
Voorbeelden zijn ‘planning’ en ‘organizing’.
Menselijke vaardigheden: het vermogen om met mensen te werken, hen te leiden, hen te begrijpen en hun gedrag te controleren.
Technische vaardigheden: baanspecifieke kennis en technieken die een manager nodig heeft om te kunnen presteren binnen zijn/haar rol. Voorbeelden zijn accounting, marketing, etc.
Een effectieve manager dient alle drie de kenmerken te bezitten. Afwezigheid van een of meer kenmerken zorgt voor ‘downfall’ van de manager.
In de laatste decennia worden organisaties voor meer en meer uitdagingen gesteld die te maken hebben met veranderingen in de sociale en culturele omgeving, de mondiale omgeving, de technologische omgeving en de werkomgeving. Om de invloed van veranderingen uit de omgeving op organisatiegedrag goed te kunnen weergeven wordt er vaak gebruik gemaakt van een open systeem benadering. Bij een open systeem onttrekken organisaties middelen aan hun omgeving en zetten deze middelen om of veranderen deze in goederen en services die terug worden gebracht in de omgeving waar klanten ze zullen kopen. Een ‘open system’ bestaat uit drie fasen:
Input stage: de organisatie onttrekt middelen uit de omgeving, zoals het invoeren van ruwe materialen, het aannemen van werknemers etc. Organizational procedure is een regel of een bepaalde routine waar een werknemer zich aan dient te houden om een bepaalde taak zo effectief mogelijk te vervullen.
Conversion stage: het veranderen van de ‘inputs’ en het waarde toekennen aan de ‘inputs’
Output stage: de organisatie brengt producten en services in de omgeving terug.
Hieronder wordt een toelichting gegeven op de vier meest belangrijke uitdagingen:
Uitdaging 1
Een belangrijke uitdaging voor organisaties heeft betrekking op de veranderende sociale en culturele omgeving. Er vinden veranderingen plaats in de manier waarop mensen leven en werken, veranderingen in waarden, attitudes en overtuigingen die veroorzaakt worden door de cultuur in een bepaald land en de karaktertrekken van de inwoners. Een nationale cultuur is een verzameling waarden die een maatschappij belangrijk vindt en de normen die aangeven welk gedrag geaccepteerd of verworpen wordt. Organisaties moeten ontvankelijk zijn voor de veranderingen in de maatschappij, omdat deze veranderingen van invloed zijn op alle facetten van de organisatie.
Er zijn twee belangrijke uitdagingen voor organisatiegedrag die voortkomen uit veranderingen in de sociale en culturele omgeving, namelijk de afbreuk van ethische waarden en de grotere diversiteit van werknemers in organisaties.
Afbreuk van ethische waarden. Door de vele ethische schandalen die recentelijk plaatsvonden bij vele bedrijven waarbij managers zichzelf verrijkten, wordt het ontwikkelen van een organisatie-ethiek binnen het bedrijf als zeer belangrijk beschouwd. Onder ethiek wordt verstaan de waarden, houdingen en morele regels die managers en werknemers zouden moeten toepassen om situaties te analyseren of te interpreteren. Op grond hiervan moeten zij beslissen wat de “juiste” of passende manier is om te handelen. Managers kunnen te maken hebben met een ethisch dilemma. Hiermee wordt bedoeld dat zij te maken krijgen met de keuze te kiezen tussen ethisch handelen en een manier van handelen die hen veel voordeel op zal brengen. Ethisch organisatiegedrag is belangrijk voor het welzijn van mensen. Het welzijn wordt bepaald door een gevoel van geluk, gezondheid en welvarendheid. De ethiek bepaalt ook de sociale verantwoordelijkheid van een organisatie. Dit zijn de verplichtingen van een organisatie tegenover mensen of groepen die direct getroffen worden door de handelingen van die organisatie.
Het vergroten van diversiteit onder het personeel. Onder diversiteit wordt verstaan de individuele verschillen die voortkomen uit leeftijd, geslacht, ras, etniciteit, religie, seksuele geaardheid, en socio-economische achtergrond.
Hier komen drie verschillende uitdagingen uit voort. Om te beginnen een uitdaging die te maken heeft met eerlijkheid en rechtvaardigheid. Managers worden hier uitgedaagd om banen, promoties en beloningen op een eerlijke en rechtvaardige manier te verdelen. Ten tweede een uitdaging die betrekking heeft op de besluitvorming en prestatie. Hier worden managers uitgedaagd voordeel te halen uit attitudeverschillen en perspectieven van mensen die verschillen in leeftijd, geslacht of ras, om zo de besluitvorming te verbeteren en het presteren van de organisatie te verhogen. Ten slotte de uitdaging van flexibiliteit waarbij de manager gevoelig moet zijn voor de verschillende behoeftes van de werknemers. Hierdoor kan het welzijn van de werknemers verbeterd worden. Denk hierbij aan flexwerken en thuiswerken.
Uitdaging 2
Een belangrijke uitdaging heeft te maken met een veranderende mondiale omgeving. Veel bedrijven breiden hun activiteiten uit naar mondiaal niveau. Een wereldorganisatie is een organisatie die producten fabriceert of verkoopt in landen of gebieden over de gehele wereld (Toyota, IKEA, Pepsi, Sony). Bedrijven die wereldwijd opereren worden geconfronteerd met verschillen tussen de landen en worden uitgedaagd hieruit voordeel te halen.
Bedrijven moeten zich verdiepen in veel verschillende factoren wanneer ze wereldwijd gaan opereren. Ten eerste is er het verschil in organisatiegedrag over de wereld in verschillende landen. Ten tweede zijn er problemen met betrekking tot het coördineren van de activiteiten (besluitvorming wordt bijvoorbeeld lastiger). Als laatste krijgt men te maken met de gevolgen voor het bedrijf in het thuisland als wordt besloten naar het buitenland te gaan (outsourcing).
Om een succesvolle organisatie in het buitenland op te starten moet er tijd gestoken worden in ‘global learning’. ‘Expatriate managers’ zijn werknemers die voor het bedrijf in het buitenland wonen, werken en verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van relaties tussen organisaties over de gehele wereld. Zij kunnen OB verbeteren door:
Leren over ‘low cost inputs’ en de plaatsen waar zij het beste hun producten kunnen assembleren.
De vaardigheden leren die door de lokale werknemers worden verricht.
‘Global learning’ is ook belangrijk om effectievere methodes te vinden om op een globale crisis of ramp te reageren, dit wordt ‘global crisis management’ genoemd. Voorbeelden hiervan zijn het omgaan met natuurlijke of door de mens veroorzaakte rampen en geopolitieke spanningen.
Uitdaging 3
De razendsnelle ontwikkeling in de informatietechnologie (IT) hebben organisatiegedrag en procedures sterk veranderd. IT is de verschillende soorten computer- en communicatiehardware en software, en de vaardigheden van hun ontwikkelaars, programmeurs, managers en technici.
De IT is ten eerste van invloed op de effectiviteit van een organisatie. Door het internet (een mondiaal netwerk van verbonden computers) en intranet (een netwerk van IT in een organisatie dat alle leden met elkaar verbindt) is er meer informatie beschikbaar en kan kennis eenvoudiger worden uitgewisseld en problemen worden opgelost.
Routinewerk wordt door de computer overgenomen zodat meer tijd over is voor andere activiteiten zoals het ontwikkelen van nieuwe producten. Door IT kan een bedrijf beter inspelen op de behoeften van hun klanten (banken hebben bijvoorbeeld internetbankieren ingevoerd).
Ten tweede speelt IT een belangrijke rol bij het stimuleren van de creativiteit (het ontstaan van nieuwe, nuttige ideeën) van mensen, groepen en organisaties. Dit kan vervolgens resulteren in vernieuwingen die het eindresultaat (product of dienst) ten goede komt (innovaties).
Uitdaging 4
In de laatste decennia is door de globalisatie en de IT de relatie tussen organisaties en hun werknemers sterk veranderd. De eerste belangrijke verandering in organisatiegedrag omvatten kortere werkrelaties door ‘downsizing’. Dit is het proces waarbij een organisatie managers en werknemers afstoot om kosten te besparen. ‘Empowerment’ is het proces waarbij werknemers het gezag krijgen om belangrijke beslissingen te maken en waarbij zij verantwoordelijk zijn voor de gevolgen hiervan. Ten tweede is er een toename van uitzendkrachten en tijdelijke werknemers. Ook worden er steeds meer ‘contingent workers’ aangenomen. Dit zijn mensen die tijdelijk aan de organisatie verbonden zijn en die niet meedingen met voordelen als zorgverzekeringen en/of pensioenen. De derde verandering is ‘outsourcing’, het uitbesteden van bepaald werk of een activiteit dat eerst door het bedrijf zelf werd uitgevoerd, bijv. het werk uitbesteden aan freelancers.
