Personeelszaken en human resources: vragen en antwoorden over werkzaamheden en competenties
Wat zijn je taken en werkzaamheden als medewerker Human Resources (HR) of personeelzaken?
Wat zijn je taken en werkzaamheden als medewerker Human Resources (HR) of personeelzaken?
Werkzaamheden, kennis en vaardigheden van een medewerker HRM of Personeelszaken
- Hierna volgen een aantal werkzaamheden, kennis en vaardigheden van een personeelsfunctionaris. Deze beschrijving heeft in het algemeen betrekking op de functie-eisen die gesteld worden aan een beginnende personeelsfunctionaris (op minimaal hbo-niveau).
Wat zijn de werkzaamheden bij personeelsplanning?
- Werkzaamheden: onder andere het in overleg vaststellen van de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte aan personeel. Het verzamelen en in overzicht brengen van plangegevens. Het opstellen van functiebeschrijvingen. Het structureren van taken en functies tot een organisatiestructuur. Het adviseren van de lijn bij organisatieveranderingen. Een bijdrage leveren aan het ontwikkelen van het sociaal beleid.
Kennis en vaardigheden
- Onder andere hanteren van planningsmethoden en -technieken (onder andere kengetallen). Kennis en inzicht in veranderingsprocessen met betrekking tot organisaties. Het op basis van een vakmatig onderbouwde mening kunnen onderhandelen met het management.
Geschiedenis
- Vroeger hield de afdeling PZ zich voornamelijk bezig met de uitvoering van het personeelsbeleid. Het personeelsbeleid was ondergeschikt aan andere beleidsterreinen en stond volledig ten dienste van de leiding. PZ stond min of meer los van de rest van de organisatie en haar omgeving. In de jaren zeventig kwam hierin langzaam verandering, de relatie tussen de organisatie en de samenleving werd erg belangrijk. Door de crisis en de daarmee gepaard gaande reorganisaties kwam deze benadering onder druk te staan. De beginjaren tachtig worden, wat betreft de personeelsfunctie, dan ook gekenmerkt door de zogenaamde verzakelijking. Maar eind jaren tachtig wordt het accent wederom verschoven. Om de concurrentiestrijd te kunnen winnen, proberen organisaties zich te onderscheiden door de kwaliteiten van de mensen in de organisatie optimaal te benutten. In de jaren negentig zie je dat deze trend zich duidelijk heeft voortgezet. Het management van organisaties is zich bewuster geworden van het feit dat de kwaliteit van het personeel bepalend is voor het succes van de gehele organisatie (human resource management). Dit heeft zijn weerslag gevonden op de functie van PZ. Het personeelswerk kon niet langer min of meer los van de organisatie opereren, ze moest meer oog krijgen voor de problemen van het management. De personeelsfunctionaris is vanaf dat moment niet langer alleen maar de behartiger van de belangen van de werknemer en uitvoerder van het beleid, maar denkt mee, is medeverantwoordelijk en is met name ook gesprekspartner van de directie geworden. Personeelswerk is dan ook inmiddels een verouderde term, men spreekt tegenwoordig liever van personeelsmanagement. Tevens is de term Personeelzaken vervangen door Personeel en Organisatie (P&O). Dit is dus meer dan alleen een naamsverandering.
Uit de praktijk
- "Tijdens mijn stages op verschillende personeelsafdelingen viel het mij op dat de PZ-functionaris veel met beleidszaken bezig is. De uitvoerende taken verschuiven steeds meer naar de lijn. PZ houdt zich in veel organisaties bezig met het ontwikkelen van beleid en het verrichten van onderzoek om de menselijke bronnen in de organisatie optimaal te benutten. Er worden bijvoorbeeld organisatorische problemen gesignaleerd en de PZ-functionaris wordt dan gevraagd om voor de volgende vergadering even de voor- en nadelen op een rij te zetten van het eventueel samenvoegen van twee afdelingen, het sociaal jaarverslag te schrijven, het ziekteverzuimbeleid uit te werken, etc. etc."
Wat zijn de werkzaamheden bij personeelsvoorziening?
- Werkzaamheden: onder andere zorg dragen voor de werving en selectieactiviteiten; dus zorgen voor de juiste persoon op de juiste plaats.
Kennis en vaardigheden
- Kennis van de arbeidsmarkt, de media en het onderwijs, kennis en inzicht in wervings- en selectietechnieken, de rechtspositionele aspecten van een aanstelling. Vaardigheden in gespreksvoering (het sollicitatiegesprek, het ontslaggesprek etc.). Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (onder andere opstellen van advertentieteksten).
Uit de praktijk
- “Tijdens mijn stage heb ik een aantal sollicitatiegesprekken bijgewoond. Het was de directe chef die de kandidaat op vaktechnische aspecten beoordeelde. PZ besprak de doorgroeimogelijkheden, de arbeidsvoorwaarden etc. Als PZ'er heb je heel veel met regelingen en wetgeving te maken. Dit kost (helaas) erg veel inwerktijd."
Wat zijn de werkzaamheden bij persooneelsbegeleiding en beheer?
- Werkzaamheden: onder andere voorbereiden en uitvoeren van arbeidsvoorwaarden, pensioenregelingen en sociale verzekeringswetten. Het begeleiden en voorlichten van leidinggevende in personeelsbeoordeling. Het vaststellen van opleidingsbehoeften. Het adviseren van leidinggevende en individuele medewerkers bij loopbaanplanning. Hanteren van afstemmingsproblemen tussen individu en organisatie. Betrokkenheid bij activiteiten op het gebied van arbeidsomstandigheden, medezeggenschap.
Kennis en vaardigheden
- Onder andere kennis en toepassing arbeidswetgeving. Kennis van en inzicht in de toepassing van beoordelingssystemen. Kennis met betrekking tot opleidingen en beoordelen van behoeften. Conflicthantering, onderhandelingstechnieken, motivatiegesprekken voeren, individuele counselinggesprekken voeren etc.
Uit de praktijk
- "Als PZ'er werk je veel met mensen, je probeert het personeel te motiveren en het ze in de organisatie naar de zin te maken. Wel zit je als PZ'er vaak in een lastige positie. Aan de ene kant ben je er voor het personeel, je wil het vertrouwen winnen. Je behoort echter ook tot het managementteam. En bij bijvoorbeeld ontslagprocedures ben jij als PZ'er vaak degene die de confrontatie aan moet gaan. Je schippert als het ware vaak tussen de medewerkers, de chef en het management. Je moet je dus heel goed kunnen aanpassen en met uiteenlopende mensen op verschillende niveaus kunnen communiceren. Je moet je goed in mensen kunnen inleven, maar je moet soms aan de andere kant ook heel zakelijk handelen, in het belang van de organisatie."
Wat wordt er van je gevraagd om te kunnen werken binnen de bemiddelingsbranche of uitzendsector?
Wat wordt er van je gevraagd om te kunnen werken binnen de bemiddelingsbranche of uitzendsector?
Opleiding en ervaring:
- meestal is voor de functie van consulent/intercedent minimaal hbo-niveau vereist.
- De intercedenten hebben vaak uiteenlopende achtergronden. Veel voorkomende opleidingen zijn onder andere: de Hoge Hotelschool, THW, heao, hbo personeel en arbeid.
- Naast een afgeronde hbo-opleiding wordt meestal ervaring in de commerciële sector gevraagd.
- Mbo-niveau komt ook wel voor, maar dan worden er meestal hele hoge eisen gesteld aan de commerciële ervaring.
- Vaak stelt men als aanvullende eis ook nog dat men in bezit moet zijn van een rijbewijs en soms ook een auto ter beschikking moet hebben.
- Sommige uitzendbureaus stellen tevens een eis dat je in de buurt van je werk moet wonen.
Leeftijd:
- meestal vragen de uitzendbureaus mensen tussen de 25 en 30 jaar.
Overige functie-eisen:
- zie de skills
Bijven leren
- Bij veel uitzendbureaus dient de intercedent (na aanname) een intercedentopleiding, specifiek gericht op de functie te volgen.
- Dit wordt verzorgd door een onafhankelijk opleidingsinstituut in de uitzendbranche: Deze basiscursus is ook toegankelijk wordt voor mensen die de ambitie hebben om in de uitzendbranche te gaan werken.
Welke skills en competenties heb je nodig en kan je leren bij een bemiddelingsorganisatie of uitzendbureau?
Wat zijn je taken en werkzaamheden als medewerker bij een bemiddelingsorganisatie of uitzendbureau
Wat zijn je taken en werkzaamheden als medewerker bij een bemiddelingsorganisatie of uitzendbureau
Wat zijn de werkzaamheden, kennis en vaardigheden van bemiddelaars, consulenten en intercedenten
- De functie van 'bemiddelaar' in de uitzendbranche of bemiddelingsector heeft verschillende benamingen. Het ene bureau spreekt over een 'intercedent' en een ander heeft het weer over een 'consulent'.
- Bij de meeste uitzendbureaus worden de intercedenten/consulenten ingedeeld naar functieniveau. Ook hierbij verschilt de naamgeving per bureau, maar het principe is hetzelfde. Bij een beend uitzendbureau spreken ze bijvoorbeeld van consulent A, B en C en de ander onderscheidt de junior en de senior bemiddelaar.
- Als starter in het uitzendwezen begin je meestal als consulent A, maar afhankelijk van je opleiding/ervaring en de situatie op de desbetreffende vestiging, zijn er ook wel eens mogelijkheden om als consulent B te beginnen.
- Afhankelijk van de situatie en natuurlijk van je capaciteiten is het mogelijk om door te groeien naar de functie van consulent C / senior bemiddelaar.
- Wil je nog een stap verder, dan kom je uit bij de functie van vestigingsmanager, districtsmanager en tenslotte regiomanager.
- Een functie bij een bemiddelingsbureau wordt door velen gezien als een goede opstap in hun carrière. Het is een goede commerciële ervaring en je doet veel contacten op. Dit verklaart wellicht mede het relatief hoge verloop in deze branche.
Wat is de rol en functie-inhoud van een medewerker bij een bemiddelingsorganisatie of uitzendbureau?
- De consulent A onderhoudt ten eerste de contacten met de uitzendkrachten. Hiertoe behoort onder andere het verzorgen van de inschrijving, begeleiding bij ziekte, bij problemen op de werkplek etc. Verder onderhoudt de consulent contacten met werkgevers (voor startende consulenten betreft dit vaak met name telefonisch contact) en ondersteunt de consulent de werkgever op uiteenlopende terreinen.
- Dat kan uiteenlopen van advisering met betrekking tot arbeidsongeschiktheidsregelingen tot het regelen van vervoer voor de uitzendkrachten.
- Natuurlijk houdt de consulent zich ook bezig met de daadwerkelijke selectie van kandidaten; geschikte kandidaten zoeken aan de hand van cv's, of met behulp van computersystemen, (telefonisch) contactleggen, de plaatsing regelen etc.
- Tenslotte bestaat een groot deel van het werk van een startende consulent uit administratieve taken (zo'n 50%). Zoals de administratieve verwerking van de inschrijvingen, plaatsingen verwerken en het opschonen van bestanden.
- De voornaamste taak van een consulent B is het onderhouden van bestaande relaties en het opbouwen van nieuwe contacten. Een groot deel van de werktijd wordt dan ook besteed aan het bezoeken van bedrijven. Aan een consulent C of senior consulent worden nog hogere eisen gesteld met betrekking tot het opbouwen van nieuwe relaties en het behouden van met name de belangrijke, grote klanten.
Een reactie uit de praktijk
- "Een van de leuke kanten van mijn werk als consulent vind ik de contacten die je opdoet met de uitzendkrachten. Je krijgt vaak hele dankbare en enthousiaste reacties na een plaatsing (veel gebak!) en je kunt als het ware de kandidaat een tijdje blijven volgen in zijn nieuwe baan. Daarnaast zijn de contacten met het bedrijfsleven natuurlijk heel spannend. Je bezoekt heel veel verschillende bedrijven en dat biedt mogelijkheden om eens goed rond te kijken wat er eigenlijk allemaal te koop is. Het is dus een hele goede basis voor de rest van je carrière. Bij ons op het uitzendbureau is een heel sterk teamgevoel aanwezig. 'Samen gaan we ervoor' en dat werkt heel positief. Maar je moet je wel echt waarmaken en daar moet je tegen kunnen. De mate waarin verschilt natuurlijk wel per uitzendbureau, maar waar het toch uiteindelijk om draait zijn 'scores', 'targets' en 'omzet'. Want aan het eind van de week wordt toch even met collega's vergeleken van: hoeveel heb jij er?"
Een reactie uit de praktijk
- "Het is vaak echt een heel hectische baan. Op sommige momenten staan er een aantal uitzendkrachten aan je bureau, heb je drie werkgevers tegelijkertijd aan de telefoon en ligt er ondertussen ook nog een berg administratie op je te wachten. Als er om vijf minuten voor vijf dan ook nog een vacature binnenkomt, moet je die toch meteen oppikken. Als je dat niet doet, wordt er meteen een ander uitzendbureau gebeld. Je moet altijd alles op alles zetten om de klant van dienst te zijn, want je bent er nooit zeker van of de klant weer terug komt."
Wat doet een personeelsconsulent?
- De personeelsconsulent is een intermediair op de arbeidsmarkt en onderhoudt dus zowel contacten met de werkzoekende als met de werkgever.
- De personeelsconsulent brengt door middel van een persoonlijk gesprek de situatie van de werkzoekende in kaart, volgt de werkzoekende in zijn/haar sollicitatiegedrag, verstrekt informatie en advies en bespreekt vacatures.
- Tevens legt de personeelsconsulent regelmatig bedrijfsbezoeken af om contacten met werkgevers op te bouwen en te onderhouden.
- De consulent werft en selecteert geschikte kandidaten en verstrekt, waar nodig, advies ( met betrekking tot subsidies, ontslag etc.).
Voorbeelden van werving
- "In deze fulltime functie wordt u na een gedegen inwerkperiode met een grote mate van zelfstandigheid belast met de kerntaken: het onderhouden van contacten met werkgevers, het registreren van vacatures en werkzoekenden en de actieve bemiddeling tussen partijen op de arbeidsmarkt. Daarbij voert u een groot aantal subsidieregelingen uit en adviseert u over werving en selectie, beroepskeuze, solliciteren, scholing en ontslag."
- "Voor deze functie vragen wij kandidaten met een hbo-denk- en werkniveau en ten minste enkele jaren werkervaring. U heeft een taakgerichte instelling en een stevige doch flexibele persoonlijkheid. Natuurlijk heeft u een aantoonbare belangstelling voor de processen op de arbeidsmarkt en bent u een goede gesprekspartner voor mensen van divers niveau. Wij bieden u een uitdagende functie en de mogelijkheid u volop te ontplooien in een dynamische organisatie, die een belangrijke rol vervult in onze maatschappij."
Wat zijn de sollicitatievragen en tips voor het zoeken naar een baan of stage bij HR, personeelszaken of het uitzendwezen
Wat zijn de sollicitatievragen en tips voor het zoeken naar een baan of stage bij HR, personeelszaken of het uitzendwezen
- Waar moet je aan denken als je solliciteert naar een personeelsfunctie (P&O)?
- Hoe kom je aan een stageplaats op een afdeling personeelzalen P&O)?
- Waar moet je aan denken als je solliciteert binnen het uitzendwezen?
- Welke vragen kunnen nog meer gesteld worden in het sollicitatiegesprek voor een HR functie of medewerker personeelszaken?
Waar moet je aan denken als je solliciteert naar een personeelsfunctie (P&O)?
- Bij het voorbereiden van een sollicitatie en tijdens het gesprek zelf is het heel belangrijk om te achterhalen wat de plaats en de rol van P&O (PZ) is in de organisatie. Dit blijkt bijvoorbeeld al uit de plaats waar de afdeling gehuisvest is. Probeer de 'sfeer te proeven' en daarop in te spelen.
- Probeer tijdens een gesprek ook affiniteit met het product/dienst van de organisatie te tonen. PZ vervult vaak een belangrijke rol in de uitstraling van het product/dienst, zowel naar buiten toe, als naar het eigen personeel.
Hoe kom je aan een stageplaats op een afdeling personeelzalen P&O)?
- Veel stageplaatsen worden gevonden door via via contacten te leggen. Dat is nog altijd de meest effectieve methode om bij een organisatie binnen te komen.Een andere methode is het schrijven van een stageverzoek. Schrijf niet zomaar een algemene brief, maar probeer in te spelen op de behoeften. Kom bij voorkeur met een concreet voorstel/opdracht voor de dag, waarbij je bijvoorbeeld inspeelt op actuele ontwikkelingen in het werkveld.
Voorbeeldvragen
- Vraag: In de vakbladen en websites op het gebied van personeel en organisatie is al geruime tijd een discussie gaande over de vraag: wat is nu eigenlijk het nut, de waarde van een afdeling PZ? Hoe denk jij daar zelf over? Probeer hier je standpunt in te bepalen.
- Vraag: at is je visie op de (actuele) ontwikkelingen op het terrein van personeel en organisatie? Wat heeft dit voor een consequenties voor de rol van PZ?
- Zie hieronder meer vragen
Waar moet je aan denken als je solliciteert binnen het uitzendwezen?
- In het algemeen vinden er in de uitzendbranche vrij uitgebreide sollicitatieprocedures plaats.
- Na de eerste selectie vinden vaak uitgebreide selectierondes plaats bij psychologische adviesbureaus.
- De werving gebeurt vaak via advertenties (online en print) of door middel van de vacatureborden in het uitzendbureau zelf.
- De grote bureaus hebben de laatste jaren regelmatig landelijke wervingscampagnes opgezet. Daarin werden kandidaten verzocht telefonisch te reageren of een uitgebreid sollicitatieformulier in te vullen.
- Maar open solliciteren blijkt altijd nog een effectieve methode. Wanneer je interesse hebt in een functie als consulent, kan je een brief naar de afdeling personeelszaken van het betreffende uitzendbureau mailen of bellen naar het hoofdkantoor van het betreffende bedrijf.
Sollicitatietip van een intercedent
- "Je kunt als je interesse hebt om bij een uitzendbureau te werken natuurlijk ook de stoute schoenen aantrekken en een uitzendbureau bij jou in de buurt binnen stappen. Realiseer je wel goed dat elk contact met het uitzendbureau vaak al de eerste vorm van selectie is. Zorg ervoor dat je (in elke fase van de selectie) kunt vertellen waarom je juist bij dat uitzendbureau wil werken. Je moet je klantgerichtheid kunnen aantonen en bewijzen dat je klanten binnen kunt halen. Tenslotte is het in elke fase van de selectie heel belangrijk om je commerciële ervaring/affiniteit te benadrukken."
Sollicitatie-ervaringen
- "Naar aanleiding van mijn sollicitatieformulier werd ik uitgenodigd voor een testdag die werd verzorgd door een psychologisch adviesbureau. Ik moest onder andere, met een camera voor me neus, een speech van vijf minuten houden, waarin ik mezelf presenteerde. Hierna volgde een intensief gesprek met een psycholoog naar aanleiding van mijn sollicitatieformulier. Verder werden er op deze dag capaciteitentesten afgenomen. Het ging met name om rekenvaardigheid en administratieve capaciteiten. De uitslag van de test was voor mij positief en ik werd uitgenodigd voor een gesprek met de vestigingsmanager en iemand van personeelszaken. Dit gesprek had meer de vorm van een 'gewoon' sollicitatiegesprek. Ze vroegen me onder andere waarom ik juist bij dat uitzendbureau wilde gaan werken etc. Hierna werd ik opnieuw uitgenodigd voor een uitgebreide testdag. Ditmaal kwamen onder andere de persoonlijkheidsvragenlijst, de intelligentietest en de commerciële inzichttest aan de orde. Verder moest ik een klachtengesprek voeren. Als je solliciteert voor een functie als consulent B of C worden ook je verkoopgesprekstechnieken getest.
- In het algemeen kun je op zo'n testdag vrij concrete opdrachten verwachten. Bij mijn sollicitatie was er bijvoorbeeld een opdracht waarin je een aantal zaken over jezelf op papier moest zetten; 'hoe zie je je eigen toekomst', 'hoe zie je jezelf binnen dit uitzendbureau functioneren' etc. Je moest de bekende 'postbakoefening' doen. Hierin wordt de situatie nagebootst dat je een hele stapel post binnen een bepaalde tijd krijgt te verwerken. De tijd is te beperkt om alles grondig door te nemen. Hoe ga je daar mee om? Waar leg je de prioriteiten? Wat draag je over?... Er was ook een opdracht om zakelijke brieven te schrijven.
- Tip: Een goede voorbereiding (opbouw van brieven, standaardeisen etc.) kan je al een heel eind op weg helpen. Bij twee bureaus werd mijn commerciële inzicht getest aan de hand van een aantal meerkeuzevragen. Bijvoorbeeld: 'Hoe zou je reageren als je weet dat het product dat je verkoopt over twee weken goedkoper wordt? Ga je direct alle klanten bellen. Probeer je zoveel mogelijk te verkopen. Ga je alleen de belangrijkste klanten bellen. Of doe je helemaal niets met dit bericht?' Een andere vraag luidde: 'Hoe kun je er voor zorgen dat het product dat je verkoopt opvalt?' En 'waaraan kun je merken dat iemand een vaste klant is?' Bij een sollicitatie bij Randstad werd er ook een case voorgelegd: 'Stel je werkt op een kleine vestiging. Een collega meldt zich plotseling ziek... Hoe reageer je daarop? Hoe regel je dat zo, dat het belangrijkste werk toch doorgaat, etc.? (NB wat vind je belangrijk!)'
Sollicitatievraag
- Een veelgestelde vraag tijdens sollicitatiegesprekken in deze branche is: 'Hoe praat je je binnen bij een bedrijf dat al jaren met de concurrent samenwerkt?'
Tip
- Denk eraan dat je in de uitzendbranche te maken kunt krijgen met een concurrentiebeding. Als je eenmaal bij een uitzendbureau werkzaam bent, is het niet altijd eenvoudig om daarna 'bij de concurrent' werk te vinden."
Welke vragen kunnen nog meer gesteld worden in het sollicitatiegesprek voor een HR functie of medewerker personeelszaken?
- Welke websites op het gebied van personeel en organisatie ken je?
- Wat is het laatste artikel dat je hebt gelezen?
- Wat is je zienswijze op het gebied van het motiveren van personeel?
- Wat weet je van de cultuur van ons bedrijf en waarom denk je daarin te passen?
- In hoeverre denk je mensenkennis te hebben en kun je hiervan voorbeelden geven?
- Veel mensen zeggen graag met mensen te willen werken, maar kun je aangeven wat je daar specifiek in aantrekt?
- Stel, er komt een medewerker binnen die vertelt niet lekker in het vel te zitten vanwege persoonlijke omstandigheden. Wat doe je?
- En als deze medewerker op een zeer belangrijke opdracht zit die eigenlijk die week af moet?
- En als de hond van de medewerker is overleden?
- Wat is je persoonlijke visie op personeelsbeleid?
- Over welke eigenschappen denk je te beschikken die jou tot goede personeelsfunctionaris/een goede consultant maken?
- Je zegt creatief te zijn, kun je een voorbeeld geven?
- Wat vindt men van jou een mindere eigenschap?
- Wat is het laatste boek dat je hebt gelezen?
- Je moet met verschillende soorten mensen om kunnen gaan, hoe denk je dit te gaan doen?
- Uit je cv blijkt dat je hoofdzakelijk met studenten (voornamelijk met een bepaalde achtergrond) bent omgegaan.
- Welke van je eigenschappen gaan in deze functie moeilijkheden opleveren?
- Geef eens een korte schets van de arbeidsmarkt en de recente trends?
- Je sociale capaciteiten blijken niet voldoende uit je cv, kun je hierover meer vertellen?
- Uit wat voor gezin kom je?
- In je cv staan een aantal sociale activiteiten, kun je hierover iets meer zeggen?
- Wat zijn je ervaringen met het inschatten van andere mensen?
- Schetst eens je toekomstige carrièrepad?
- Stel, ik ben een werknemer en je moet mij ontslaan, kun je dit naspelen?
- Stel, ik kom op sollicitatiegesprek en ik ben zeer moeilijk te doorgronden, wat doe je om toch tot mij door te dringen?
- Je bent eigenlijk wel verrekte zenuwachtig, is dat wel vaker zo?
- Nee? Waarom moet ik dat geloven?
