Time management?

Effectief time management is zo makkelijk nog niet - het is enorm veelzijdig. Check aan de hand van de 13 wetten van effectief time management hoe effectief jij je tijd beheert.

Wet 1: Maak een to-do-lijst

• Zet alles wat je nog moet doen op deze lijst, maak hierbij bijvoorbeeld gebruik van het Covey-schema. Dit zorgt ervoor dat je het overzicht houdt en alles op tijd af kunt maken.
• Als je de helft van je lijst gedaan hebt, maak je een nieuwe lijst, dit om chaos te voorkomen.
• Je kunt hierbij eventueel een (persoonlijke) deadline per actiepunt aangeven of de dag van tevoren en klein lijstje maken met de dingen die je de volgende dag in ieder geval afgerond wilt hebben.
• Zorg ervoor dat je tijd in je agenda overhoudt om losse punten van je to-do-lijst af te werken. Plan dit in en hou hier dus rekening mee bij het maken van langetermijnplanning.
• Op een volle dag moet je niet verwachten aan je to-do-lijst toe te komen.

Wet 2: Plan tijd in voor brandjes

• Houd er rekening mee dat je niet geheel vrij bent om je tijd zelf in te delen. Er kunnen altijd tijddelers zijn die invloed hebben op je dagindeling of er kan een brandje uitbreken. Zorg er dus voor dat je tijd overhoudt om deze brandjes te kunnen blussen en later alsnog op tijd je taak af kunt maken.
• Maar let op: niet ieder brandje is een brandje! Soms kun je het ook negeren of delegeren.

Wet 3: Ruim je bureau op

• De tijd die je besteedt aan het zoeken naar papieren of je telefoon is verloren tijd. Als je zorgt voor een opgeruimd bureau, hoef je hier geen aandacht aan te besteden.
• Een computer, telefoon, notitieblok en eventueel archiefmappen is alles wat je bureau nodig heeft. Doel van het opruimen is dat je alles wat belangrijk is weet te vinden, alle zooi van je bureau op de grond vegen is dus niet de oplossing.
• Papieren die je bij het opruimen tegenkomt en moet bewaren archiveer je, zorg dat je hier een systeem voor hebt.

Wet 4: Deel op in overzichtelijke stukken

• Verdeel je maand in weken, je week in dagen en je dag in uren.
• Je grote project wordt zo langzaam veranderd in kleine, overzichtelijke actiepunten.

Wet 5: Stel deadlines voor jezelf

• Leg jezelf die druk op om het af te krijgen. Zorg er wel voor dat je de deadlines instelt voor overzichtelijke stukken.
• Eén deadline instellen voor je hele scriptie zal je eerder enorme stress opleveren dan een beetje gezonde druk.

Wet 6: Doe het nu

• Nare dingen zijn morgen nog steeds naar. Doe die actiepunten die je vervelend vindt dus zo snel mogelijk, anders blijft het als een donkere wolk boven je hoofd hangen.

Wet 7: Check je e-mail niet de hele dag

• Lees je e-mail bijvoorbeeld twee keer per dag. Als je een bericht gelezen hebt doe er dan gelijk wat mee:

  • Beantwoord het.

  • Als dat niet in een keer kan, zet het dan op je to-do-lijst of markeer het als onbehandeld of ongelezen.

  • Als het louter informatie is, archiveer het dan in het daarvoor bestemde mapje.

Wet 8: Maak je werk af

• Als je je continu laat afleiden krijg je nooit iets af. Maak eerst taak A af voor je aan taak B begint.
• Als je iets te binnen schiet dat moet gebeuren, zet dat dan op een to-do-lijst.

Wet 9: Nee!

• Durf nee te zeggen. Zeker als er iemand naar je toekomt en je ergens mee bezig bent. Zeg dan gewoon: “Ik ben nog even een kwartiertje bezig, daarna heb ik tijd voor je.” Er zijn weinig mensen die dat echt raar vinden en maakt jouw tijdsbesteding effectiever.
• Bedenk: een afspraak met jezelf is net zo belangrijk als met een ander.

Wet 10: Pas je aan je eigen ritme aan

• Als je het beste in de ochtend kan werken, zorg dan dat je ’s ochtends tijd hebt voor de belangrijkste dingen. Als dat ’s avonds is, plan dan ’s avonds tijd in.
• Ga niet zinloze dingen doen op het moment dat jij je het fitst voelt.

Wet 11: Plan een vakantie

• Plan een vakantie in waarbij je studieboeken en andere verplichtingen thuis blijven.
• Je zult merken dat je daarna efficiënter kunt werken.

Wet 12: 80/20 regel

• Dit wordt ook wel Pareto's law genoemd.
• Als je iets perfect wilt doen kost dit vaak veel tijd. In 20% van die tijd kun je vaak ook 80% van dat perfecte niveau halen.
• In de meeste gevallen voldoet dit niveau, de overige 80% van je tijd om het perfect te maken kun je dan beter ergens anders in steken.
• Dit kan je dus helpen om je tijd gelijkmatig over het aantal taken te verdelen en niet te veel tijd te besteden aan taken die het niet waard zijn.

Wet 13: Stel (lange termijn) doelen

• Het is belangrijk te weten waar je het allemaal voor doet.
• Stel doelen die je op de lange termijn wilt bereiken en zorg ervoor dat je (meeste) actiepunten daar afgeleiden van zijn.